Системы автоматизированного управления и электронный документооборот

- создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

- на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

- обеспечит слаженную работу всех подразделений;

- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысит оперативность доступа к информации;

- позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

 

Заключение

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

 В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства  и документооборота говорит о  благополучии учреждения и его  руководства. Это означает полную  управляемость подчинённых руководству  аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность  в максимально успешном выполнении  порученного дела.

 Автоматизированная система  представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

 Внедрение автоматизированной  системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование  на предприятии, является сложным  и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы  и имеют эффективные методологии  решения. Заблаговременное изучение  этих проблем и подготовка  к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

- прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);

- эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

- сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;

- полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект.

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы:

1. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

2. Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. ВНИИДАД. М., 208 с. - Научно-метод. пособие, 2-издание, дополненное, 2008.

3. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий. Санкт _ Петербург: Корона принт. –356. Учебное пособие для вузов, 2008.

4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

5. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001

6. Электронный документооборот: факты и рекомендации (http://www. idlab. net/)

7. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2011. №2

8. Википедия — свободная энциклопедия (ru.wikipedia.org)

9.  Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления (http://www.IT.ru/)