Служебная переписка в управленческой деятельности

 

 

 

 

                                   

 

 

                          1.3.Работа с письмами в организации

 Письма относятся  к входящим и исходящим документопотокам: - телеграммы; - телефонограммы; - письма  вышестоящих органов, директивные  письма; - документы подведомственных  организаций, присылающих отчетно – учетную документацию и другие сведения; - письма прочих организаций, обменивающихся действий; - письма, жалобы и предложения граждан.

 Входящие письма-это письма которые поступают в организацию.

  К числу исходящих (отправляемых) документов относятся,ответные письма и инициативные письма, требующие ответ адресата. Прохождение исходящих документов включает в себя: - составление проекта документа; - его изготовление; - согласование (визирование); - подписание; - утверждение (если необходимо); - регистрацию; - экспедиционную обработку; - сортировку по способам отправки; - отправка; Письмо должно быть оформлено в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ. 6.30-2003). На подпись или утверждение письмо должно быть предоставлено руководителю вместе с материалами, на основании которых оно готовилось. Исходящие документы регистрируются только после подписи руководителя. Прежде чем отправить письма проверяется правильность оформления: - наличие подписи; - наличие печати (если она необходима); - наличие даты и регистрационного номера; - правильность адресации; - наличие всех страниц и всех указанных приложений.  
 
Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт.                                                                                     

 Письма, поступающие  в организацию на бумажных  носителях, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и  доставляются исполнителям. Прием  и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильностью доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылают по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в журнале регистрации. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа предоставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер. Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляют руководству или подразделение. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделением или должностным лицам. Рассмотрение руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в журнал регистрации вноситься содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющих в организации, с учетом имеющих в организации технических и программных средств.

                                                          

Глава 2 
 
Организация служебной переписки ВРО ООО И «Новые возможности» 
 
2.1. Характеристика ВРО ООО И «Новые возможности», направление деятельности 
Волгоградское региональное отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности» г. Волгоград, ул. Полоненко, 18. КВ.8.Председатель регионального отделения  Шакера Ирина Яковлевна. Команда организации: руководитель организации – председатель ВРО ОООИ «Новые возможности»,бухгалтер, секретарь,работник службы ДОУ,юрист, волонтеры, преподаватели кружков,  специалисты соц.обслуживания, специалисты психиатрического здравоохранения.Устав организации.Приложение 1.

Партнеры: Облминсоцзащиты, психиатрические службы, Облминобразования, Агенство культурных инициатив, Департамент по связям с общественностью, Комитет по делам молодежи, ВРМОО «Участие».

Организация является Волгоградским региональным отделением Общероссийской общественной организации инвалидов вследствие психических заболеваний «Новые возможности», которая была создана в 2001г. по инициативе глав.врача Областного психоневрологического диспансера г. Твери с целью защиты прав людей с психическими заболеваниями и помощи по адаптированию их в социуме. С тех пор по настоящее время в России создано более 50 региональных отделений ОООИ «Новые возможности», в которых наработаны эффективные методы улучшения психического состояния и выздоровления пациентов, такие как лечение с помощью занятий по интересам, творческого самовыражения, организация досуга и общения в клубах пациентов, ведение больного межведомственной бригадой в трудоустройстве, учебе, в бытовых трудностях. Созданы реабилитационные общежития, дома «на полпути» в Омске, Первоуральске,  С.-Петербурге, Вологде, Рязани. В большинстве регионов действуют лечебно-трудовые мастерские.

      Весь  этот опыт лег в основу разработки  нового «Порядка оказания медицинской  помощи при психических расстройствах  и расстройствах поведения», отраженный  в Приказе Минздравсоцразвития России от17.05.2012 г. № 566н.

     Волгоградское  отделение ОООИ «Новые возможности»  зарегистрировано 22.01.20013 г. В настоящий  момент  открылся клуб, в котором  стараются организовать ежедневное  общение  подопечных, готовится к  открытию кружок компъютерной грамотности и другие кружки.

     Организация  сотрудничает:

1. Волгоградская православная епархия, которая предоставила  помещение под клуб, организовывает  паломнические поездки и, конечно, оказывает душепопечительную помощь.
2. Департамент по связям с общественностью
3. Институт молодежной политики и социальной работы КДМ 
4. Волгоградский музей изобразительных искусств им. Машкова, специалист которого проводит  кружок Изо.
5. Волгоградская областная общественная организация   «Центр гармоничного развития человека», которая делится  волонтёрами, опытом работы, предоставляет  помещение для танцев и физкультурных занятий и кружка рукоделия.
6. Волгоградская региональная молодёжная общественная организация «Участие».

      Организация  старается решать любые проблемы, мешающие людям на пути к  полноценной достойной жизни.

Таким образом создана благоприятная среда для развития и адаптации инвалидов в общество. В клубе люди с ментальными особенностями  чувствуют себя нужными, ценными. Они  получают помощь в становлении себя как самодостаточной личности, совершают постепенный личностный рост и развитие своих внутренних ресурсов.  Клуб стал переходной ступенькой для самостоятельного, включенного в общество существования инвалидов.

