Правила систематизации и порядок хранения документа акционерного общества

Тростянский

Правила систематизации и порядок хранения документа акционерного общества

Скворцова Лариса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема данной работы – правила систематизации и порядок текущего хранения документов акционерного общества.

В процессе деятельности у каждого акционерного общества, как и у любого другого хозяйствующего субъекта, накапливается большое количество документов, которые различаются по своей значимости, — от учредительных документов акционерного общества до бухгалтерской документации и документов, сведения в которых являются коммерческой тайной. 

В настоящее время перечень документов акционерного общества, подлежащих обязательному хранению, установлен в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 21.07.2014г.), постановление ФК ЦБ от 16.07.2003 № 03 - 33 / пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об  утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 

Согласно п. 2 ст. 89 Закона об акционерных обществах, общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 89 Закона об акционерных обществах, по месту нахождения его исполнительного органа. Вместе с тем п. 1 ст. 89 Закона об акционерных обществах предусматривает также хранение документов в соответствии с иными правовыми актами РФ. Речь идет о документах, содержащихся в вышеуказанных Положении и Перечне. Как уже было сказано ранее, они тоже подлежат обязательному хранению по месту нахождения исполнительного органа акционерного общества. 

Целью данной работы является характеристика правил систематизации и порядка текущего хранения документов акционерных обществ.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Изучение правил систематизации документов акционерных обществ
2. Изучение порядка текущего хранения документов акционерного общества.

При написании данной работы осуществлялось руководство различной литературой: учебными пособиями, справочными изданиями, периодическими изданиями, законодательными нормами.

Объект изучения – документация акционерных обществ.

Предмет изучения - правила систематизации и порядок хранения документов акционерных обществ.

В исследовательской работе использовался метод систематизации и обобщения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Правила систематизации документов акционерного общества

1.1 Номенклатура  дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации и оформленных в установленном порядке с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения cpоков их хранения.

Номенклатypa дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел организации составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи сотрудников архива. Она согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и затем - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел организации за прошлые годы. После утверждения номенклатуры дел организации, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (функционального вида деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (функционального вида деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения (функционального вида деятельности), 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей) по разделам. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений (функциональных видов деятельности). В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («paзные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т. д.) или видов документов (протоколы, приказы и т. д.); - название министерства или структурного подразделения; - краткое содержание документов дела. Например, приказы директора по основной деятельности. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - название территории, с которой связано содержание документов дела; - даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Например, протоколы переговоров с организациями-партнерами за 2001 г. - указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии). Например, решения, распоряжения местных органов власти и управления. Копии. Графа 3 «Количество дел» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения. Например, сроки хранения документов указаны в следующих государственных перечнях: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (1989 г.) и «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 г.). В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др. Например, инвентарные карточки и книги учета основных средств хранятся в течение 5 лет, а далее как указано в примечании: после ликвидации основных средств. При наличии в организации вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а, в необходимых случаях, переработки. [4, c.106]

 

 

 

 

 

 

 

2 Порядок текущего хранения документов акционерного общества

2.1 Организация текущего хранения дел

В соответствии с Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» установлен порядок хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Данное Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 21.07.2014г.), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению. [1]

Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.

Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть, опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов. [2] 

 

2.2 Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества. 

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение, уничтожение и установление сроков их хранения. Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением соответствующих специалистов. Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для хранения проводится на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный apxив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. [5, c.16]