Шпаргалка по "Делопроизводству"

1.Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования делопроиз-ва

В настоящее время  работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто  называют автоматизированным документооборотом, носят некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

-разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД - Росархив). Разработан вариант ГСДОУ и других нормативно- методических документов; финансируется Миннауки;

стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства); финансируется бюджетом министерств и ведомств;

-обеспечение информационной  безопасности и защиты информации  от

несанкционированного  доступа. Проблемы ДОУ и их решение:

Необходимость закона о документации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения. Необходимость государственных правовых актов. Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов,

1. устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Машинопечатные документы. Закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи во времени и на расстояние, возможность служить доказательством. Следующий шаг - стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует серьезной научной проработки, специальной постановки научной темы в общегосударственном масштабе, как это сделано в странах ЕС, других развитых государствах. Унификация — наиболее распространенный и эффективный метод стандартизации, который

предусматривает приведение объектов к однотипности на основе установления рационального числа  их разновидностей. Систематизáция — процедура сведения групп однородных по неким признакам единиц к определенному иерархиезированному единству в функциональных целях на основе существующих между ними связей и/или взаимодополняющих связей с внешним миром. Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

2.Использование информационных технологий в делопроизводстве.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и  способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь  это касается собственно создания  и оформления деловых документов  с помощью текстовых редакторов.

Текстовые редакторы  позволяют не только повысить скорость оформлления документа, но и существенно  повысить его качество по сравнению с "докомпьютерными" технологиями.

2). Информационные технологии  позволяют также обеспечивать  удобное хранение документов, которое  реализуется в виде многоуровневой  структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник. 3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Учёт и хранение  документов необходимо организовать таким образом

2. чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации  делопpоизводства существенно повышается, если в каждом подразделении  предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью.  Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий.

3.Содержание и общая характеристика ГОСТ

Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от-

носящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -

постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро-

изведением Государственного герба Российской Федерации.

1.Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. 2. Детально сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур. 3. Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов Российской Федерации",

3.  а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.

4. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов.

5. Заметным изменением  в стандарте является введение  новых реквизитов. Один из них  - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

6. В новом стандарте  сохранилась запись, которая была  и в предыдущем стандарте: о  дате подписания, являющейся датой  документа. Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в

случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г. (п.3.11).

7. Некоторые уточнения  внесены в пункты, относящиеся  к использованию оттиска печати  для заверения подлинности подписи  документа или соответствия копии документа подлиннику (пп. 3.25 и 3.26), и другие более мелкие изменения.

4. Классификация управленческой документации.

Общероссийский классификатор  управленческой документации (сокращ. ОКУД), ОК 011-93

Принят в 1993 году. Введён 1 июля 1994. (Постановление Госстандарта России от 30.12.93 № 299)

В ОКУД принята иерархическая  классификация с тремя ступенями. Каждой форме документа назначается  уникальный код, состоящий из 8 цифр. Первые 2 цифры означают класс формы, следующие 2 — подкласс, затем 3 цифры — порядковый номер документа. Последняя цифра — контрольное число. Например: 09010046

09 - класс формы (Унифицированная  система

документации Пенсионного  фонда)

01 - подкласс (Документация  по учету и распределению средств)

004 - порядковый номер (Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

6 - контрольное число

ОКУД предназначен для  решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения  неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и  систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

4. контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации  контроля за применением унифицированных  форм документов.

5.Состав и содержание организац.

По содержанию ОРД делят на 3 основных класса:

организационные

распорядительские

информационно-справочные

Организационный документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих:

Структуру, задачи и функции  предприятия

Организацию его работы

Права, обязанности и  ответственность руководства и  специалистов предприятия.

К классу организационных  документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся:

Учредительные документы (устав, договор)

Структура и штатная  численность работников

Штатное расписание

Правила внутреннего  трудового распорядка (положение  о персоналях)

Положение о структурных  подразделениях

Должностные инструкции работникам.

Правила оформления ОРД  основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов. Имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.

6. Общие требования к распорядительным документам.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения, относятся:

Приказы по основной деятельности и по личному составу

Распоряжения

Указания

Решения

Протоколы

Краткой

Сокращенной

Полной формы

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

7.Состав информационно-справочных

Класс: информационно справочных документов, составляемых при выполнении функций учета, контроля деловых процессов, составляют следующие документы:

Письма (входящие и исходящие)

Телеграммы (внутренние и международные)

Факсы

Акты

Справки

Докладные и распорядительные записки

Отчеты

Обзоры

Рефераты

Списки

Перечни

Регистрационно-контрольные  карточки

Графики выполнения работ

Все эти документы  содержат информацию, которая может  побуждать администрацию организации к каким либо действиям.

5. (дополнение)Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы  представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами. Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы). Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

6. (дополнение)Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения. В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим

управленческие решения  по вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

информационно-методические;

организация исполнения приказов, инструкций;

6. (дополнение) оформление решения оперативных вопросов.

