Регистрация документов современных организаций

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном  месте. Если документ зарегистрирован  службой ДОУ, в структурном подразделении  он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном  подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.

Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми  номерами) входящие документы, исходящие  документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.

Порядковые  регистрационные номера обновляются  в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Приложения к  документам отдельно не регистрируются.

Существует  три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная  карточка и компьютерные системы  регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота")

 

Виды регистрационных учетных  форм

В настоящее  время используют существует три формы регистрации:

журнальная;

карточная;

электронная.

В процессе регистрации в регистрационные  формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения  о входящих документах включают:

• Автора (корреспондента);
• Название документа;
• Дату документа, проставленную организацией-автором;
• Индекс документа, присвоенный организацией-автором;
• Дату поступления;
• Индекс поступившего документа (входящий индекс);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Резолюцию;
• Срок исполнения;
• Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
• Отметку об исполнении;
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения  об исходящих документах содержат:

• Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
• Дату документа;
• Регистрационный индекс;
• Корреспондента (кому адресован документ);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Количество листов;

Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия  документа помещается после отправки

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал  регистрации представляет собой  книгу, каждая страница которой разделена  на графы, где содержатся сведения о  зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Журнальная  форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы  об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При  использовании журнальной регистрации  обеспечивается лучшая сохранность  сведений о документах.

В современной  управленческой практике журналы для  регистрации документов целесообразно  применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет  ряд существенных недостатков:

1. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.
2. Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.
3. При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации  одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если  в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически. Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• Автоматический контроль за исполнением документа;
• Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• Возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и др.

Организация может самостоятельно разработать  программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые  программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная  с создания проекта или регистрации  документа и заканчивая завершением  исполнения или отправлением документа  в другую организацию.

 

 

Организация справочно-информационной работы

Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области  информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного  аппарата), в которой регистрационные  карточки расположены по определенной системе.

Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой  момент на два вопроса: первый –  в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится  искомый документ, второй – в  каком документе (в каких документах) находится информация по нужному  вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в  соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного  массива и облегчает поиск  нужной информации, повышает оперативность  поиска.

Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может  выполняться по неисполненным и  исполненным документам, по всей оперативной  базе данных текущего года, а при  необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости  получения информации по конкретному  документу на экран выводится, а  затем распечатывается соответствующая  регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной  форме, а также при необходимости  распечатываются.

Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее  время получают все большее распространение  полнотекстовые системы поиска необходимой  информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется  файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить  поиск не только по реквизитам регистрационной  карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

 

Заключение

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся  нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа  или в каких документах можно  найти те или иные необходимые  для работы сведения. Этим целям  служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам  максимально короткие сроки.

Использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

 

 

 

Список литературы

1. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие.- М.: Изд-во Эксмо, 2005.- 624 с. – (Образовательный стандарт XXI).
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.
3. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009. 
4. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005.-504 с.
5. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент.-3-е изд., стер.-Москва: Омега-Л, 2006.- 319 с.- (Библиотека типовых документов).
6. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.
7. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.
8. Журнал «Секретарь-референт» № 11 2007
9. Журнал  «Секретарь-референт» №11 2003 
10. Интернет