Шпаргалка по "Документационному обеспечению"

Должностную инструкцию подписывает  руководитель структурного подразделения  и утверждает руководитель (заместитель  руководителя) организации – куратор  данного подразделения. Визируют должностные  инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической  службы (юрист), а также другие должностные  лица, от действий которых может  зависеть ее выполнение. Датой должностной  инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная  инструкция передается работнику, который  проставляет на ней ознакомительную  визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

 

20. Распоряжение, указание, решение. Правила оформления.

 

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и  оформления распоряжений в целом  аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжения оформляются  на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости  от содержания указания.

Если указания рассылаются  в подведомственные организации  с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат".

Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также  совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое  печатается прописными буквами с  новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций  текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть  излагается пунктами.

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными  структурными подразделениями и  организациями. Обязательна процедура  юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

21. Виды служебных писем. Общепринятые фразы в письмах.

 

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать  различного толкования.

Письмо целесообразно  готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные  письма по каждому из них. Письмо может  касаться нескольких вопросов, если они  взаимосвязаны и будут рассматриваться  в одном структурном подразделении  организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются  руководителем организации, его  заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления  или добавления в подписанные  письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

• сопроводительное письмо;
• письмо-просьба;
• письмо-запрос;
• письмо-ответ;
• письмо-сообщение;
• письмо-подтверждение;
• информационное письмо;
• гарантийное письмо;
• письмо-извещение;
• письмо-приглашение;
• письмо-предложение;
• письмо-напоминание;
• письмо-требование;
• письмо-благодарность;
• письмо-поздравление.

 

 

 

 

22. Анкета (Личный листок по учету кадров) и личная карточка (форма Т -  2).

 

Кадровики не должны вести личные дела работников в том случае, если работа в этой организации или учреждении ни коим образом не связана с прохождением госслужбы. Однако, в ряде случаев личные дела могут подлежать учету в номенклатуре дел на предприятии, а их оформление и форматирование будет проводиться в строгом соответствии с реально действующими положениями о делопроизводстве.  Примером такого случая может стать ситуация, когда возникает прямая необходимость в том, чтобы осуществлять ведение личных дел сотрудников и их будут вести в кадровом делопроизводстве наряду с другими делами предприятия. 
 
Особенностью этой категории документов можно назвать то, что они формируются на протяжении несколько лет, на протяжении которых сотрудником осуществляется работа на предприятии. Исходя из положений п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (дальше в тексте определены как «Основные правила»), в силу таких особенностей личные дела не будут завершены в конце календарного года. В этом состоит их главная отличительная черта от документов общего делопроизводства. Другими словами, личные дела — дела переходящие. 
 
Личный листок представляет собой анкету, то есть форму представления текста унифицированного характера, который дает характеристику того или иного объекта по его основным признакам. Обобщенные названия признаков, в данном случае, будут выполнять роль постоянной информации, а их характеристики — переменной информации. 
 
В п.11 Инструкции указан перечень требований, относительно заполнения личного листка по учету кадров. Поступающий на работу обязан собственноручно в едином экземпляре заполнить личный листок. При заполнении личного листка не допускаются исправления, помарки на основании трудовой книжки, военного билета, паспорта, а также иных личных документов. Сотрудники отдела кадров не имеют права заполнять личный листок, даже на основании вышеуказанных документов.

 

Личная карточка работника по форме N Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу форма N Т-1 или N Т-1а, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.                            Код формы по ОКУД 0301002.

Коды в зонах кодирования  проставляются в соответствии с  общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).