Роль документа в современном обществе

Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность доумента, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени [9, с. 37];

Предназначенность для использования  в социальной коммуникации. Документный статус имебт лшь те источники, которе изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы) [9, с. 38].

3. Значение документа в современном обществе

документ специальный  значимость функция

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят  материальное воплощение в документированной  информации. Документы содержат самую  различную информацию о протекающих  процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может  ни возникнуть, ни существовать.

Именно общество определяет так формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа. Соблюдение правил поощряется, а нарушение наказывается.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем  фиксируются важнейшие события  всей его жизни: рождение, окончание  школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом  документ появляется прежде всего для  того, чтобы закрепить, подтвердить  право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право  на власть и т.д.

Документ стал нужен для  учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю  жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах  порядок организации и управления государством, правила поведения  людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много  функций, иметь различные назначения [7, с. 7].

Всякое управленческое решение  базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту, закрепленной в документе.

4. Функции документа

Создание документа связано  с функциями документа, т.е. его  назначением. Под функцией документа  понимается внутренне присущее ему  целевое значение, социально - выработанный способ его употребления. [10, с. 54] То есть его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Весь спектр социальных функции  документа можно условно поделить на три группы. Рассмотрим эти функции  более подробно.

Главные функции

Наиболее обобщающая функция  документа это хранение и передача (распространение) информации во времени  и / или в пространстве.

Функция закрепления и  запечетления информации

Одной из важнейших функций  любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, содающая необходимые предпосылки  для выполнения документом ряда других функции. [10, с. 56]

В настоящее время объёмы информации постоянно увеличиваются  и каждые три года удваиваются. Носителем  информации выступает документ. Организации  работы с информацией и с документами  как её носителями уделяется большое  внимание. В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дается определение  терминов «информация» и «документированная информация».

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от форм их предоставления.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе - документе - информация с  реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных  законодательством РФ случаях её материальный носитель[12].

Общие функции

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием инфомативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации [9, с. 39]

Коммуникативная функция - С помощью этой функции осуществляются все информационные связи общества. Коммуникативная функция заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой доставки информации: самый быстрый гонец, фельдъегерская почта, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, электронная почта. А также помогает организовать, упорядочить и поддержать информационные связи в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и  различных её подсистем. Она может  быть интерактивной, т.е. вестись в  диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории  документов.

Историческая функция. Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. [10, с. 58]

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно  изменяющимися условиями жизни  общества, возрастающими потребностями  людей, скрытая информация может  актуализироваться и всё более  проявляться. К тому же постоянно  совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Специальные функции

Присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответсвии с социальными  потребностями общества

Мемориальная функция. Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы) [9, с. 40].

Гедоническая функция (социальная) - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.) [9, с. 40].

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят  материальное воплощение в документированной  информации. Документы содержат самую  разнообразную информацию о протекающих  в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом  общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа  невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Правовая функция

Правовая функция документа  заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе, а также в способности докумнта выступать как средство доказательства, подтверждения каких либо фактов. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства [3, с. 9].

Функция учета

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку  усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало  к жизни уже на стадии аграрного  общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте  населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта  документы необходимы не только для  решения многообразных хозяйственно-экономических  задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе.

Документы, выполняющие учетную  функцию, обычно содержат сиситематизированные количественные данные, выраженные в  цифрах. К ним относятся все  учетные первичные документы, в  том числе бухгалтерские, различные  регистрационные журналы и другие формы. Эти документы сегодня  практически представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны  и утверждены финансовыми органами и органами статистики. Документы, выполняющие  эту функцию, в первую очередь  подготовлены для компьютерной обработки [3, с. 8].

В условиях научно - технического прогресса произошло резкое увеличение объема информации. В связи с этим возникает необходимость упорядочения потоков информации, установление необходимого и достаточного количества видов  документов. Основное напрвление совершенствования  документации - унификация и стандартизация.

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, выбор оптимального числа разновидностей продукции, процесси услуг процессов, значений, параметров, размеров.

Стандартизация - это прцесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ним других, подобных объектов [3, с. 9].

Познавательная функция

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной  информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. - т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент) [9, с. 40]^.

Управленческая функция. Многие виды управленческой деятельности осуществляются посредством создания соответсвующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов; инструктирование - издание инструкции, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Т. е. эта функция выполняется документами, которые созданы для целей управление и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, решения) [9, с. 39].

Политическая функция

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана  с функцией управления, поскольку  к сфере политики относится в  первую очередь деятельность органов  государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит  своё выражение прежде всего в  документах, предназначенных для  информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию  выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения  и т.п.) [10, с. 58].