    Таким  образом психосоциальный уровень инвалидов повысится, они реже  попадают в больницы, многие  работают  и учатся и перестают быть материальной обузой для государства.

   Так же  снимется непосильное бремя с  родственников инвалидов, которые  в настоящий момент пока вынуждены  выполнять все функции, обозначенные  в программе клуба, и по причине  невозможности всего этого выполнить, не достигают результата выздоровления, и, видя, как продолжает погибать  их родственник, надрывают своё  психическое здоровье и инвалидизируются сами психически и соматически. В результате работы Клуба родственники  улучшают и восстонавливают своё собственное здоровье. Таким образом Клуб вносит свой вклад в улучшение здоровья нации.

   Так же  участие в клубе здоровой молодежи  дает  им опыт обращения с  инвалидами, воспитывают гуманистические  черты их характера, вносит вклад  в патриотическое молодежное  движение.Общество таким образом становится ещё добрее.

Участие в работе клуба специалистов социальной защиты населения позволяет получать  опыт работы с данной категорией инвалидов, который в настоящий момент отсутствует в Волгоградской области, что позволяет затем шире внедрять его на территории Волгоградской области.

   Сотрудничество  клуба с психиатрическими учреждениями  это начало развития нового  для Волгоградской области реабилитационного  направления в психиатрическом здравоохранении. Финансирование этого проекта спонсорами помогает достигать всех этих результатов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. СЛУЖБА  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ) 
 
В учреждение службы ДОУ в структурном подразделении работу с документами выполняет делопроизводитель. Весь процесс управления, построен на работе с документами. Поэтому документационное обеспечение управления в учреждение как важнейшая функция управления, которая имеет свои задачи и функции. К основным задачам службы ДОУ относится: • совершенствование форм и методов работы с документами; • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; • сокращение документооборота; • унификация форм документов; • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; • внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. В составе функций службы ДОУ входят разные виды работ: • осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; • ведение информационно-справочной работы по документам организации; • машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); • копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; • разработка и проектирование бланков документов; • подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: • подготовка к докладу руководству поступающих документов; • организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; • регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; • организация хранения документов в структурных подразделениях; • организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; • повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; • организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; • организация делопроизводства по обращениям граждан; • разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); • контроль за сроками исполнения документов; • осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; • организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; • обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; • обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: • разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; • проведение экспертизы научной и практической ценности документов; • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления учреждением на основе единой технической политики и применения современных технических средств по работе с документами.

 

2.3. Организация  служебной переписки ВРО ООО  И «Новые возможности» 

 Организация  Волгоградское региональное отделение  Общероссийской общественной организации  инвалидов «Новые возможности»  принимает и отправляет различные  по   содержанию документы –  служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др. 
 
Самым распространенным в организации Волгоградское региональное отделение Общероссийской общественной организации инвалидов «Новые возможности» является письмо, и все большую силу набирает электронное письмо. Чаще всего в электронной форме из Организации отправлялось письмо просьба.Приложение 2. Письма оформляются на бланке письма,в котором представлены следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа.

 

Подписывает письма директор организации Шакера Ирина Яковлевна.

 

 Любое письмо  при поступлении в Организацию  делится на входящие и исходящие.Данная организация помогая инвалидам,в большем случае,отправляет письма  в другие организации. 
 
( Входящие) регистрируется в журнале регистрации исходящей документации.  
 
При поступлении или отправлении письма регистрируют,присваивая входящий или исходящий номер,дату( регистрации). Письма в журналах нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.Приложение 3. 
 
Для удобства оформления делят на разные виды.  
 
Письма делят на простые и сложные. К простым относят сопроводительное письмо, гарантийное, напоминание – в них, как правило 2 – 3 фразы в стандартной формулировке. К сложным письмам относят коммерческое письмо, рекламация. Письма оформляют на бланке Организации, который обязательно должен включать полное наименование и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать ответ, письма составляют в двух экземплярах, один из которых остается в Организации и подшивается в папку с исходящей документацией.

 

                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. 
 
Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации на базе которой принимаются решения. Особую роль играет служебная переписка. В письмах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. От того, насколько грамотно составлено письмо, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации – своевременность принятий решений. 
 
При выполнении работы цели,задачи были достигнуты, был проведен анализ организации служебной переписки в ВРО ООО И «Новые возможности», изучена структура аппарата и службы документационного обеспечения ВРО ООО И «Новые возможности».

 

 

 

                                          Список литературы 
 
1. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с. 
 
2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 
 
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - Пункт 3.20. 
 
4. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974. 
 
5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин. А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с. 
 
6. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). - М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995. 

 

 

                                                Приложение 1

                                       ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

  Организационно-правовая форма.

1.1. Общероссийская общественная  организация инвалидов “Новые  возможности”, именуемая в дальнейшем “Организация”, является  основанным на членстве  общероссийским общественным объединением инвалидов вследствие психических расстройств и лиц, являющихся законными представителями инвалидов, созданным для достижения общих целей и защиты общих интересов. Инвалиды и их законные представители составляют более 80% членов Организации.