Проблема государственных архивов и пути их решения

Предлагаемый проект отличается от других широким использованием архивных документов, широтой охвата и фундаментальностью привлекаемого материала.

Можно приводить еще множество примеров возможностей использования новых автоматизированных технологий в архивном деле. Дело не в примерах, а в настоятельной необходимости разворачивания работы в этом направлении.

Ткаченко Н.А. с 1975 года занимается вопросами совершенствования информационных процессов в архивах, участвовала в создании и внедрении автоматизированных архивных технологий для государственных архивов, разработке типовых технологических решений для компьютеризации основных направлений деятельности архивов, тематических баз данных и межархивных автоматизированных банков данных.

 

Комплектование архива – это его периодическое пополнение документами структурных подразделений данной компании и других источников, к которым относятся подведомственные организации и физические лица.

  Комплектование архива  включает в себя следующие  элементы:

• непосредственное определение источников комплектования,
• определение точного состава документов, которые подлежат сдаче на хранение в архив,
• передача дел на архивное хранение.

 

  В большинстве случаев  в любой организации комплектование  архива производится документами постоянного (бессрочного), временного (сроком более 10 лет) хранения и документами по личному составу. Дела оперативного хранения (сроком до 5 лет) редко передаются в архив. В архив организации на временное хранение  могут передаваться и документы личного происхождения. По заявлению владельца документации, они сохраняются в течение определенного срока, а затем передаются в государственный архив на постоянное хранение. Комплектование архива компании также включает в себя передачу в архив документов от ликвидированных подчиненных компаний и организаций-предшественников.

  Комплектование архива  должно осуществляться по специальному  графику. Он составляется архивом, согласовывается с начальниками  структурных подразделений организации и утверждается руководителем компании. Каждое дело передается в архив в присутствие ответственного работника архива и руководителя структурного подразделения, к которому это дело относится.

   Комплектование архива  производится под контролем его  ответственного сотрудника. Прежде чем принять дело на хранение в архив, он проверяет правильность формирования дела и соответствие количества дел по описи реальному. Все ошибки в оформлении и формировании дел должны устраняться сотрудниками структурных подразделений. При отсутствии же какого-либо дела, указанного в описи, составляется специальная справка, а в организацию поступает запрос на это дело. А при приеме дел особой ценности, проверяется и количество листов в каждом.

 

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

 

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.
• К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:
• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.
• Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

 

Учет архивных документов—это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

 

 

Проблемы использования документов XX- XXI веков

Использование документов АФ РФ- одна из важнейших функций государственных архивов. С начала 1990-х гг. архивные документы были востребованы в целях подтверждения прав РФ на недвижимое имущество за рубежом, использовались при демократии границ РФ, в работе уполномоченных органов по реабилитации жертв политических репрессий, способствовали установлению судеб военнослужащих, погибших в годы различных войн, увековечению памяти россиян, погибших за пределами России, проведению работы по канонизации церковников и мирян, пострадавших в годы гонений на церковь, для решения имущественных споров хозяйственных субъектов, закрепления права собственности граждан и организации на землю и строения, восстановление и реставрации исторических заданий и т.д.

Рассмотрим некоторые проблемы в исполнении архивных документов, с которыми столкнулись архивисты на рубеже веков.

1. Исполнение запросов  социально-правового характера.

Всего в архивах РФ по состоянию на 1 января 2006г. на исполнении запросов социально- правового характера было занято 4190 чел.: 64 специалиста в федеральных архивах, 878- в государственных, 3248- в муниципальных. С 1990-х гг. повсеместно наблюдается стабильный рост исполняемых социально- правовых запросов. В последние годы увеличение количества исполненных запросов связанно с двумя факторами:

стабильный рост объемов документов по личному составу, принимаемых в государственные и муниципальные архивы;

принятие новых нормативных актов, связанных с обеспечением социально-правовых интересов граждан.

Так, например, 30 марта 2005 г. вышел Указ Президента РФ «О мерах по улучшению материального положения некоторых категорий граждан  РФ  в связи с 60-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941- 1945 гг.».

Практически все последнее десятилетие велась и продолжается до сих пор работа архивных учреждений по исполнению запросов, связанных с реабилитацией жертв политических репрессий. Госархивами также с 1993 по 2005 гг. исполнено 560 тыс. запросов граждан, пострадавших от нацистов. За 2003-2005 гг. государственных и муниципальные архивы исполнитель 65,8 тыс. социально-правовых запросов, поступивших из-за рубежа.

 2. Рассекречивание архивных документов.

Всего за период с 1992 г. по 2005г. рассекречено около 10 млн дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах субъектов РФ. После принятия Закона «О государственной тайне» вырабатывался механизм рассекречивания ликвидационных организаций, не имеющих правопреемника, в первую очередь, документов партийных органов и высших органов государственной власти управления. С 1998 г. в 68 субъектах РФ были сформированы межведомственные комиссии. Благодаря их деятельности были сняты с секретного хранения зачисленные объемы архивных документов, что позволило обществу адекватно оценить собственную историю, обеспечить значительное приращение исторических знаний.

Дальнейший прогресс в изучении малоисследованных тем во многом зависит от того, как скоро будут рассекречены архивные документы по конкретным проблемам, темам.

3. Выставочная  деятельность архивов.

Выставки очень способствуют популяризации архивных документов. С 2000 г. создан и функционирует Выставочный зал федеральных архивов. Ежегодно в его стенах проводится 5-6 историко-документальных выставок, приуроченных к памятным датам российской и мировой истории. Многие выставки, такие как «1953 год. Между прошлым и будущим», «Императрица Мария Федоровна», и др. имели широкий общественный резонанс. Опыт федеральных архивов говорит о том, что документальные выставки надо проводить обязательно с широким использованием экспериментов музеев.

Директор РГАЛИ Т.М. Горяева указала на следующие проблемы в организации выставочной работы:  сотрудника отдела использование зарубежной справочной работой, у них нет времени повышать квалификацию в этом направлении, а здесь нужны люди с выставочным опытом, востребованные музеями и галерееми.

 

Список источников