Процесс оформления и ведения личных дел

При большом количестве личных дел они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел. Каждое личное дело в зависимости от объема может оформляться как отдельная единица хранения или включаться в наряд (алфавитную группу хранения) личных дел. В наряде каждому личному делу предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством, работника, на которого заведено дело.

Личные дела в наряде группируются строго в алфавитном порядке. В начале наряда помещается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа, при этом содержание внутренней описи наряда должно отражаться в общей описи личных дел.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от разглашения, поскольку в соответствии с законодательством РФ персональные данные работника предприятия отнесены к категории сведений ограниченного доступа. С этой целью хранение личных дел сотрудников предприятия организуется в несгораемых шкафах (металлических сейфах или ящиках столов), запирающихся на ключ и имеющих приспособления для опечатывания. Доступ к личным делам должны иметь только сотрудник кадровой службы , ответственный за работу с ними, и его непосредственный начальник. Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел , могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений , содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленных законодательством РФ.

На предприятии хранятся только личные дела работников, только заключивших с предприятием трудовые договоры, действие которых не истекло. При увольнении личное дело работника может быть переслано к новому месту работы по запросу соответствующего предприятия либо по истечении срока хранения уничтожено установленным порядком.

До этого момента личные дела состоят на хранении. При этом рекомендуется:

- объединить индивидуальные личные  дела уволенных сотрудников в  одну обложку с таким расчетом, чтобы объем дела не превышал 250 листов(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

- располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела в алфавитном порядке, отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

- снабжать каждое дело внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие сведения.

Для хранения документов, приобщенных к делу, а так же тех документов, которые в силу своей важности или иных обстоятельств, следует хранить, не подшивая в дело, внутренняя сторона  лицевой и тыльной обложки снабжается специальными карманчиками. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях. 

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.  Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних – располагаются в хронологической последовательности.  Отдельные, наиболее важные документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Порядок выдачи личных дел сотрудникам

 

 

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

- вносить в личное дело новые записи;

- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

- задерживать  личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными делами  производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов), вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией могут руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.  

Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

 

 

 

 

 

 

 

          

 

 

Список литературы

Исправить по образцу!

 

1.  Алексеева Е.В.  Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. Пособие для  сред. проф. образования  / Е.В. Алексеева,  Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Под ред. В.П. Козлова. – 2 – е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004 – 276 с.

2. Алексеева  Е.В., Архивоведение [Текст]: учебник для СПО: Учеб. пособие  СПО / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред.     В.П. Козлова – Москва: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

3. Галахов В.В. Секретарь-референт  высокой квалификации. Организация  секретарского обслуживания [Текст]: учеб. пособие для СПО / В.В. Галахов. – 3-е изд., стер. - Москва: Академия, 2011. – 240 с. – (Повышенный уровень).

4. Ленкевич Л.А., Делопроизводство [Текст]: учебник для СПО / Л.А. Ленкевич. – 4-е изд., перераб. – Москва: Академия, 2013. – 256 с.

5. Пшенко А.В. Документационное  обеспечение управления [Текст]: учебник  для СПО / А.В. Пшенко. – 11-е изд., стер. – Москва: Академия, 2012. – 176 с.

6. Пшенко А.В. Секретарь-референт  высокой квалификации. Докумен-тационное  обеспечение управленческой деятельности [Текст]: учеб. пособие для СПО / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. – Москва: Академия, 2007. – 272 с. – (Повышенный уровень).

7. Румынина Л.А. Документационное  обеспечение управления [Текст]: учебник для СПО / Л.А. Румынина. – 10-е изд., стер. – Москва: Академия, 2012. – 224 с.

8. Салазкина Л.П. Документирование  управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы [Текст]: учебное пособие / Л.П. Салазкина. – 3-е изд., перераб. и доп. Для студентов высших учебных заведений – Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. – 261 с.

 

 

Приложение 1