Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Октября 2013 в 22:09, курсовая работа
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Введение 3
1. Классификация документов в организации 6
1.1. Виды входящих документов 6
1.2. Виды исходящих документов 11
Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий 13
2.1.Особенности хранения документов в современной организции 13
2.2. Систематизация документов на примере учебно-методического отдела ГБОУ СПО РКТК СПб 19
Заключение 23
Список литературы 24
Тезаурус 25
Комитет по образованию Санкт-Петербурга
ГБОУ СПО РОССИЙСКИЙ КОЛЛЕДЖ ТРАДИЦИОННОЙ
КУЛЬТУРЫ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
Горовая Дарья Александровна
Студентка 2 курса
Специальность 034702
«Документационное обеспечение управление и архивоведение»
Курсовая работа по профессиональному модулю 01
«Систематизация входящей и исходящей документации»
Руководитель:
Королева А.В.
2013
Содержание
Введение 3
1. Классификация документов в организации 6
1.1. Виды входящих документов 6
1.2. Виды исходящих документов 11
Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий 13
2.1.Особенности хранения документов в современной организции 13
2.2. Систематизация
документов на примере учебно-
Заключение 23
Список литературы 24
Тезаурус 25
Введение
В современном обществе информация
стала полноценным ресурсом производства,
важным элементом социальной и политической
жизни общества. Качество информации
определяет качество управления. В
современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо
уделять достаточное
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, как она систематизирована, зависит не только удобства работы с документами, но и эффективность работы подразделения или организации в целом. Именно поэтому тема работы является актуальной.
Однако существует проблема – недостаточное знание правил систематизации документов, возможностей информационных технологий для систематизации документов в организации ведет к замедлению процесса поиска документов, работы с документами, а, следовательно, к снижению эффективности всего документооборота.
Целью работы является анализ организации работы с входящей и исходящей документацией в организации.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
Объект работы – документы организации
Предмет работы – систематизация документов с применением информационных технологий.
Работа состоит из введения, двух глав, заключения, тезауруса, списка литературы и дополнена приложениями.
В процессе деятельности учреждения
создается и функционирует
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения [10.]
С помощью документации осуществляется:
Отобразив информацию, документ обеспечивает:
Технология работы с документами имеет следующий порядок: прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
Документы имеют большое
значение в управленческом процессе
организации, т.к. они отражают ее работу,
являются аргументом в спорных ситуациях,
любые решения принимаются
на основе документов. Формы управления
также тесно связаны с
С целью организации и
повышения эффективности работы
с документами принято
В целях сокращения количества используемых форм документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным подразделениям, а также может быть дополнен графами: код формы документа по классификатору, ответственный за контроль исполнения и т.д
Входящие документы - это
документы, которые поступили на
предприятие от внешних партнеров.
Большинство входящих документов должны
порождать соответствующие
К видам входящих документов относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.
Например:
Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:
В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.
Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично».
После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.
После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.
Предварительное рассмотрение
поступившей корреспонденции
Документы передаются на рассмотрение
руководителю организации в зависимости
от их назначения и содержания. Обязательно
передают на рассмотрение руководителю
все документы
Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.
Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.
Следующий этап обработки
входящей корреспонденции — регистрация.
Обычно она проводится в два этапа
следующим образом: секретарь начинает
регистрацию, затем передает документы
на рассмотрение руководителю, а после
его резолюции заканчивает
После регистрации входящие
документы передаются в структурные
подразделения исполнителям. Обработка
документов и передача их исполнителям
должны осуществляться в день их поступления
в организацию. В некоторых случаях
исполнитель может быть ознакомлен
с текстом документа до рассмотрения
документа руководителем
Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела.
Большинство исходящих
документов являются ответом
организации на
Информация о работе Систематизация Входящей и Исходящей документации