Систематизация Входящей и Исходящей документации

Если организация имеет  подчиненные учреждения, она может  направлять в их адрес распорядительные документы:

• Приказ
• Распоряжение
• Указание
• Постановление
• Решение

Порядок прохождения исходящих  документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют  следующий порядок прохождения:

• составление проекта документа;
• изготовление документа;
• визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
• подписание (утверждение) документа;
• регистрация;
• отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в  необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа  передается в машинописное бюро или  секретарю для ее оформления по установленной  форме. Изготовляют документ в необходимом  количестве экземпляров.

После оформления проект документа  доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных  организациях на некоторых видах  документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим  документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции  занимается экспедиция, в небольших  организациях — сотрудник службы документационного обеспечения  или секретарь.

Документы, предназначенные  для отправки, должны иметь отметку  о виде почтового отправления. Перед  упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителю.

Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий

2.1. Особенности хранения документов  в современной организации

 

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей  машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в  управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали  широко использоваться для создания документов. В настоящее время  почти все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления  документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами[2].

В настоящее время основной документооборот  учреждения составляют печатные и электронные  документы. Рукописные документы также  не утратили своей актуальности, таким  примером служат заявления, объяснительные и докладные записки.

Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно  вернуться, при условии его длительного  хранения в архиве. Преимуществом, а  порой, и недостатком является отсутствие возможности что-либо исправить  в нем, внести поправки. Хранение печатных документов требует большой площади  для их архивов. При пересылке возможна утеря или повреждение документа. Создание печатного документа требует гораздо большего времени, чем электронного[8].

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Систематизация документов - процесс  трудоёмкий. Но именно он помогает в  дальнейшем значительно упростить  работу с большим количеством  документов и превратить обращение  к нужной документации из энерго и время затратной процедуры в элементарную.

Для четкой организации документационного  обеспечения управления документы  в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие  признаки группировок документной  информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.

При классификации документов, однако, используют несколько признаков  в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного  обеспечения специальным классификационным  справочником, закрепляющим заголовки  дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Наиболее технологически тесно  с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация  и сроки хранения документов, так  как они являются основными факторами  выбора и закрепления системы  накопления документов в процессе оперативной  работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения  сохранности документов организации.

Цели создания:

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные  массивы всех структурных подразделений  и должностных лиц организации  без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной  информации.

Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

В номенклатуры включаются дела и  временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Основное требование к номенклатуре - максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает  реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования  им.

Теория делопроизводства насчитывает  три вида номенклатур: конкретная, примерная  и типовая. Крупные организации  дополняют их номенклатурами структурных  подразделений и номенклатурой  всего предприятия как объекта  информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение  типовых и примерных номенклатур  связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных  баз данных. При этом существенно  то, что типовая номенклатура дел  устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и  является нормативным документом.

Номенклатура дел на следующий  делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и  приобретает статус нормативного акта.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной  информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются  специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация  в соответствии с практической целесообразностью  должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой  или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки  же хранения дел переносятся в  конкретную номенклатуру из типовой  без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной  информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве  случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как  правило, отражает следующие аспекты:

• род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);
• конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);
• автор, тема, корреспондент;
• календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов. затем - дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее - дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов - правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем  подразделения - хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур  структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных  подразделений, расположенные в  соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием  организации субъекта управления. При  этом первым разделом помещается служба ДОУ. Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.

К примеру, индекс «03-09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами  работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется  по следующим графам:

графа 1 - индекс дела,

графа 2 - название заголовков дел,

графа 3 - количество томов,

графа 4 - срок хранения документов,

графа 5 - примечание (об уничтожении  дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в  силу своего статуса и подчиненности  не сдает документы на государственное  хранение, ее номенклатура должна согласовываться  с экспертной комиссией вышестоящей  организации (ведомственной, региональной).