Публичные выступления

Содержание

1.Введение.............................................................................................................2

2.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.........3

3.Основные этапы подготовки документов к архивному хранению...............7

4.Приведите образец должностной инструкции................................................11

5.Заключение.........................................................................................................21

6.Список литературы............................................................................................22

Введение

       Искусство публичного выступления – это величайший дар, которым может обладать каждый человек. Любое публичное выступление – это в первую очередь презентация себя. От того как и в какой форме будет проходить общение с аудиторией или собеседником зависит успех всего мероприятия. 

       Важно не только грамотно подать материал и донести необходимую   информацию, нужно заинтересовать и понравиться слушающим. Поэтому на этапе подготовки так важно правильное построение публичного выступления, т.е. определение его структуры. Ситуаций, в которых приходится выступать перед публикой, великое множество, и рассказать о специфических особенностях каждой из них практически нереально. Однако умение грамотно преподносить имеющийся материал – задача почти универсальная. Не приходится спорить и с тем, что она жизненно необходима в политической деятельности любого масштаба.

       В какой бы форме ни осуществлялось деловое общение, оно всегда включает в себя монологи и диалоги участников, публичные речи.

       Публичная речь — это не изящная словесность, не риторическое упражнение. Она является средством достижения конкретных деловых целей, а не самоцелью. Она должна отвечать ряду требований, которые делают ее убедительной, доказательной, логичной, продуманной, интересной для слушателей. Грамотность, логичность и эмоциональная окраска речи являются обязательными условиями любого делового общения. Деловые люди должны владеть техникой непосредственного контакта, как на индивидуальном, так и на массовом уровне и уметь обращаться со словом. Владение словом ценится очень высоко. Эта способность является составной частью общей культуры человека, его образованности.

1.Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений.

Речевое мастерство, ораторское искусство - совокупность операций по подготовке и произнесению публичной речи, проведению беседы, дискуссии с целью добиться желаемой реакции аудитории.

Не только умение подготовить речь, но и умение свободно держаться перед публикой, безукоризненно владеть голосом, жестом и мимикой и безошибочно реагировать на поведение аудитории - таковы объективные требования к стремящемуся произвести желаемое воздействие на слушателей.

Работу по подготовке речи можно подразделить на две основные фазы: докоммуникативную, т.е. подготовку выступления и коммуникативную - взаимодействие с аудиторией.

1. Докоммуникативная фаза

В докоммуникативной фазе различают два начальных этапа:

- определение темы и цели выступления;

- оценка аудитории и обстановки.

  Докоммуникативная фаза обязательно должна завершаться репетицией выступления.

Подготовка по существу вопросов:

- анализ проблемы, ситуации

- формирование целей, задач, общего подхода к выступлению и собственной позиции

- подготовка речи и аргументации выводов

- подбор необходимых документов и материалов

2. Коммуникативная фаза

Коммуникативная фаза - это произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии и т.д.

Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно подготовить выступление. Такую подготовку можно представить в виде следующих составных частей: подготовка, манеры поведения, учитывать сложившиеся ритуалы и субординацию.

Любое публичное выступление - это своеобразное взаимодействие с аудиторией. Поэтому при вступлении с ней в контакт необходимо учитывать:

- интерес аудитории к преподносимой информации;

- компетентность слушателей в вопросе, составляющем предмет выступления. Чем меньше осведомлена аудитория, тем тщательнее должна отбираться сообщаемся информация;

- физическое состояние слушателей. Следует помнить, что в конце рабочего дня трудно воспринимается информация, требующая серьезного осмысления.

Следует помнить, что эффективность выступления зависит от выполнения следующих условий:

- сообщение имеет четкую и краткую форму;

- способ изложения информации не затрудняет восприятие (доходчивость - основное качество речи);

- информация затрагивает критические моменты в обсуждаемой проблеме, и выступающий акцентирует на них внимание слушателей;

- выступающий представляет альтернативные варианты решения проблемы, подчеркнув их достоинства и недостатки.

Чтобы речь производила хорошее впечатление, следует:

- акцентировать важные слова и подчинять им менее важные;

- менять тон голоса (внезапное повышение или понижение тона не выделяет слово или фразу на общем фоне);

- менять темп речи - это придает ей выразительность;

- делать паузу до и после важных сообщений (минуты молчания подчеркивают значимость сказанного).

Речь выступающего должна содержать определения, сравнения, примеры. Определения нужны для терминов, значений которых аудитория не знает. Сравнения помогают сделать речь более ясной и убедительной. Примеры способствуют наглядности и конкретности речи.

