Регистрация документов

Регистрационно-контрольная  карточка входящего документа

1 – Закладка «Основные  реквизиты»;

2 – Закладка «Дополнительные  реквизиты», содержащая при необходимости  набор дополнительных реквизитов  для конкретного вида документов;

3 – Панель инструментов;

4 – Поля, содержащие информацию  о корреспонденте (или корреспондентах);

5 – Дополнительные разделы  «Сопроводительные документы», «Адресаты»  и «Журнал передачи»;

6 – Файлы, прикрепленные  к РК;

7 – Поручение.

Регистрационно-контрольная карточка входящего документа и окно с информацией об организации-корреспонденте.

1 – Кнопка открывающая  окно, содержащее пробную информацию об организации-корреспонденте.

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в  часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных  текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе «Дело» существует возможность выполнять  проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.        Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию). Система «Дело» позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов. Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.                                                                                                                                                                           К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц выполняющих содержательную работу по исполнению документов. Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

4. Индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.

Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01-05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного подразделения; 01-05 – номер дела по номенклатуре; 89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации. В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ. Исключения составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваеваются особо в пределах каждого вида документов. Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов. К индексам приказов по личному составу допускается добавления буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры). Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 10, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно. 

 

 

 

 

 

5. Организация справочно-информационной работы

Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области  информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного  аппарата), в которой регистрационные  карточки расположены по определенной системе.

Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки  при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки  находятся в структурных подразделениях организации. Карточки группируют в  картотеке по признакам, которые  полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться  с ее помощью. Справочная картотека  делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы,

во вторую – на исполненные. По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска. Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы  регистрации документов значительно  расширились. Автоматизированная система  позволяет находить справки по любой  комбинации данных, включенных в регистрационную  карточку документа. Поиск сведений по конкретному документу может  выполняться по неисполненным и  исполненным документам, по всей оперативной  базе данных текущего года, а при  необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение  полнотекстовые системы поиска необходимой  информации. В этих целях к регистрационной  карточке на документ прикрепляется  файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить  поиск не только по реквизитам регистрационной  карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую  дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Журналы регистрации документов

1. Журнал регистрации  входящих документов : 1) Дата документа 2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией - получателем 3) Автор (корреспондент) 4) Дата документа, присвоенная организацией - автором 5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией – автором 6)Заголовок 7) Резолюция 8) Срок исполнения полученного документа 9) Исполнитель 10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения 11) Номер дела (куда будет подшит документ после подписания) Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью, так как до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя.

Эти данные вносятся после  рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа  и номер дела в регистрационную  форму вносятся в процессе, и после  исполнения документов.

2. Журнал регистрации  исходящих документов : 1) Название подразделения подготовившего документ 2) Исходящий номер документа 3) Дата документа 4) Адресат 5)Краткое содержание документа 6) Фамилия исполнителя подготовившего документ 7) Контрольная дата ожидаемого ответа 8) Ссылка на входящий документ, если документ является ответом 9) Номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки и др.

3. Журнал регистрации  внутренних документов:

1) Порядковый регистрационный  номер, присвоенный документу  2) Дата документа 3) Краткое содержание  документа 4) Наименование структурного  подразделения, подготовившего документ 5) Исполнитель документа 6) Срок  исполнения 7) Отметка об исполнении 8) Номер дела, в которое подшивается  документ.

 

 

 

 

7. Контроль за сроками исполнения документов

  Документ считается исполненным,  когда решен поставленный в  нём вопрос и корреспонденту  дан ответ. 

Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: - типовым (типовые сроки исполнения установлены  для определенных, наиболее часто  создаваемых документов указами  Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для  передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные  и др.), а также ведомственными позаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.); - индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Срок исполнения входящего  документа исчисляется с момента  поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента  доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который  возлагается на профессионально  организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп  «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право  сделать это имеет только то должностное  лицо, которое поставило его на контроль.

 

 

 

 

 

 

8. Заключение 

Регистрация документов - это  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений о  документе в регистрационных  формах. Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации  документов идет по пути включения  данной функции в единые интегрированные  программные комплексы автоматизации  делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно–учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы.

Поскольку любой программный  комплекс способен производить лишь обработку введенной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной. 

 

9. Список использованной  литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.

3. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2006. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд перераб. И доп М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004 336 с. ISBN 5-94798-453-9

5. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд перераб.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003

И доп.// Серия «Учебники  и учебное пособие»- Ростов н/Д: изд-во «Феникс», 2000 320 с. ISBN 5-222-01097-Х 6. Белов, А.Н Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие М.: Изд-во Эксмо, 2005 624 с. – (Образовательный стандарт XXI). ISBN 5-699-11246-4 7. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:

Учебно-справочное пособие  М.:Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005 504 с. ISBN 5-94798-527-6 8. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. С коммент 3-е изд стер Москва: Омега-Л, 2006 319 с (Библиотека типовых документов).