Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН     решением общего собрания   акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных  форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для  составления перечня являются законодательные  и ведомственные нормативные  акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или  иных документов.

Гриф утверждения  документа располагают в правом верхнем углу документа.

10.Реквизиты документов: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, подпись, печать, отметка об исполнителе.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Наличие заголовка значительно  облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно  получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".

Отметка о наличии  приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметку о наличии  приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Положение об  Управлении регионального кредитования  на 5 л. в 1 экз.   2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение:

Методические  рекомендации по работе с информационными  ресурсами в среде "Кодекс-Сервер" для сотрудников Главного архивного  управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2   к приказу ЗАО "Термика"  от 05.04.2009 № 25

 

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Например:

Приложение   к приказу ЗАО "Термика"  от 05.04.2009 № 25

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2   к приказу ЗАО "Термика"   от 05.04.2009 № 25

Реквизит "Отметка о  наличии приложения" оформляют  от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько  строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии  нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать  документы с предлогом "За" или проставлением косой черты  перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает  заместитель руководителя, имеющий  право подписывать документы  за руководителя, или иное должностное  лицо, имеющее право подписи. При  этом указывается фактическая должность  лица, подписавшего документ, и его  фамилия.

При подписании документа  лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия  в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности. Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Технический директор	Коммерческий  директор
Личная подпись     К.В. Воробьев	Личная подпись     Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может  быть представлено: учредительными документами  организации (уставом, учредительным  договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими  порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются  руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных  подразделений - руководителями структурных  подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного  характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и  др.) - их непосредственными составителями.

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель  комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

Оттиск печати проставляется  на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть  наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях  федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях  органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными  полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов  гражданского состояния.⁷

Порядок воспроизведения  на печатях Государственного герба  регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Для упорядочения использования  печатей в организации разрабатывается  инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации  в связи с особой значимостью  удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие  разделы:

• перечень печатей, используемых в организации;
• места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
• порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать  также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Жуков 

924 45 67

Отметка об исполнителе может  дополняться указанием должности  исполнителя с указанием структурного подразделения.

11. Приказ по основной деятельности, реквизиты, оформление, выписка из приказа.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Постановлением Госкомстата  России от 05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты" утверждены унифицированные  формы для следующих разновидностей приказов:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).