Шпаргалка по "Делопроизводству"

21.2. документы и поздравительные письма.Отправка. Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.Внутренние документы. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Входящие документы. Экспедиционная обработка корреспонденции. Вся  поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.сообщить отправителю.

21.3Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.

Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в  том, что отсутствуют ошибки, которые  не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.

Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в  известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).

На всех поступивших  документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется  дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

Предварительное рассмотрение. Сортировка

Распределение. Зарегистрированные документы распределяются на две группы:документы, которые должны быть представлены руководителю; документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности. Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса); сложность и новизна поставленных вопросов; авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации); срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение). Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время

21.4.Руководитель должен  рассматривать документы в день  доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать  их со своей резолюцией (16).

Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.

Перераспределение

На основании резолюции  руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные  подразделения на исполнение.

22.1.Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»1.Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»2.При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.; предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»; авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»; корреспондентский; по грифу ограничения доступа к документу (13). Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.

Основной признак группировки  документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения  вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.При формировании документы в дела необходимо учитывать следующие требования:1. В дело помещаются: исполненные документы; правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные документы;

• один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия); документы одного года (за исключением переходящих дел3).

2. Черновики документов  в дело не помещаются. Планы  и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию («План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны храниться в делах 1998 года).

22.2.3. Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.

1. 4. Дело не должно содержать более 200-250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.71.

² Там же, п.72.

³ Переходящим называется дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

23.1.Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивыЗаконченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.

Распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 № 595-РМ установлен размер штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив»  за нарушение действующего законодательства по архивному делу:

70 минимальных окладов — за утрату (гибель, незаконное уничтожение) дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу), 35 — за отказ от передачи на государственное хранение, 28 — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы.

20.1.Специальным классификационным  справочником, определяющим порядок  распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.2 Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации; содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное

• в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела

20.2. по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; может быть использована во время разработки и построения

справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 3 Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел: типовая номенклатура дел; примерная номенклатура дел; индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

20.3.Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е.  Своя конкретная номенклатура дел. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.