Преимущества использования автоматизированных систем делопроизводства и документооборота на современном этапе

В связи с недостаточным уровнем  государственного регулирования имеют  место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических  операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа «электронного правительства» как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений.

3.2. Сравнение технологий делопроизводства

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в  основном две технологии, которые  в дальнейшем будем условно называть "отечественная" и "западная".

Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет  следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный  характер движения документов (руководитель  — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса  работ с документами в регистрационных  журналах или в машинописных  картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.;

- современная отечественная технология  делопроизводства предполагает  ведение регистрационно-контрольных  и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность — относительно небольшое разнообразие процессов  делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие  отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование  в государственных учреждениях  и сохраняют все традиции и  нормы делопроизводства, принятые в  конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания "Электронные офисные системы") и система "Золушка-WIN", служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных  и основываются на высокой исполнительской  дисциплине работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

- характер движения документов  преимущественно горизонтальный, предусматривающий  возможность попадания документа  сразу к непосредственному исполнителю,  минуя руководство;

- отсутствие централизованного  (в рамках всей организации)  контроля;

- регистрация документов производится  непосредственными исполнителями  (поручитель и исполнитель ведут  собственные журналы), некоторые  виды документов вообще не  регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.

Программные системы этого направления  ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. 
Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика "коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления относятся следующие: русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS); LinkWorks (DEC); Staffware (Staffware PLS); Lotus Notes (Lotus-IBM); программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем: система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes); система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes); комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes); система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes); решения компании АО "Весть", Москва (DocsOpen); решения компании "Метатехнология", Москва (Staffware и Excalibur); система Optima-WorkFlow компании АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL); разработки российских компаний: система LanDocs компании "Ланит"; система Effect Office компании "Гарант International"; система «Документ2000» компании Telcom Service; система «Крон» компании "Анкей"; система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.

3.3. Сравнение систем по основным задачам делопроизводства и функциональным характеристикам

Принято выделять три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице  приведена оценка анализируемых  систем с точки зрения решения основных задач систем автоматизации документационного обеспечения управления.

Таблица

Области применения программных систем автоматизации документационного  обеспечения управления

Для проведения достоверного сопоставления  по критерию "функциональные характеристики" необходимо ранжировать системы  по максимальному соответствию перечисленным  выше основным задачам делопроизводства, выделив при этом характерные группы ("ниши") программных систем так, как они позиционируются на современном рынке.

В представленных на отечественном  рынке программных системах делопроизводства и документооборота перечисленные  задачи делопроизводства реализованы  различным образом, что объясняется отличием заложенных концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок. Системы, ориентированные на решение определенного круга задач делопроизводства, находятся в разных "весовых категориях" и не могут быть корректно сопоставлены между собой. Так, сопоставление системы поиска в электронных архивах Excalibur EFS с системой оптического распознавания текста Fine Reader будет вообще лишено всякого смысла, поскольку системы предназначены для решения конкретных задач и соответственно занимают определенную нишу рынка программных систем.

Итак, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации функций управления в современной организации.

Автоматизированные системы ДОУ  позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую  степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении  централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.

Сегодня рынком уже созданы предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Правильно построенная система автоматизации документооборота будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Также посредством внедрения систем АС ДОУ снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи).

АС ДОУ также позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами. АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы с документами  является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность  и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то в результате ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или  поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационных  формах. Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота, поскольку основы информационного обеспечения организации закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы.

Поскольку любой программный  комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную  информации, при неполном или недостоверном  введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.