Развитие формы документа

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»

или:

«...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

 «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...». 13

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

• вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
• постановления о финансовом управлении;
• отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
• постановления о полицейской деятельности воеводы;
• определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни -Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

 

2.2. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ФОРМУЛЯРА ДОКУМЕНТА XIX - НАЧАЛА XX ВВ.

 

Происходит строгая регламентация содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов. Также в эту эпоху создаются типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Конечно же изменения коснулись и реквизитов документа.

Задача модернизации делопроизводства, которая ставилась при создании министерств, заставляла обращать большее внимание на оформление документа и, прежде всего его вида. Все документы, кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие слои общества, и эта деятельность документировалась. Наряду с документацией государственных учреждений появляется документация различных типов частнокапиталистических предприятий и объединений.

С изданием положения 19 февраля 1861 г. возникли документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др. Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы, повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы:

1) внутренние документы;

2) переписка;

3) «просительские» документы;

4) акты.

К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельности учреждения. Отчетом называли и план улучшения работы министерства («отчет в видах и предположениях»). Новыми видами внутренних документов были уставы и положения, определявшие функции, права и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи.

Перепиской («сношениями») назывались документы, посылаемые учреждениями или должностными лицами другим учреждениям или лицам: предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты. Вид этой группы документов определялся положением корреспондента на иерархической лестнице государственных учреждений.

Например, министр посылал в высшие инстанции представления, в низшие - предписания, в равные учреждения - сношения. «Просительские документы» - это жалобы, прошения, отзывы. Исчезло такое наименование документа, как челобитная. Жалоба перестала быть синонимом прошения, она приобретает апелляционный характер.

Большую группу документов составляли акты. Об их видах, порядке составления и засвидетельствования подробно говорится в «Законах гражданских», опубликованных в X томе «Свода законов Российской империи».

 

Изменилось оформление автора документа. Эти изменения касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие принимать прошения за несколькими подписями. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне.

Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу.

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ («подписал», «скрепил»).

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

Дата составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях Государственного Совета она указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах - после подписи.

В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, направление на исполнение («С.Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога «в»: «В Правительствующий сенат», «В Палату гражданского суда». В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: «Уездному суду», «Губернскому правлению».

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул – «его превосходительству», «его Высокоблагородии», «его благородию» и т.п.

В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во второй половине XIX - начале XX вв. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.

Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа.

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: «На подлинном собственною е. и. в. рукою подписано: «Николай».

Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, «коими они были составлены».

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали…» или «На подлинном надписано». Заверяли копии должностные лица: «Верно: вице -директор…».

Более детально определяется порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались. Отметка об утверждении на мнениях Государственного совета, например, писалась в 80-х гг. в конце текста документа: «Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и повелел исполнить».

На документах начала XX в. отметка об утверждении делается после заголовка над текстом документа. На его копии отмечалось: «На подлинном собственною е. и. в. рукой подписано: «Быть по сему». Эта запись скреплялась государственным секретарем.

В начале XX в. акт утверждения документа оформляется специальным грифом. Так, на документе 1915 г. об условиях выдачи ссуд эвакуируемым предприятиям в левой верхней его части выделялась отметка об утверждении.

Резолюции имели конкретные указания по решению вопроса: «Разрешаю перевести в … класс гимназии без испытаний», или «К докладу со справкою». Для документов, не требующих ответа, писалось: «К сведению». Под решением Совета министров Министерства, записанном в журнале, министр писал: «исполнить».

В XIX в. в правилах оформления документов большое место отводилось «особым отметкам». Они подчеркивали степень важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секретное», «в собственные руки», «конфиденциально», «строго конфиденциально». Эти отметки делались на правой стороне страницы документа. Другого рода отметки фиксировали дату поступления документа и его регистрации. В конце документа, на последней его странице указывалось, когда и за каким номером документ был исполнен или ставилась отметка: «к делу».

Унификации формы документа способствовала установление правил применения гербовой бумаги. На ней писались просительские документы и акты. Все канцелярское делопроизводство велось на простой бумаге. В 1883 г. был установлен единый размер листа бумаги.

Таким образом, в XIX в. формуляр документа выдерживается более строго. В каждом документе имеются все его реквизиты, они получают определенное место.