Проблема государственных архивов и пути их решения

Проблема государственных архивов и пути их решения

Роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, т.е. документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации, Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформаций, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающими в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций. Наглядным примером тому служит период распада СССР и становления и развития новой России, который внес существенные коррективы в организацию процесса комплектования государственных архивов. На первый план в этот период вышла задача спасения, в прямом смысле этого слова, документального населения бывшего СССР, хранящегося вне государственных архивов и которые представляло собой совокупность архивных документов, образовавшихся в деятельности высших органов государственной власти и управления СССР, ликвидационных в результате распада  СССР, местных органов власти и управления, а также в деятельности партийных органов и организаций, хранившихся как в бывших партийных архивах, так и находящихся в текущем делопроизводстве этих органов и организаций.

Проблемы государственных архивов:

• внедрение автоматизированных архивных технологий;
• комплектование;
• хранение архивных документов;
• учет архивных документов и их сохранности;
• проблемы использования документов XX- XXI веков.

Далее рассмотрим каждую их вышеперечисленных проблем государственных архивов.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка  и внедрение типовых баз данных  по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами  и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА) (для всех архивов объединения), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА). Остальные ограничиваются по этому направлению работы текущим планированием. Однако реалии рыночной экономики вносят свои коррективы в любые программы, и зачастую, плановая работа отодвигается в сторону для разработки программного обеспечения под конкретного, как правило, иностранного потребителя информации (в виде справочника, БД, публикации и т.д.). Конечно, от этого в какой-то мере страдают научные разработки, вместе с тем, создание НСА к документам ставится в зависимость от частоты обращений к ним. Специально для работы с ААТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры.

Организационное оформление этого направления работы в условиях жесткого кадрового дефицита является, на наш взгляд, еще одним свидетельством того, что ААТ стали такой же повседневной реальностью, как экспертиза ценности или комплектование. Кроме того, в области ААТ наблюдается такое интересное явление, как свободная конкуренция в сфере автоматизации областных и бывших республиканских архивов, которые заказывают разработку компьютерных технологий для тех или иных задач своей работы. Автоматизация "сверху" и "снизу" развивается достаточно изолированно друг от друга. В стране нет ни только единого центра компьютеризации архивного дела, но и центра сбора информации в этой области. С другой стороны, нет и монополии на разработку ААТ. Для федеральных архивов преобладает второе ("стихийное") направление компьютеризации.

В настоящее время компьютеризация в большей степени затронула область создания информационно-поисковых справочников. Среди них преобладают БД простейшей структуры на большие и однородные массивы данных - имена, географические названия и т.п. Как правило, они дублируют традиционные указатели к фондам, каталоги и указатели к описям. Основная цель их создания - ускорить поиск по соответствующим массивам. Однако есть случаи создания новых справочников, технология разработки которых была значительно усовершенствована при помощи компьютера. Например, БД по военнопленным и интернированным, где при помощи использования автоматизированных словарей были созданы БД на разных языках, при этом удалось избежать привлечения переводчика для создания предмашинного формата (сведения вносятся непосредственно с именной карты военнопленного или опросного листа интернированного). Таким образом, на плечи машины переложили самую "грубую" техническую работу.

Существенный прорыв в области архивных технологий в целом с введением компьютеризации произошел и в сфере ведения систематических каталогов. Тезаурусы, разработанные еще 15 лет назад, и контекстный поиск с успехом заменили тематический поиск в массиве каталожных карточек, построенных по “Схеме единой классификации документальной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (СЕК). С 1995г. по решению Росархива прекращена каталогизация по СЕК в федеральных архивах и центрах документации. В области создания тематических межфондовых справочников на уровне документа следует отметить технологии РГАНТД. Использование компьютерных технологий позволило сократить такие этапы работы, как дублирование каталожных карточек, вливание их в каталог, индексацию, а также ускорило поиск. Однако это имеет и свои отрицательные последствия - распад единого систематического каталога на ряд тематических баз данных.

В отношении информационных справочников на уровне фонда (путеводителей и кратких справочников) - с применением компьютеризации усовершенствовался процесс подготовки их к изданию. Информационные справочники на уровне единицы хранения (автоматизированные описи) остаются наименее охвачены ААТ среди справочников системы НСА. Однако и в этой области существуют интересные разработки (РГВА БД "Опись"), которые можно применять для усовершенствования описей (сокращаются такие виды работ, как систематизация единиц хранения и указатели к описи).

Наибольший интерес представляют справочники по системе НСА архива в целом. Это базы данных сложной, иерархической структуры, состоящие из локальных БД ("фонд", опись", "документ") и "плоских таблиц" (именной, географический указатель, указатель учреждений).

Очень перспективное, на наш взгляд, направление,- решение проблемы однократного ввода, что очень существенно для больших массивов информации. Цель создания таких систем - возможность исполнения одного запроса на разных уровнях системы НСА, от архива до документа и документной информации одновременно. В Центре документации “Народный архив” система доведена до уровня фонда, в "Мемориале" до уровня дела (нет регистрации). Каталогизация не начата из-за отсутствия отлаженного рубрикатора. В "Мемориале" создан тематический рубрикатор информации "История диссидентского движения". Система БД и автоматизированных справочников также может использоваться и исследователями в читальном зале. Среди государственных архивов создаются системы такого рода, например "Справочный стол архива" (РГВА) и аналогичная система для читального зала ГАРФ.

Экспертиза ценности документов и обеспечение сохранности слабо затронуты компьютеризацией, эффективных экспертных систем в архивоведении фактически не существует.

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.

Интеграция "снизу" (в архивах) развивается путем объединения БД простой структуры в небольшие банки данных разными способами. Это и учет полей в "контрольной базе данных" (РГАЭ) , и создание локальных банков данных (например "Справочный стол" и др.). Интересное решение проблемы предложил РГВА, планирующий сканировать описи, а затем объединить их общей информационной системой. Еще одним способом интеграции являются локальные сети (РГВА, МГОА).

В 90-е годы выходит ряд интересных статей, посвященных проблемам автоматизации архивного дела и использованию электронных документов, в которых подчеркивается, что отсутствие технических средств сдерживает развитие информатизации, мешает выработке единой концепции и политики. Состояние этой проблемы в стране носит критический характер, прослеживается серьезное отставание от многих стран мира. Целесообразность проводить разработку автоматизированных архивных технологий в рамках единой концепции информатизации обосновывается тем, что это позволило бы более организовано решать вопросы технического оснащения автоматизации в архивных учреждениях, а самое важное, формировать поисковый аппарат на межархивном уровне, объединять информационные ресурсы государственных и ведомственных архивов, создавать актуальные для потребителей базы данных исторической информации и на этой почве интенсифицировать использование архивных документов в интересах общества.

В это же время выходит ряд аналитических обзоров по зарубежным и отечественным материалам об ААТ и архивах. Стали подниматься вопросы маркетинга информации автоматизированных баз данных по истории России.

Изучаются возможности использования гипертекстовых документов, оптических дисков в архивах. В последние годы вышло несколько работ, посвященных этим проблемам. На наш взгляд, этот вопрос заслуживает самого пристального внимания.

Одним из перспективных направлений автоматизированных технологий использования архивных документов является CD-ROM мультимедиа.

В качестве примера возможности использования CD-ROM в архивоведении можно назвать диск “Видеоархив Российской истории”, который выпущен фирмой “Кирилл и Мефодий” в комплекте CD-ROM “Большая энциклопедия Кирилла и Мефодия”. На диске содержится 9 видеосюжетов об интереснейших моментах истории России за последние 100 лет.

Данный мультимедийный диск существенно отличается от обычного документального кино. Он имеет интерактивную возможность поиска и просмотра этих фильмов по именам и событиям, датам. Любой фрагмент можно остановить и просматривать его по кадрам. Это чрезвычайно важно при источниковедческом анализе документального кино.

Интерес представляет и проект обучающей системы “Архивистика”, который разработан в историко-архивном институте. Проект представляет собой опыт создания учебного комплекса по архивоведению, основанный на современных информационных технологиях.

Естественно, приведенные примеры не отражают и маленькой части возможностей использования мультимедиа в архивном деле и исторической науке. Большие перспективы, на наш взгляд, новые информационные технологии открывают, например, перед Российским государственным архивом звукозаписи. Оцифровка звука не только помогает обеспечить высокое качество звучания, но и дает возможность реставрировать старые записи. Это, естественно, относится и к проблемам хранения кино-фотодокументов. Новые перспективы открываются и в деле публикации документов. Исследователь сможет, не выходя из дома, не только ознакомиться с текстами археографически оформленных документов, но и увидеть их подлинное изображение. В одной публикации могут быть и тексты, и изображения, и звук, и кино.

Используя имеющийся интеллектуальный потенциал историков-архивистов, богатейшую базу разнообразных исторических источников, хранящихся в отечественных архивах, технические возможности фирм-изготовителей CD-ROM сегодня

можно создать в короткий срок, например, диск “ИСТОРИЯ РОССИИ (в фактах, документах, искусстве)”.