Системы электронного документирования

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

 Больше гибкости в отношении  физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.

Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Сравнительный анализ систем электронного документооборота.

EMC Documentum — унифицированная ECM-платформа, создающая общую инфраструктуру для приложений по управлению содержанием в корпоративном масштабе и предоставляющая сервисы, обеспечивающие:

-управление содержанием и архивированием, создание содержания и обеспечение взаимодействия сотрудников в ходе его согласования и обсуждения, автоматизацию операционных процессов, управление полным жизненным циклом бизнес-процессов — от проектирования и моделирования, до анализа и оптимизации,

-обеспечение процессов создания, управления, публикации и доставки различных видов цифрового медиа-содержания по различным каналам, сбор и архивирование содержания для долговременного хранения в соответствии с корпоративными регламентами и требованиями регулирования.

EMC Documentum включает сервер EMC Documentum Content Server, брокер соединений и интерфейс администратора EMC Documentum Administrator:

- EMC Documentum Content Server служит единым репозиторием метаданных и содержания (неструктурированная информация различных форматов представления). Брокер соединения служит сервером имен для EMC Documentum Content Server.

- EMC Documentum Administrator позволяет администратору выполнять мониторинг, администрирование, настройку и обслуживание EMC Documentum Content Server и репозиториев через веб-браузер.

- Система EMC Documentum реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных. Пользовательский интерфейс EMC Documentum реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

Управление содержанием в EMC Documentum

Одним из наиболее ценных активов в любой деятельности является информация – различные формы содержания, которое представляет собой накопленные организацией годами и десятилетиями знания и интеллектуальный капитал. Эта информация – включая спецификации продуктов, маркетинговые материалы, веб-страницы, данные клиентского обслуживания, контракты с поставщиками, сообщения электронной почты, фотографические изображения и т.п. – часто связана с корпоративным содержанием и олицетворяет собой значительные финансовые и временные затраты. Но без полноценной системы, которая позволила бы управлять содержанием безопасно и эффективно, возврат инвестиций в информацию будет минимальным.

Технологии управления содержанием EMC Documentum позволят упростить управление неструктурированной информацией за счет замены трудоемких ручных процессов автоматизированными процедурами.

Управление содержанием поможет:

- Организовать информацию

- Систематизировать процессы сотрудничества

- Защитить информационные активы

Управление содержанием также включает процессы рассмотрения, согласования и утверждения любого объекта содержания в соответствии с определенными пользователем правилами выполнения работы. Оно предоставляет возможности интеллектуального поиска за счет создания и управления метаданными, что облегчает и поиск необходимых данных и делает его более эффективным.

Alfresco. Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.

Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

- Упорядочить и автоматизировать  внутренний организационно-распорядительный, договорной и финансовый документооборот.

- Создать электронный  архив файлов любых форматов.

- Организовать совместную  работу над документами.

- Создать интернет- и интранет-порталы любой степени сложности.

Основные функции системы:

- Управление документами (Document Management) – виртуальная файловая система, система поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция;

- Управление веб-содержимым (Web Content Management) – полноценная CMS-система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomla!. Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.

- Управление записями (Records Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами контента, поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой – ГОСТ ИСО 15489-1-2007/ISO 15489:2001). Реализованы автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.

- Управление изображениями (Image Management) – единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровка» входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.

- Хранилище данных (Content Repository) включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.

DocsVision. Система автоматизации документооборота и управления бизнес-процессами. Основное назначение системы - решение задачи автоматизации документоцентричных бизнес-процессов для обеспечения  прозрачности основных и вспомогательных процессов, контроля исполнительской дисциплины и снижения издержек. Результатом внедрения системы становится повышение эффективности деятельности наших клиентов.

Масштабируемая архитектура, развитые средства WorkFlow, плотная интеграция DocVision с Microsoft-инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, а также широкий выбор готовых приложений, позволяют выполнить внедрение системы в минимальные сроки и реализовать все потребности клиента.

Комплексная автоматизация на базе DocsVision позволяет:

-организовать единое информационное  пространство, обеспечить сотрудников  удобным и надежным инструментом  для коллективной работы с  документами, в том числе в  географически удаленных филиалах  и подразделениях организации;

-автоматизировать процессы, связанные с регистрацией, обработкой, согласованием, поиском и хранением  документов;

-провести интеграцию различных  информационных систем на базе  сквозных бизнес-процессов;

-автоматизировать процессы  назначения поручений, контроля  сроков и стадий их исполнения.

Преимущества DocsVision:

- удобная и простая настройка, модификация и разработка собственных решений на базе DocsVision, не требующая программирования;

- возможность масштабирования системы;

- широкий набор готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами;

- гибкий интерфейс системы, разнообразные варианты реализации рабочих мест пользователей, в зависимости от требований:  

 -   рабочие места для специалистов по делопроизводству; 
   -   рабочие места на базе  Microsoft Office и Microsoft Outlook; 
   -   рабочие места на базе корпоративного портала Microsoft SharePoint; 
   -   мобильные рабочие места для руководителей;

- наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивающие максимальный уровень безопасности данных;

- лучшая в отрасли техническая поддержка пользователей.

Эффект от внедрения:

- повышение прозрачности и управляемости компании;

- обеспечение контроля обработки документов и хода бизнес-процессов;

- минимизация рисков невыполнения обязательств и потери документов;

- сокращение сроков обработки документов и выполнения бизнес-процессов;

- повышение исполнительской дисциплины;

- решение проблем потери документов и операционных ошибок в бизнес-процессах;

- экономия на  печати, хранении, и перемещении документов.

 

 

 

Таблица 1

Интероперабельность				ЕМС: DOCUMENTUM	DocsVision	Alfresco
Интеграция		API		+	+	+
		XML		+	-	+
СУБД		Oracle		+	-	+
		MS SQL		+	+	+
		MySQL		+	-	+
Кросс-платформенность		Windows		+	+	+
		*NIX		+	-	+
		MacOS		+	-	+
Юзабилити				ЕМС: DOCUMENTUM	DocsVision	Alfresco
Интерфейс		Эргономичность		+	+	+
		Web		+	+	+
Режим работы		Offline		-	+	-
		С папками		-	+	+
Механизм согласования				ЕМС: DOCUMENTUM	DocsVision	Alfresco
Уведомления	На почту			+	+	+
	Мгновенные сообщения			+	-	+
Согласование	По почте (без установки ПО)			-	+	-
	Визуализация (процесса и результата)			+	+	-
Графический редактор бизнес-процессов				+	-	+
Работа с ЭЦП				+	-	-
Верификация документов				ЕМС: DOCUMENTUM	DocsVision	Alfresco
Поиск				+	+	+
Хранение			БД	+	+	+
			Файловый сервер	+	-	+
Сканирование			Обычное	-	-	-
			Почтовое	-	-	-
Синхронизация			Репликация	+	+	+
			Распределенная работа	+	+	+
Многозадачность				ЕМС: DOCUMENTUM	DocsVision	Alfresco
Отчеты и задачи				+	-	+
Генерация по шаблону				-	+	+
Пакетное формирование				-	-	-
Версионность				+	+	+
Сравнение нескольких версий				+	-	+