Системы электронного документирования

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

По данным DELPHI CONSULTING GROUP, ежедневно появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. различных документов. Обьем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для любой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.

По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Очевидно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные предприятия и государственные структуры, то сегодня в этот процесс всё больше вовлекаются средние компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

 

 

Традиционный документооборот

Основу традиционного документооборота, безраздельно доминировавшего все минувшие десятилетия, составляли так называемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бумажных документов. 
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "дедовским" способом, то есть при помощи печатных машинок, допотопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.

Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный документооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, уступая место документообороту электронному.

Основу последнего (по определению) составляют так называемые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов. 
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах. 
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Традиционный бумажный документооборот - означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Процессы документооборота в традиционном делопроизводстве рассматривались, как правило, со времени создания документа, то есть его официального подписания и регистрации. Однако при таком подходе «за кадром» остаются процедуры подготовки проекта документа, его согласования. Если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнеспроцессами), то процесс документооборота следует рассматривать, начиная не только с момента создания документа (то есть придания ему юридической силы), но и включая всю предшествующую стадию подготовки и согласования проекта. Началом жизненного цикла документа следует считать создание проекта, когда он материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов (метаданных), предшествующих официальному подписанию документа и свидетельствующих о его легитимности. Более того, в процессе управления стадия работы с проектом документа неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнеспроцессов в организации. В условиях новых информационных технологий эти процессы в первую очередь привлекаю к себе внимание в целях оптимизации трудозатрат и повышения оперативности. Поэтому в современных условиях оставлять стадию подготовки проекта за рамками процессов документооборота принципиально неверно.

В нормативных и методических документах по вопросам делопроизводства, издававшихся 15–20 и более лет назад, обычно содержалось положение о том, что внутренняя переписка в организации не должна регистрироваться и следует принимать меры по ее сокращению. Такое требование было обусловлено сложившейся практикой, а также задачами повышения оперативности работы и снижения трудозатрат на изготовление документов и их регистрацию в условиях бумажного документооборота.

Принципы традиционного бумажного документооборота: понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации; разграничение технических и содержательных операций при работе с документами, отделение их в процессе работы; сосредоточение большей части формальных и технических операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в других подразделениях организации; прямоточность, т.е. сокращение возвратных перемещений документов в организации; отказ от регистрации большинства внутренних документов; однократная регистрация документов  
в организации; централизация операций по регистрации, приему и отправке документов; делопроизводственная служба выполняет техническую работу и обслуживает руководство и другие подразделения организации.

 

 

СЭД и его премущества.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Виды электронного документооборота:

- производственный документооборот;

-управленческий документооборот; архивное дело (совокупность процедур  архивного документооборота);

-кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

-бухгалтерский документооборот; складской документооборот;

-секретное и конфиденциальное  делопроизводство;

-технический и технологический  документооборот.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Задачи систем электронного документооборота:

- Обеспечение эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях. -- Поддержка системы  контроля качества, соответствующей  международным нормам.

- Поддержка эффективного  накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет  большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Классификация систем электронного документооборота

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

- Системы электронного  документооборота с развитыми  средствами хранения и поиска  информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный  случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются  за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой  поиск и т. д., другие - за счет  эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона  оборудования для хранения информации  и т. д.

- Системы электронного  документооборота с развитыми  средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

- Системы электронного  документооборота, ориентированные  на поддержку управления организацией  и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают  в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием  в системе может быть как  сам документ, так и задание, которое  нужно выполнить. Для управления  организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа  назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе  технологии в том или ином  виде могут присутствовать в  таких системах. Эти системы активно  используются в государственных  структурах управления, в офисах  крупных компаний, которые отличаются  развитой иерархией, имеют определенные  правила и процедуры движения  документов. При этом сотрудники  коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их  исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

- Системы электронного  документооборота, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

- Системы электронного  документооборота, имеющие развитые  дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с  клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить: организации хранилищ электронных документов; автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации; интеграции с существующей информационной средой.

 

 

Преимущества электронного документооборота.

 Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.