Особую роль в процессе публичных выступлений играет обратная связь. Ее результативность во многом зависит от использования коммуникативных эффектов.

1. Эффект визуального имиджа состоит в том, что сначала человека, как правило, воспринимают по его внешнему облику. Поэтому выступающему необходимо помнить об элегантной одежде, подкупающей манере общения, уверенном и доброжелательном взгляде и т.п.

2. Эффект первых фраз. В них должна быть сосредоточена интересная информация с элементами оригинальности, сразу приковывающая к себе внимание. Слушатели с самого начала должны почувствовать важность для них того, что будет сказано далее. Поэтому первые фразы необходимо подобрать очень тщательно.

3. Эффект аргументации. Речь должна быть обоснованной, убедительной, логичной, наводящей на размышление и требующей осмысления информации. Этому способствует применение легко воспринимаемых аудиторией схем, таблиц, графиков, иллюстрирующих основные идеи выступления. В течение всего выступления необходимо следить за реакцией аудитории, меняя в случае необходимости характер аргументации и акценты в изложении.

4. Эффект интонации и паузы. Особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы способствуют 10-15% приращению усваиваемой информации.

5. Эффект художественной выразительности - использование метафор, гипербол и т.п.

6. Эффект релаксации (расслабления) - умение вовремя пошутить, вставить остроумное замечание. Юмор создает естественную паузу для отдыха аудитории, сближает и настраивает ее на благоприятный лад.

7. Эффект порционного выброса информации. Выступающий активизирует внимание слушающих его людей, сообщая через определенные временные интервалы свежую информацию.

Любое выступление должно иметь конструктивную концовку, содержащую информацию о том, какие практически можно использовать идеи, высказанные оратором, что можно и нужно сделать для их реализации.

Важный момент выступления связан с ответами на вопросы. Нельзя оставлять без внимания любые вопросы, даже самые неприятные. Выступающему следует заранее прогнозировать вопросы слушателей и подготовиться к ответам на них, придерживаясь определенных правил.  Вот некоторые из них:

1. На сложные проблемные вопросы необходимо отвечать только в том случае, если имеется продуманный вариант решения данной проблемы. Если такого варианты нет, то лучше не импровизировать, поскольку при этом очень легко попасть впросак.

2. Если спрашивающий использует в своем вопросе негативные, некорректные слова или фразы, то не надо их повторять при ответе.

3. На провокационные вопросы лучше не отвечать.

4. Чем эмоциональнее вопрос, тем короче должен быть ответ.

5. Чем больше спрашивающий переполнен эмоциями, тем спокойнее и хладнокровнее надо ему отвечать.

2. Основные этапы подготовки документов к архивному хранению.

Прежде чем передать дело на хранение, необходимо подготовить документы в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и документе, носящем название "Государственная система документационного обеспечения управления". Подготовка включает следующие этапы: проведение экспертизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В организации экспертизу ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

Ценность информации, заключенной в документах, создающихся в процессе деятельности организации, различна. Часть документов несет информацию, имеющую разовое значение: после ее использования к документам больше не возвращаются, поэтому хранить их нецелесообразно. Информация, содержащаяся в других документах, может быть использована в течение ряда лет; для них устанавливается временный срок хранения. И наконец, существует группа документов, которые содержат информацию, ценную в научном и практическом отношениях, такие документы должны храниться постоянно.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документов с указанием сроков хранения. В типовых перечнях представлена документация, характерная для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражены общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.) На основе типовых перечней министерствами и ведомствами разработаны наиболее полные ведомственные перечни документации, сопровождающей деятельности предприятий ведомственной системы. Для коммерческих организаций выпущено справочное пособие "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".

Экспертиза ценности документов проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов при полистном просмотре всех дел организации. В процессе экспертизы выделяют четыре группы дел:

1) постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив;

2) длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащих уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы составляют описи дел первой, второй и третьей группы, а также акты уничтожения документов четвертой группы.

Описи дел составляются в трех экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается в качестве контрольного экземпляра в организации.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 1994 г., могут быть включены в акт, который составлен не ранее 1 января 1998 г. Дела уничтожаются только после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет), а также документы по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Оформления дел осуществляет лицо, ответственное за работу с документами.

Полное оформление дел включает следующие операции:

1) перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

2) нумерацию листов в деле черными графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Нумеруются все листы кроме листа заверителя и внутренней описи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно по каждому тому или части;

3) составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел;

4) составление заверительной надписи дела; заверительная надпись дела составляется на отдельном листе - заверителе дела и отражает особенности физического состояния дела (наличие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.) а также количество листов в данном деле;