Проектирование, оформление, регистрация и хранение приказа в кадровом делопроизводстве

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается  работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых  его перемещениях внутри организации  вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу (по совместительству, для  замещения отсутствующего работника  и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в  приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется  в виде чисел.  В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая  запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

Проект приказа  визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и  руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно  визируется в бухгалтерии, а также  начальником юридического отдела (юристом).

Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда  локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.   

На основании  приказа (распоряжения) заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), делается запись в трудовой книжке²⁶.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников²⁷.

Перемещения (переводы) работника в организации  могут носить различный характер: повышение по должности, переход  в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в  связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих  детей до 1,5 лет.

Переводы  по характеру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

В статье 72 Трудового  кодекса РФ сказано: «Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника»²⁸.

Таким образом, обязательно должно быть личное заявление  работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод проводится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

При перемещении  внутри структурного подразделения  перевод может оформляться докладной  запиской руководителя подразделения  с обоснованием причины перевода.

На основании  заявления или докладной записки  составляется приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Состав документов, оформляемых

при приеме переводе на другую работу

 

Заявление работника о переводе на другую работу

Приказ  о переводе на другую работу

 

Запись  в личном счете по заработной плате

Запись  в личной карточке ф.Т-2 и/или личном деле

Запись  в трудовой книжке

 

 

 

Если при  переводах первоначально выработанные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел: основание – изменение к трудовому договору от … № …

Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена  трудовым договором.

Временный перевод  не требует заключения дополнительного  соглашения, издается лишь приказ по унифицированной  форме № Т-5 или № Т-5а, в котором  строка «изменения к трудовому договору»  не заполняется, а указывается тот  инициативный документ, на основании  которого перевод проведен.²⁹

Подготовленный  и завизированный приказ подписывает  руководитель организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную  визу на первом экземпляре приказа.

На основании  приказа о переводе делаются соответствующие  записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.

Изменения, то есть данные о переводе на основании  приказа, обязательно вносятся в  трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа. Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется  процесс перевода, помещают в его  личное дело.

Особенного  внимания заслуживает такой вид  временного перевода, как замещение  отсутствующего работника. При этом возможны два варианта:

• освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
• возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей³⁰.

Оформление  замещения с освобождением от своих обязанностей проводится так  же, как обычный временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.

Так как такие  случаи в работе любой организации  не единичны, можно разработать свою унифицированную форму, введя ее приказом руководителя.

Составление приказа о замещении необходимо даже в тех случаях, если в должностных  инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут возложены дополнительные функции, его согласие обязательно  и особо должна быть оговорена  оплата за замещение.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11, для группы работников – № Т-11а³¹.

Если поощрение  не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме №  Т-11 исключается раздел «в сумме  …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения – «вид поощрения» переносится  в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом руководителя.

Основанием  для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении  должно содержаться предложение  о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

Работник  знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника –  форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока  после издания приказа (распоряжения).

  Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника.³²

Так как причины  взысканий разнообразны и наложение  взыскания требует особенно тщательного  обоснования, эти приказы, как правило, не имеют унифицированной формы (за исключением случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.

В констатирующей части приказа о наложении дисциплинарного взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок, затем время его совершения или обнаружения проступка, так как сроки наложения взыскания ограничены. В постановляющей части приказа устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который проверяет его на предмет соответствия законодательству.

Взыскания объявляются  работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный  приказ (распоряжение) составляется акт.³³

Если дисциплинарный проступок совершили несколько  человек одновременно и мера наказания  одинакова, можно составить общий  приказ на всех.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.

В организации  может быть принят порядок, при котором  сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а  отдел кадров готовит приказ на основании  утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»³⁴. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях³⁵.

Новая унифицированная  форма приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее применяемой  формы. В ней виды отпусков разбиты  на подпункты: а – основной и б  – дополнительный, с указанием  продолжительности каждого вида отпуска³⁶.

Приказы об отпуске объявляются работнику  под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»³⁷.

Достаточно  часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия³⁸. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Так как утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а³⁹.

Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время  и место командировки (берутся  из задания) а при необходимости  – источники оплаты сумм командировочных  расходов и другие условия направления  в командировку.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение  по форме № Т-10⁴⁰.

Увольнение  работника отражается в цепочке  документов и начинается чаще всего  с заявления или служебной  записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение  о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного  проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.

На основании  личного заявления, служебной записки  или других документов составляется проект приказа.

 

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников⁴¹.

Наибольшей  точности требует указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.