Публичные выступления

5) подшивку дела в твердую темную обложку из картона (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

6) описание дела - вынесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

На все дела, подготовленные к архивному хранению, составляют опись. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в определенном порядке. На дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), а также на дела по личному составу описи составляют раздельно. В опись включают документы одного года. Дела располагают в описи по степени важности; каждое дело поучает отдельный номер, который проставляют но его обложке. В том случае, когда дело содержит несколько томов, каждый из них вносят в опись под самостоятельным номером.

В небольших учреждениях, не имеющих структурных подразделений и насчитывающих не более двадцати дел постоянного хранения, составляют общую опись, в крупных учреждениях - описи на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел делопроизводством. В конце описи после последнего документа делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, а также проставляется первый и последний номера этих дел. Если существуют особенности нумерации дел (пропущенные или литерные номера), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается с руководителем делопроизводственной службы. На основании описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет сводную опись дел организации. По не ведомственный архив передает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Современные коммерческие структуры осуществляют взаимодействие с государственными архивами на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи их на постоянное хранение. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в следующих случаях: 1) прекращения деятельности организации; 2) нестабильности деятельности организации; 3) отсутствия условий для хранения документов; 4) желания самой организации.

3. Приведите образец должностной инструкции.

Должностная инструкция - документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Данная инструкция относится к группе организационных документов. Она состоит из нескольких разделов.

Раздел "Общие положения" устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, условия назначения на должность и освобождения от нее.Здесь же перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Раздел "Функции" включает основные направления деятельности работника.

Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень видов работ, выполняемых сотрудником.

Раздел "Права" устанавливает права работника, способствующие успешному выполнению работ.

Раздел "Ответственность" указывает, за что работник несет ответственность. Текст инструкции носит характер указаний с распорядительными словами: "должен", "не допускается" и т.п. и излагается от третьего лица.

Раздел "Взаимоотношения" содержит сведения о том, какую информацию, в какие сроки и от кого получает работки, с кем совместно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, организациями, сотрудниками.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, с которым работники знакомятся и расписываются. Приказ о внесении изменений издается в случае перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.п.

Должностные инструкции заново утверждаются в следующих случаях:

1) при изменении наименования организации или структурного подразделения;

2) при изменении наименования должности;

3) при замене одного работника, занимающего данную должность, другим.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом.

Инструкция по безопасности труда составляется отделами охраны труда и техники безопасности.

При оформлении инструкции используются следующие реквизиты:

- наименование министерства или ведомства;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (инструкция);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа (город);

- заголовок к тексту (в именительном падеже);

- гриф утверждения документа;

- текст документа;

- подпись (автора);

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

Образец должностной инструкции:

Должностная инструкция менеджера

___________________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

"___" _______________ 20__г.                    №________________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с ___________________________________ и в соответствии

(наименование должности лица, на которого составлена настоящая должностная инструкция)                                                   

с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Менеджер относится к категории руководителей. Принимается на работу и увольняется с ее приказом директора предприятия.

1.2. Менеджер непосредственно подчиняется __________________________     ____________________________________________________________________.

1.3. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджера, стаж работы по специальности не менее ____ лет.

1.4. Во время отсутствия менеджера (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качество и своевременность их выполнения.

1.5. В своей деятельности менеджер руководствуется:

- законодательными и нормативными документами по вопросам предпринимательской и коммерческой деятельности;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами, распоряжениями директора предприятия, непосредственного руководителя;

- настоящей должностной инструкцией.

1.6. Менеджер должен знать:

- законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;

- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;

- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого страхования, банковского и финансового дела;

- теорию и практику работы с персоналом;

- формы и методы ведения рекламных кампаний;

- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;

- основы социологии, психологии и мотивации труда;

- этику делового общения;

- основы технологии производства;

- структуру управления предприятием, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

- методы оценки деловых качество работников;

- основы делопроизводства;

- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

- законодательство о труде;

- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

- правила и нормы охраны труда.

II. Функции

       На менеджера возлагаются следующие функции:

2.1. Управление предпринимательской и коммерческой деятельностью предприятия.

2.2. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.

2.3. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.

2.4. Организация рекламной деятельности.

III. Должностные обязанности

       Для выполнения возложенных на него функций менеджер обязан:

3.1. Осуществлять управление предпринимательской и коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

3.2. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую деятельность.

3.3. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.

3.4. Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

3.5. Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.

3.6. Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширения внешних связей и обмена опытом.

3.7. Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.

3.8. Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с развитием предпринимательской деятельности.

3.9. Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.

3.10. Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.

3.11. Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).

3.12. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.

IV. Права

        Менеджер имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4.5. Выносить на рассмотрение директора предприятия:

- представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных ему работников;

- предложения:

- о поощрении отличившихся работников;

- о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4.6. Требовать от администрации предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

V. Ответственность

      Менеджер несет ответственность: