Признаки и сущность документов

Тема 1.1 Документы  и способы документирования. 
 
1. Основные понятия, цели, задачи и принципы делопроизводства.

Понятие документационного  обеспечения управления и его  роль:

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распостранения информации. Документационное обеспечение управления  –  сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в организациях, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок. От организации делопроизводства зависят оперативность, надёжность, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.  
Государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соотвествующее нормативно – правовые акты и методические документы (указания, рекомендации). Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию, создание, обработки, хранения и использование документов в текущей деятельности учреждения.  
Номативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и делопроизводства;
• Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) как общестраслевого, так и ведомственного характера.
• Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• Государственные стандарты на документацию:
• Унифицированные системы документации;
• Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления  (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
• Нормативные документы по организации и охране управленческого труда;
• Нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. 
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа. 
Основные задачи ДОУ: 
1. создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); 
2. регистрация документов; 
3. передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения; 
4. систематизация документооборота в организации. 
 
Каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. 
 
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. 
 
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. 
 
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) 

Тема1.2 Основные способы  документирования. Классификация документов.

Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как  раз "свидетельство", "доказательство". 
Согласно закону №24 ФЗ  «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Запись информации  на различных носителях по установленным  правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот.  
Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.  
Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью вычислительных машин, т.е. диски, дискеты и др.) 
Документирование,  т.е. процесс создания и оформления документа. Может осуществляться, как физическими, так и юридическими лицами. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. 
Документ личного происхождения – это документ, созданный лицом вне сферы его профессиональной деятельности. 
Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (официальные документы обладают юридической силой – приказы, постановления).

Функции документа. 
Документы могут выполнять следующие функции: 
 
 

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.  
 
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:  
 
- ретроспективную (относящуюся к прошлому);  
- оперативную (текущую);  
- перспективную (относящуюся к будущему)  
 
Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.  
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.  
 
Социальная функция (информация о процессах, происходящих в обществе) тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.  
 
Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:  
 
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);  
 
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).  
 
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).  
 
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.  
 
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.  
 
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)  
 
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией[8].  
 
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.  
 
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.  

Классификация документов 
 
Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. 
 
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. 
 
По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. 
 
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. 
 
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. 
 
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. 
 
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. 
 
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. 
 
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. 
 
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. 
 
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. 
 
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. 
 
 
ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

К основным свойствам  документа относят атрибутивность, функциональность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Основные  признаки документа.

1. Наличие смыслового  содержания. Содержание документа  заключает в себе выделенную  с определенной целью и/или  по определенному назначению  информацию с реквизитами, позволяющими  ее отождествлять и идентифицировать  с конкретными субъектами. С наличием  этой информации связаны определенные  отношения или юридические последствия. 

2. Стабильная вещественная  форма, которая обеспечивает долговременную  сохранность документа, возможность  многократного использования и  перемещения информации в пространстве  и во времени. Форма документа  представляет собой единое сочетание  физической формы материального  носителя, способа фиксации и  представления информационных данных  или атрибутов (внешняя форма)  и организационной формы структуры  представления, зафиксированной  на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом,  форму документа можно определить  как совокупность содержательной  информации и реквизитов, установленных  в соответствии с целевой направленностью  и характером правоотношений  и расположенных в определенном  порядке и формате на материальном  носителе.