Процесс оформления и ведения личных дел

Введение

(Вот так оформляй  заголовки, а не полностью заглавными  буквами)

 

Тема моей дипломной работы «Процесс оформления и ведения личных дел».

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности.

 Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени и входит в состав документов по личному составу.

Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.  

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. 

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72.                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и состав документов личного дела

 

Личное дело – совокупность документов,   содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Оно оформляется в отделе кадров. Личные дела ведутся:

- на работников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители;

- на работников предприятия, для  которых в соответствии с законодательством  может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер, бухгалтер)

- на работников, замещающих государственные должности государственной службы.

Ведение личного дела включает в себя:

- приобщение документов, подлежащих  хранению в составе личного  дела, к личному делу;

- обеспечение сохранности личного  дела;

- обеспечение конфиденциальности  сведений, содержащихся в личном деле;

- предоставление сведений о  доходах и имуществе, принадлежащем  работникам предприятия на праве  собственности, в порядке, предусмотренном  законодательством РФ (с сообщением об этом работникам)

- ознакомление работников с  документами их личного дела не реже одного раза в год, а также – по просьбе указанных лиц – во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Работники предприятия обязаны в месячный срок представить в кадровую службу в письменной форме сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.

Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются. Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии - документы, характеризующие трудовую деятельность работника. В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Как правило, личное дело работника содержит следующие документы:

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор;

- личный листок по учету кадров; Приложение образец листка

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- рекомендательные письма или характеристики;

- паспортные данные, копии свидетельства о браке и рождении детей:

- копии приказов (или выписки  из приказов) о приеме на работу, переводе, увольнении;

- аттестационные листы;

- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

- внутреннюю опись документов, имеющихся в личном деле. 

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ, заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:

- учетная карточка  формы N Т-2 и N Т-2ГС;     Приложение !!!! форма карточки                                                                                   - справки с места жительства;                                                                                                                      - справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;                           - черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);                                                                              - личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);                                                                                                                                                               - жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;                                                                                                                                - материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций СМИ;                                                                                                                      - трудовые книжки. Образец тит.листа книжки и с записью в Приложение

Все указанные документы формируются в отдельные дела.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила оформления личных дел

 

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются: ПРИЛОЖЕНИЕ – ОБРАЗЕЦ

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;                                                                   - индекс дела;                                                                                                                         - заголовок дела;                                                                                                                    - дата дела (тома, части);                                                                                                                    - количество листов в деле;                                                                                                                - срок хранения дела;                                                                                                                                      - архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой "Дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.

Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр. Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).

 

 

 

 

3. Регистрация и хранение личных дел

 

Личные дела включаются в номенклатуру дел службы персонала под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов личные дела  руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, хранятся постоянно, а остальных работников – 75 лет. Поскольку личные дела имеют постоянный или длительный (свыше 10 лет) сроки хранения, рекомендуется помещать в них в процессе ведения документы указанных сроков хранения.

Личные дела работников  хранятся в кадровой службе отдельно от других дел и при этом систематизируются одним из следующих способов:                                                 - по порядку номеров личных дел;                                                                                                             - в алфавитном порядке;                                                                                                                 - по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием предприятия.