Проектирование, оформление, регистрация и хранение приказа в кадровом делопроизводстве

При составлении  сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками  хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет  минус возраст).

 

1.2. Унифицированные формы приказов по личному составу

 

Комплекс  первичных учетных документов по личному составу в настоящее  время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная  документация по личному составу  подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и  форм собственности.

Перечень  форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)¹⁵.

В то же время  никем не разработаны унифицированные  формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном  исполнении обязанностей, о вынесении  взысканий и др. Вероятно, сказалось  то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей  в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных  финансовых операций.

Следует иметь  в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила  ее оформления, использования фирменных  бланков, расположения реквизитов и  другое регламентируются государственным  стандартом «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»¹⁶.

Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны  унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в  соответствии с общими правилами  оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные  формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров¹⁷.

Независимо  от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют  равную юридическую силу. 

 

 

 

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа

 

2.1  Этапы подготовки проекта  приказа

 

Процедура составления  и оформления приказа по личному составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Процедура издания  приказа по личному составу включает следующие стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта приказа по замечаниям;
• принятие решения (подписание документа);
• доведение (ознакомление) до исполнителей.¹⁸

Обоснование необходимости издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений¹⁹.

Проекты приказов по личному составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и  анализ информации для выработки  управленческого решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

Итогом сбора  и анализа информации по вопросу  является выработка управленческого  решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются  различные варианты решений и  после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Собрав и  изучив необходимые материалы, получив  полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания  приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта²⁰.

Подготовка  проекта приказа: оформление выработанного решения в виде проекта приказа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью  приказа по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование  проекта документа подразумевает  визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.

Проекты и  приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются  задания и поручения, а также  руководителем службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются  на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его  части.

В процессе согласования могут быть высказаны  замечания и дополнения к проекту  приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя²¹.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит перепечатке  и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное  согласование не требуется, если при  доработке в проект документа  внесены только уточнения редакционного  характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта  приказа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.

Принятие  решения, т.е. подписание приказа руководителем, – решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым предоставляется право визирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить  или изменить приказ по личному составу  может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Доведение приказа по личному составу до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

2.2  Правила оформления  проекта приказа по личному составу

 

В этой главе  мы рассмотрим правила оформления различных  приказов по личному составу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»²².

Подготовка  проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Состав документов, оформляемых при  приеме на работу

Резюме  или 

автобиография

 

Заявление

 

Анкета  или личный листок по учету кадров

 

Трудовой  контракт (договор)

 с  работником

 

извещение

Приказ  о приеме

 

 

Запись в личной   карточке ф.Т-2, Т-2 ГС(МС) и/или личном деле

Лицевой счет по заработной плате

Запись  в трудовой книжке

 

 

 

 

Приказ о  приеме на работу оформляется по унифицированной  форме № Т-1 и составляется на каждого вновь зачисляемого в  организацию работника²³. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а²⁴.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.²⁵

Если с  работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных  форм № Т-1 и № Т-1а указывается  дата приема на работу  и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или  пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место  временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в  соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют  для соответствующей записи.