Указания оформляются  аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных  вопросов. Распоряжения оформляются  аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:

7. (дополнение)

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе  документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых  видов документов приведен в приложении. Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций. Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них. Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста

более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого  листа. Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют

7. (дополнение)

повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная  особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»).Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста.

1.Унификация и стандартизация как основные направления совершенствования делопроиз-ва

2.Использование информационных технологий в делопроизводстве.

3.Содержание и общая характеристика ГОСТ

Р 6.30-2003

4. Классификация управленческой документации.

5.Состав и содержание организац. Документов

6. Общие требования к распорядительным документам.

7.Состав информационно-справочных документов

№8 Подготовка дел к  передаче на архивное хранение и к  уничтожению.

№7 Классификация бланков  по автору документа, видам оформления и назначению.

№6 Понятие бланка документа, основные виды бланков.

№5 Назначение и правила  оформления реквизита «заголовок к  тексту».

№4 Содержание и правила  оформления реквизита «адресат» в служебных письмах.

№3 Значение, состав и  правила оформления реквизитов «наименование  организации» и «наименование вида документа».

№2 Правила и основные требования к оформлению реквизита  «текст документа».

№1 Способы оформления реквизита «гриф утверждения документа».

№8(1) Подготовка дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение. Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу: 70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а

также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к  проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с  ними. В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо: 1. Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.00 по 31.12.00), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют. 2. Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее: если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист; на листах представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию,

№8 (2) номер проставляется на обороте; если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела. 3. Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера. 4. Составить заверительную надпись дела. 5. Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела. 6. Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести). 7. Внести необходимые уточнения в реквизиты обложки дела. Взаимодействие государственных архивов с коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК"(экспертно-проверочная комиссия)а также не

предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с   архивным органом.

№7(1) Классификация бланков по автору документа, видам оформления и назначению.

В зависимости от автора документа бланки документов классифицируются на: 1)бланк организации;2)бланк структурного подразделения;3)бланк должностного лица. Классификация по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях

служебных документов, требующих  особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы

требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Классификация по назначению можно подразделить на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского (учетного)оформления и комбинированные. Распорядительные- это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют

№7 (2) ее совершение. К ним относятся: приказы; доверенности; накладные на работу; чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета; платежное поручение банку на перечисление денежных сумм. Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций. Исполнительные документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся: приходный (расходный) кассовый ордер на

получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия; приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара; акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей. Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся: накопительные ведомости; ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений; ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов; расчеты отклонений от нормативной себестоимости; калькуляции фактической себестоимости продукции; разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией. К документам

№7 (3) бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером. Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида  документов в учете очень удобно, так как упрощает

их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

№6(1) Понятие бланка документа, основные виды бланков. Бланк - стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных. В любой фирме должно существовать два вида бланков организационно-распорядительных документов: 1)бланк письма; 2)бланк для оформления любых видов ОРД, кроме письма («единый» бланк). Постоянные реквизиты бланка письма располагаются по следующей схеме:

№6 (2) Постоянные реквизиты «единого» бланка располагаются по следующей схеме:

№6 (3) Например, постоянные реквизиты бланка письма:

Постоянные  реквизиты «единого» бланка:

Расположение постоянных реквизитов на бланках ОРД может быть организовано двумя способами: угловое расположение (флаговое и центрованное) и продольное расположение. Примеры расположения постоянных реквизитов бланка письма

Угловое центрованное:

№6 (4)

Угловое флаговое:

Продольное:

№6 (5)

Примеры расположения постоянных реквизитов «единого»  бланка

Угловое центрованное:

Угловое флаговое:

№6 (6)

Продольное:

№5 Назначение и правила оформления реквизита «заголовок к тексту».

Заголовок - краткое содержание - отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О» или «Об», занимает не более двух строк. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных. Например: Об участии в специализированной выставке. Или о сбыте продукции. В отдельных случаях заголовок может отвечать на вопрос «чего (кого)?». Например; АКТ, на 2 строчке проверки сохранности документов.

