Регистрация документов

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И сЕРВИСА

ИНСТИТУТ ДОВУЗОВСКОГО ОБРАЗОВАНИЯ 

АКАДЕМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Реферат

По дисциплине: «Документационное  обеспечение деятельности»

На тему: «Регистрация документов»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:…………………………………………………….Осьмушкина Е.А. гр. С-РК-10

Проверила:…………………………………………………  …Смородникова Е.Ю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Владивосток 2013

 

 

Содержание:

Введение

1. Понятие, назначение, принцип  регистрации документов

2. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения  деятельности организации

3. Формы регистрации документов

4. Индексация документов

5. Организация справочно-информационной работы

6. Журналы регистрации документов

7. Контроль за сроками исполнения документов

8. Заключение

9. Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется  и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение  эффективности работы с документами  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого  документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти  на современную форму регистрации  документов с помощью ПЭВМ. Тем  более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы  автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно  использовать новые технологии для  автоматизации регистрации документов. Задачи регистрации документов:

1.Раскрыть понятие;

2.Выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;

3.Показать важность регистрации документов.

 

 

 

 

 

 

1. Понятие, назначение, принцип  регистрации документов

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

1. Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

2. Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

3. Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

4. Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов.

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате. Главное  назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение  факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и  последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  сторонних организаций или частных  лиц.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в  определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который  должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением  к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия.

Не регистрируемые документы  сразу же передаются в соответствующие  службы, структурные подразделения  или конкретным лицам.

На практике в настоящее  время находят применение три системы регистрации документов:

1. Централизованная;

2. Децентрализованная;

3. Смешанная.

При централизованной форме  все документы регистрируются в  одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях  или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации  документов: канцелярии, секретарей структурных  подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству  учреждения или предприятия, и важнейшие  внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что  наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная  система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

В условиях использования  автоматизированной системы ДОУ  предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки  документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность  формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы  по документам всего учреждения или  предприятия.

 

При любой форме организации  регистрации должен соблюдаться  ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о  документе фиксируется в избранной  регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование  в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации  документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного  документа из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются  предприятием:

1. Список структурных подразделений с их условными обозначениями;

2. Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

3. Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить  регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному  составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации.

Одна из важнейших функций  систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью  учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Наряду с функцией учета  документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес.

Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция. На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

 

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом.