Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

СодержаниеЛист

2

 

 

Введение ...................................................................................................................................	3
1. Регистрационный индекс документа .................................................................................	4
2. Структура регистрационного индекса, правила его образования и нанесения .............	4
3. Формы регистрации документов, их виды и назначения ................................................	6
4. Журнальная форма регистрации ........................................................................................	6
5. Регистрационно-контрольные карточки ............................................................................	8
Заключение ...............................................................................................................................	10
Список использованной литературы .....................................................................................	11

 

 

Лист

3

Введение

 

Регистрация документов  – запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Другими словами, регистрация документов это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Входящие, исходящие  и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

В документной  системе, осуществляющей процессы регистрации:

а) документ регистрируется при включении его в документную  систему;

б) до завершения регистрации  не допускаются предпринимать какие-либо действия, влияющие на документ.

Основным  назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что

документ был создан или  включен в документную систему, а дополнительным назначением – упрощение поиска документа. Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему.

Документы могут  быть зарегистрированы в документной  системе как централизованно, так  и децентрализованно. В электронной среде документные системы могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

 

1. Регистрационный индекс  документаЛист

4

 

 

Регистрационный индекс (номер) документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

 

 

2. Структура регистрационного индекса,  правила его образования и  нанесения 

 

Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и  структура регистрационных номеров  устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и  распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации  Президента Российской Федерации и  Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа  относится к реквизитам, для которых  на бланке проставляются отметки.

Рис. 1.

Пример  оформления отметок для реквизита "Регистрационный номер документа" на бланке письма

Пример оформления отметок для реквизита "регистрационный  номер документа" на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5). Лист

5

 

Схема расположения реквизита "Регистрационный  номер" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.

Расположение реквизита "Регистрационный  номер документа" на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской  Федерации; 02 - герб субъекта Российской  Федерации; 03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.

Расположение реквизита "Регистрационный  номер документа" на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской  Федерации; 02 - герб субъекта Российской  Федерации; 03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документаЛист

6

 

 

 

3. Формы регистрации документов, их виды и назначения

 

Формы регистрации  документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

 

 

4. Журнальная форма регистрации

 

Журнальная  система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. Нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет графы, приведенные на рисунке 4.

Рис. 4

Графы журнала учета конфиденциальных документов

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь графы, приведенные на рисунке 5.

Рис. 5Лист

7

 

Графы журнала обычных входящих документов

 

Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в  настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд  существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления  документов, регистрацию может вести  только один человек. Поэтому при  большом количестве поступивших  документов процесс регистрации  занимает значительное время, что естественно  приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации  неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о  документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных  учреждениях документ регистрировался  три-пять раз в различных формах журналов;

• журнальная система регистрации  делает практически невозможной  справочную работу по документам, так  как при хронологической записи документов для их поиска надо знать  хотя бы приблизительно дату получения  документа;

• при журнальной системе  регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная  система регистрации.

 

 

5. Регистрационно-контрольные карточки

 

Карточная система регистрации появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров  и, следовательно, отпадает необходимость  в повторной регистрации документов в структурных подразделениях; Лист

8

 

• карточки «подвижны», их можно  систематизировать по различным  признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система  регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

• карточная  система регистрации позволяет  сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для  контроля за исполнением документов.

Рис. 6

Карточная регистрация документов

 

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самом учреждении и записаны в  инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной  карточки на формате А5 (148×210) или  А6 (105×148): Лист

9

 

Вычертив  на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной  системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных  ящика для хранения карточек: в  сроковой контрольной картотеке  и справочной картотеке.

Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу.

Наиболее  рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации  документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих  местах, объединить все сведения о  документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

 

ЗаключениеЛист

10

 

 

В связи с  современными тенденциями информатизации и компьютеризации общества и  производства использование средств  автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального  технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого  документального пространства, и  полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.