№4 (1) Содержание и правила оформления реквизита «адресат» в служебных письмах. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Соответственно, существуют 4 варианта адресации. При адресации юридическому лицу («На имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже. Например:

При адресации структурному подразделению юридического лица («В такой-то отдел такой-то фирмы») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже и наименование структурного подразделения на новой строке с прописной буквы в именительном падеже. Например:

№4 (2)

Первый и второй вариант адресации не могут использоваться при оформлении ответного письма. При адресации руководителю организации или его заместителю указывается наименование должности с прописной буквы в дательном падеже (кому?) и наименование организации в родительном падеже (чего?). Буквенные

аббревиатуры (сокращения) и наименования организаций, данные в кавычках, по падежам не изменяются. После наименования организации или наименования структурного подразделения точка (.) не ставится. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

№4 (3) или

При адресации руководителю структурного подразделения (например, начальнику отдела) или лицу, должностной ранг которого ниже, указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже, на следующей строке - наименование

должности с  прописной буквы в дательном  падеже. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке  в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

№4 (4) При адресации должностному лицу допускается использовать не включенные в ГОСТ Р 6.30-97 вежливые обращения. В этом случае перед фамилией со строчной буквы указывается только «г-ну» или «г-же». В военных и правоохранительных структурах принято уставное обращение «товарищ» («тов.» или «т.»). В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Документ не должен содержать более четырех адресатов (в этом случае они располагаются один под

другим). Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При наличии более четырех адресатов необходимо составлять список рассылки. При адресации частному лицу, аналогично оформлению конверта, указывается почтовый индекс, город, область (если город областного подчинения), улица, номер дома и номер квартиры. Фамилия и инициалы получателя фиксируются на отдельной строке. Например:

№4 (5)

№3 Значение, состав и правила оформления реквизитов «наименование организации» и «наименование вида документа».

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Наименование структурного подразделения указывают в том  случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например:

Наименование вида документа  указывается в случае, если оформляется  любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа «письмо» не указывается.

№2 (1) Правила и основные требования к оформлению реквизита «текст документа». «Текст» — реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка(.)в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные  документы). Во второй (заключительной) части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую (заключительную) часть. Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений. Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие

№2 (2) управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов. Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц). Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д. Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы. Анкета -

форма представления  унифицированного текста, в котором  дается характеристика одного переменного  объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких

№2 (3) объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

№1 (1) Способы оформления реквизита «гриф утверждения документа». «Гриф утверждения документа» - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется двумя способами: 1)путем проставления личной подписи должностного лица; 2)путем издания распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты утверждения. Например:

Наименование организации  в наименование должности не включается в том случае, если документ утверждается руководителем той организации, бланк которой использован при его оформлении. Дату утверждения вписывают от руки после проставления личной подписи. При утверждении  распорядительным документом (постановлением,

№1 (2) решением, приказом, указанием) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

Наименование организации  в наименование должности не включается в том случае, если распорядительный документ издан той организацией, бланк которой использован при  оформлении утверждаемого документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: акты, задания, инструкции, нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, расценки, сметы, стандарты, уставы организаций. 

16. 2. При подписании  документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне. Например:

Вопрос17.1.

Реквизит «Отметка о  наличии приложения» располагается  под текстом (ниже на одну-две строки), фиксируется от границы левого поля и оформляется несколькими способами.Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

     Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например:

     Если документ имеет несколько приложений, не названных в тексте, дается наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. В этом случае приложения должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №). Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляетсяследующим образом:

17. 2. Если приложения  к документу переплетены или  сброшюрованы, то указывается только  количество экземпляров одним  из двух способов, в зависимости  от того, имеется ссылка на  приложение в тексте или нет. Например:

     Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Существует несколько  видов приложений к ОРД:

• приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;
• приложения, уточняющие или дополняющие основной документ;
• приложения, направляемые с сопроводительным письмом.

На первом листе каждого  прилагаемого документа в правом верхнем углу указывают:

17. 3.Если приложений  несколько, то их нумеруют арабскими  цифрами без знаков препинания  и без обозначения номера. При  необходимости в правом верхнем  углу прилагаемого документа  дают ссылку на основной документ. Например:

Все приложения, являющиеся организационно-распорядительными  документами, должны быть подписаны.

Вопрос 18.1.Согласование - предварительная оценка содержания и оформления документа.

Существует две формы  согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее  согласование оформляется грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 23).

Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется двумя способами:

• путем проставления личной подписи должностного лица;
• путем издания распорядительного документа.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия),

и наименования вида документа  в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

18. 2. согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя  личную подпись специалиста и  дату оценки документа. При  необходимости указывают должность  и расшифровку подписи визирующего.

При наличии у визирующего  замечаний или возражений по содержанию документа виза включает в себя указание на это. Например:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого решения. Право руководителя - принять во внимание мнение специалистов и вернуть проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации

18. 3.Порядок визирования представлен на рис. 1.

Вопрос 19.

Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).При расчете  объема документооборота учитываются  только подлинники документов или их заверенные копии.

21.1. Исходящие документы.ю Прохождение исходящих документов включает в себя:составление проекта документа; его изготовление; согласование (визирование); подписание; утверждение (если необходимо); регистрацию; экспедиционную обработку; сортировку по способам отправки; отправку. Изготовление документовРукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ); наличие печати (если она необходима); наличие даты и регистрационного номера; правильность адресации; наличие всех страниц и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по поче, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.Сортировка..После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:документы, отправляемые по почте; документы, отправляемые по факсу; документы, отправляемые с курьерами. При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные