Правила систематизации и порядок хранения документа акционерного общества

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 - Форма итоговой записи к номенклатуре дел [6, c.10]

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в организациях формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующее общие правила: 1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 3) группировать в дело документы одного календарного года за исключением преходящих дел; 4) раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; 5) помещать дела в машинограммы на общих основаниях; 6) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; 7) дело не должно превышать 250 листов; 8) располагать документы внутри дела в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы но основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуpe дел. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. [2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Целью данной работы являлась характеристика правил систематизации и особенностей текущего хранения документов акционерного общества.

В работе было изучено документирование деятельности акционерных обществ. Было установлено, что документы акционерных обществ можно разделить на три группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые, что подтверждает высокую деловую активность таких организаций. Было определено, что в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации. [4, c.120]

Действующая нормативная документация ориентирована на повышение эффективности управления акционерным обществом, унификацию требований к документам и обеспечения их сохранности.

В то же время главный вывод проведенного исследования заключается в необходимости опираться на закон «Об акционерных обществах» и на Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Эти документы достаточно полно отражает вопросы систематизации и текущего хранения документов.

 

Список используемых источников и литературы

1. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. от 21.07.2014г.).
2. Постановление ФК ЦБ от 16.07.2003 № 03 - 33 / пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
3. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об  утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 
4. Дюпина Л.Е. Документирование деятельности акционерных обществ.– М.: Москва, 2014. - 380 с.
5. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах»// Секретарское дело, 2013, № 1. С.15-22.
6. Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ//Секретарское дело, 2014, № 1. С. 9-16.