Служебная переписка в управленческой деятельности

                Министерство образования и науки Российской Федерации

          Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

                   БГОУ СПО Волгоградский технологический колледж

 

                                                            Кафедра

                        «Документационное обеспечение  управления»

 

                                              

 

                                                 КУРСОВАЯ РАБОТА

Служебная переписка в управленческой деятельности

 

 

 

 

                                                                                                                             Выполнил:

                                                                                                        Студент группы ДОУ-3-1

                                                                                                  Бутакова Елизавета Андреевна

                                                                                                     Научный руководитель:

                                                                                                         Драчук Нина Вячеславовна

                                                         Волгоград

                                                   СОДЕРЖАНИЕ 
 
Введение…………………………………………………………………….. 
 
Глава 1.Организация служебной переписки

1.1.Понятие служебной переписки………………………………….............     

1.2.Функции служебной переписки……………………………………........

1.3.Работа с письмами  в организации…………………………

 
Глава 2.Организация служебной переписки в ВРО ООО И «Новые возможности» 
 
2.1.Характеристика ВРО ООО И «Новые возможности» , направление деятельности……………………………….………………………………… 
 
2.2.Структура службы документационного обеспечения управления ВРО ООО И «Новые возможности» ..    …...…………………………………………… 
 
2.3.Организация служебной переписки ………………………………………… 
 
Заключение……………………………………………………………………….

Список использованной литературы………………………………………… 
 
Приложение…………………………………………………………………………

 

                                                     ВВЕДЕНИЕ 
 
  Служебная переписка – обобщённая название различных  по содержанию документов (служебное  письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. 

 

   Переписку  отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др. Для осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью. Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. В своей работе мы рассмотрели служебную  переписку в управленческой деятельности. Несмотря  на наличие современных форм связи, объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако поле деятельности управленческих ситуаций, дающих повод для составления служебных писем, далеко не беспределен и поддаётся сравнительно чёткой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

 Цель настоящей  работы-рассмотрение служебной переписки  управленческой деятельности в Волгоградском региональном отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности».

 Поставленная  цель предполагает решение следующих  задач:

1.Описать документацию  служебного письма,технологии работы с ним;

2.Выявить особенности  служебной переписки в Волгоградском региональном отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности» и технологии работы с письмами.

 Работа состоит из  двух глав.В первой главе описывается служебное письмо,его виды,структура классификации.Во второй главе речь пойдет о организации служебной переписки в Волгоградском региональном отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности». 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             

                                                          

 

                                                          

                                                       Глава 1

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ                                             1.1.Понятие служебной переписки

    Основная особенность, по которой служебные письма из всех видов документации выделяется в особую группу документов, является их пересылка по почте, хотя в последнее время существует тенденция пересылать их с помощью телеграфа, факсимильной связи и электронной почты.  
 
  Служебное письмо – это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).  
 
  Служебные письма выполняют различные функции и играют большую роль в управленческой деятельности, способствуя налаживанию внешних связей с различными  организациями. 
 
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования: 
 
- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; 
 
- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально - деловым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы. 
 
Для переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма. 
 
Бланки для писем могут быть двух форматов - А4 (210х297) или А5 (148х210 мм) в зависимости от размера текста письма.  
 
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации - автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 
 
В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. 
 
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой - либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений. 
 
Заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.). 
 
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма - приглашения, благодарности, рекламные письма 
 
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.  
 
Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма - приглашения, благодарности, рекламные письма. 
 
Бланк письма содержит реквизиты: 
 
- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города); 
 
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется); 
 
- код организации (предприятия) по ОКПО; 
 
- наименование вышестоящей организации ( если она имеется ); 
 
- наименование организации (предприятия); 
 
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты , номер и дату лицензии). 
 
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату. 
 
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – бланки должностных лиц. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации». 
 
Бланки должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. 
 
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой. 
 
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.  
 
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адресата. 
 
Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем. Документы, составленные двумя организациями, оформляют без использования бланка на листе формата А4. Наименования организаций - авторов документа в том случае располагают на одном уровне в заголовочной части 
 
документа (двумя столбцами). Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: 
 
- левое – не менее 20 мм; правое – 10 мм; 
 
- верхнее – 15 мм; нижнее – 20 мм. 
 
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. В письмах используются следующие формы изложения: 
 
- от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»); 
 
- от первого лица единственного числа (« прошу перечислить», «считаю необходимым»); 
 
- от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания возражает»). 
 
Если письмо оформляется на должностном бланке, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: прошу…, направляю…, считаю необходимым… 
 
Форма обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев предпочтительней формы первого лица единственного числа, поскольку письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то, что подписывается одним 
 
лицом – руководителем. Тем не менее существуют разновидности писем и ситуаций, в которых может быть использована форма обращения от первого лица единственного числа, например, в письмах - приглашениях, рекомендательных письмах. 
 
Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату: 

• Уважаемый господин председатель!
• Уважаемый господин Дмитриев!
• Уважаемый Павел Николаевич!
• Уважаемые господа!

 
В этом случае в конце письма, под текстом, используется заключительная формула вежливости . «С уважением» после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица. 
 
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть одно предметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать только один вопрос или несколько вопросов, но тесно взаимосвязанных. 
 
Объем письма не должен превышать двух страниц машинописного текста; в исключительных, случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. 
 
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту: 
 
О нарушении договорных, обязательств 
 
Об оказании научно – технической помощи. Заголовок к письму может не оставляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок к тексту обязателен. 
 
Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ. 
 
Письмо может быть адресовано одному или нескольким адресатам, не более чем четырем. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.  
 
При рассылке писем типового содержания большему количеству адресатов оформляется. Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом письме. В этом случае адресат указывается обобщенно. 
 
Письма визируются составителем, руководителем подразделения - автора, при необходимости дополнительно - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных, структурных подразделений, если им предоставлено это право, 
 
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней часта листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа. 
 
Вносить какие - либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2.Функции  служебной переписки 

Функции служебных писем:  
 
– информационная – в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления, с целью донести их до адресата; 
– организационная обеспечивает воздействие на людей для организации и координации их деятельности; 
 – коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации; 
 – юридическая – используется в качестве свидетельства, доказательства при возникновении спорных вопросов между сторонами; 
 – воспитательная – требует высокого уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя. 
 
Прежде чем приступить к изучению особенностей подготовки служебных писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации служебных писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что они отличаются друг от друга: 
1) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные); 
2) по срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;  
3) по объему — короткие, средние и длинные; 
4) по виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями); 5) по стилю изложения — официальные и частные; 6) по комплектности — с приложениями и без приложений; 7) по композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов); 
8) по способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов; 
9) по информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма. Однако главным классификационным критерием по - прежнему остается их функциональное назначение. Приведем краткую характеристику наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.  
 
Письмо – просьба — излагает какую – либо просьбу, предельно кратко, четко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за проделанную работу. 
 
Письмо - сообщение  — предназначено для целенаправленной передачи адресату какой – либо конкретной информации, как правило предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя).   На практике письмо – сообщение чаще является инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос.  
 
Письмо - запрос –  предназначено   для запрашивания необходимой информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или 
отправителем запроса, или нормативно - правовым документом. 
 
Сопроводительное письмо  — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам (материалам) – названия, количества страниц и т. п. Сопроводительное письмо способствует контролю за движением документов (материалов).  
Письмо - подтверждение  служит для подтверждения какого - либо факта — например, получения организацией письма или материальных носителей, высланных ранее адресату. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание   документов и перечень материальных носителей.  
 
Письмо – предложение (оферта)  — пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется одним лицом (оферентом) в адрес другого лица (акцептанта), выражающее желание заключить с ним договор или сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства.  
 
Первая характеризуется исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, наименований продукции или услуг, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, сообщает о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания и развития которого, требуется предварительное согласие получателя такого письма. 
 
Письмо - рекламация  — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. 
 
Рекламации предъявляются в отношении качества товара, выполненных услуг и других условий заключенного договора.  Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о непригодности продукции). Рекламация предполагает письмо - ответ на рекламацию. 
Письмо - извещение  —  письмо, в котором что - либо сообщается или утверждается. Обычно данный вид писем является ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем» , «Извещаем Вас».   
Информационное письмо  — это разновидность письма - извещения, своевременно информирующее заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте, с целью информирования адресата и предоставления в его распоряжение конкретной информации по каким-либо вопросам  
Гарантийное письмо  —  письмо,  направляемое с целью предоставления   письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, каким - либо образом затрагивающих деловые интересы адресата. Гарантироваться могут сроки выполнения заказа, качество работ, оплата товара, услуг и т.д.  
 
Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п. — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую"  
Письмо – напоминание  — письмо, направляемое в тех случаях, когда не удается с помощью личного контакта или телефонных переговоров достичь необходимого результата. В письме говорится не только напоминание о выполнении взятых ранее обязательств, но и о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.  
Рекламное   письмо  представляет в выгодном свете какие - либо товары, услуги, организацию (производителя или распространителя продукции), с целью вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Чаще всего обращено не к конкретному предприятию (должностному лицу), а к публике, широкой общественности. Стоит отметить, что данный вид письма не рассылаются по одному, поскольку призван проинформировать, возможно, большее количество людей. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок. 
Циркулярное письмо высылается вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям конкретные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов и задач, которые носят распорядительный характер.  
Информационно - разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие - то данные, факты. 
 
Запрещения - письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос. Разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос. Сопроводительные - письма, сопровождающие другие документы, сами по себе они беспредметны. Гарантийные письма - содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита. Рекламные письма - содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах. Коммерческие письма - предшествуют заключению и выполнению контрактов и пр.