Регистрация документов современных организаций

НОУ ВПО «МОСКОВСКАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ  И ПРАВА»

 

Юридический институт

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: «Документоведение»

На тему: «Регистрация документов современных организаций»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент

Группы ЮЗ 1-08

Губайдуллина А.А.

Проверил Борисова Г.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2012

 

Содержание

 

1. Введение
2. Регистрация и учет документов
3. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов
4. Правила регистрации и индексирования документов
5. Виды регистрационных учетных форм
6. Организация справочно-информационной работы
7. Список литературы

 

ВВЕДЕНИЕ

В любой  сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет  информация, носителем которой является документ, и то, насколько она  оперативно оформляется и перерабатывается.

Документоведение составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Система документооборота является технологической  основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно  сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Цель  данной контрольной работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов в современных организациях (понятие, назначение, принцип регистрации документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов).

 

Регистрация и учет документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами, фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.

Для обеспечения  эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному  вопросу в кратчайшее время в  организации должна быть построена  рациональная поисковая система. Информационно-поисковая  система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов.

Основной принцип регистрации  – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация  документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Порядок обработки поступающих  и отправляемых документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный  штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного  рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и  вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения  руководства. Остальные документы  после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения  направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление  и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией  или сотрудниками службы документационного  обеспечения в соответствии с  Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через  инспекторов (секретарей) структурных  подразделений или лиц, ответственных  за документационное обеспечение. Документы  передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так  и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или  группам документов). Отдельно учитываются  предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается  каждый экземпляр, в том числе  размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

  При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

  при поступлении — наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков;

  при выдаче — наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

  Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

  Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

 

Правила регистрации и индексирования документов

Под индексацией  документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место  их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа  к конкретной классификационной  крупе и его порядковый номер  внутри нее. Порядковый регистрационный  номер является обязательным элементом  индекса в пределах регистрируемого  массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы  необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и  в автоматизированных системах обработки  документации.

В пределах одного учреждения или предприятия  должна быть разработана единообразная  и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных  подразделениях), индексы должны иметь  постоянное расположение составных  частей. В качестве условных обозначений  рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к  ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы  дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего  принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового  номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где 02-10 – это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер  документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или  предприятие может добавлять  к базовому индексу иные классификационные  обозначения: корреспондента, исполнителя  и т.п. Части регистрационного индекса  могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости  выделения части документов из единого  регистрационного массива возможно использование дополнительного  смыслового буквенного индекса. Так, при  регистрации приложений, заявлений  и жалоб граждан порядковый регистрационный  номер дополняется начальной  буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации  приказов по вопросам управления кадрами  порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107 К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся  приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации  решений президиумов представительных органов порядковый номер может  дополнить индексом (буквой) «П», например, 74-П и т.д.

Индекс  документов, составленных несколькими  организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных  в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью  указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной  организации документ зарегистрирован  под номером 16, а в другой –  под номером 10.

При регистрации  документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется  и на документе и в регистрационной  форме. Регистрационные индексы  проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

Регистрация - фиксация факта получения или  создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных  сведений в специальных регистрационных  формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения"1. Регистрация - основа информационно-поисковой  системы (ИПС) организации.