Соціокультурний досвід референта. Проблема трансляції

 

 

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА МЕТАЛУРГІЙНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

 

 

Індивідуальне завдання

з дисципліни

«ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА РЕФЕРЕНТСЬКОЇ ТА ОФІСНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ»

на тему :

«Соціокультурний досвід референта. Проблема трансляції»

 

 

 

Виконала:

студентка групи ДІ-09

Ганісевська Світлана

 

 

Дніпропетровськ 2013

 

Референт (від лат. referens – повідомляє) – посадова особа, що готує доповіді керівникові, консультує з певних питань, що дає рекомендації.

Соціокультурний досвід референта обумовлений соціальними  та культурними причинами. Він складається з його освіти, компетенцій, зокрема соціокультурної, професійної діяльності, загальних навичок дії та взаємодії у суспільстві. Цей досвід якби мовити базіс спеціалізованого фаху, у якому виступає референт.

Компетенції – це якості і види поведінки, які люди схильні виявляти, прагнучи до досягнення робочих цілей.

Проблема  компетентності працівника набувала в  останні роки все більшу актуальність у зв'язку з тим, що постійно трансформується  соціальний досвід, реконструюється  сфера соціальних послуг, розвиваюється технологія соціальної роботи, зростає рівень вимог соціуму до фахівців. Власне компетентність у вирішенні соціальних проблем становить основу професійного здійснення соціальної роботи.

Як бачимо, вже перелічені фактори й критерії не дають підстав назвати професію референта легкою.

Важливу роль у роботі референта відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій референта:

1. Знання, необхідні для ефективної участі  в інформаційно-документаційному забезпеченні фірми і безпосередньо її керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс).

2. Знання, пов'язані з основними напрямами  діяльності фірми, її внутрішньою  структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми  і її співробітників.

3. Знання, що вимагаються для комунікативного  забезпечення роботи фірми і  її адміністрації; вони необхідні референту при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванні і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

У сформованій  практиці оцінки праці референтів прийнято виділяти такі ділові якості:

Професійна майстерність. Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок, передбачених кваліфікаційною характеристикою: уміння стенографувати, друкувати на ПК, знання основ роботи з документами, правил орфографії й пунктуації і т.ін.

Ініціативність. Референт повинен виявляти самостійність і ініціативу в рішенні питань своєї компетенції, не чекати спеціальних вказівок керівника. Однак, приймаючи те чи інше рішення, референт повинен бути упевненим, що воно піде на користь справі, не буде передчасним чи помилковим.

Уміння  організувати своє робоче місце і  роботу в офісі, раціонально спланувати розподіл обов'язків за часом, забезпечити  своєчасне виконання щоденних операцій.

Відповідальність. Референт, повинен бути повсякчас готовим прийняти на себе відповідальність за завдання, поставлені керівником, особливо в межах своєї компетенції. Ця якість виробляється, як правило, із досвідом роботи. Керівник, повинен бути впевненим у тім, що його секретар може працювати самостійно і здатний грамотно вирішувати такі питання, як оформлення й складання документів, розшифровка стенограм, повідомлення учасників про наради тощо.

Пунктуальність. Уміння не тільки правильно спланувати захід, а й забезпечити його виконання у встановлений час. Неприпустимі запізнення секретаря як на роботу, так і на ділові зустрічі, наради, засідання. Пунктуальність повинна виявлятися й у своєчасності підготовки документів, доповіді про них керівнику.

Поінформованість. Секретар-референт повинен добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, в якому працює його керівник і організація в цілому, знати положення справ і стан рішення питань у галузі, останні досягнення й проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі й організації в цілому.

Дипломатичність, уміння зберігати  службову таємницю. При вирішенні різних питань (підготовці документів, бесіді з відвідувачами і по телефону тощо) використовувати тільки фактичну, строго перевірену інформацію. Неприпустимо розголошувати інформацію, що має секретний характер, а також інформацію, що є правдивою, але розголошення якої може завдати шкоди організації чи окремим співробітникам. Секретар повинен бути тактовним, ввічливим і доброзичливим зі співрозмовниками незалежно від особистих стосунків з ними. Насамперед потрібно думати про справу і намагатися зробити її максимально добре в межах можливого. Потрібно правильно зберігати документи, не допускаючи вільного доступу до них інших співробітників.

Гарна пам'ять. Ця якість забезпечується не тільки за рахунок розвитку своїх здібностей, запам'ятовування інформації, а й за рахунок раціонального використання можливостей сучасної оргтехніки і довідково-інформаційного апарату. У сучасній науці є цілий ряд рекомендацій з розвитку зорової й слухової пам'яті. Добре відомі такі прийоми, як підкреслення основних слів тексту, виділення головної думки й опорних моментів тексту, запам'ятовування їх шляхом кількаразового повторення. Допомагають секретарю в розвитку пам'яті й різні картотеки, довідники і т.ін.

Відданість роботі. Любов до обраної професії, розуміння їі важливості, прагнення до постійного вдосконалювання професійної майстерності - необхідна умова того, щоб стати не просто кваліфікованим виконавцем, а сучасним секретарем, першим помічником керівника.

Для того, щоб виробити й розвинути названі  ділові якості, секретарю потрібно мати цілий ряд особистих якостей. Більшість із цих якостей закладається в людині вихованням у родині, школі. В залежності від отриманого виховання  ступінь їхнього розвитку в різних людей різна, багато чого тут залежить від індивідуальних нахилів, звичок, типу нервової системи. Які ж особисті якості важливо мати секретарю керівника? Серед науковців щодо цього питання  існує багато різних думок, оскільки важливим фактором є ще таке поняття, як «сумісність», тобто можливість успішної спільної роботи двох особистостей - секретаря й керівника. Отже, виділимо найбільш істотні особисті якості, які необхідні секретарю:

Інтелігентність. Ця якість має на увазі здатність і уміння секретаря тактовно, чемно вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримуватись сприйнятих у нашому суспільстві норми поведінки й спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.

Працьовитість. Виробляється в людини з дитячих років. Однак це не означає, що якщо ця якість не сформована в дитинстві, то її неможливо виробити в собі, будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрібну для справи роботу з гарною якістю, не звертаючи увагу на власне небажання, нелегко, але цілком під силу кожному, якщо поставити перед собою таку мету. Виховання працьовитості - необхідна якість кожної людини незалежно від того, яку посаду він займає, на якій ділянці працює.

Сумлінність. Секретар, повинен обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для вирішення тих чи інших завдань.

Якщо  обіцяв виконати що-небудь, необхідно  дотримати слова. Навіть якщо результат  буде небажаний, у секретаря повинна  бути впевненість, що він зробив усе  від нього залежне. Не слід перекладати  на інших співробітників свої обов'язки для того, щоб уникнути відповідальності, перекладати провину на іншу людину за невиконану чи погано виконану роботу.

Чуйність і уміння адаптуватися. Специфіка праці секретаря вимагає від нього готовності допомагати іншим людям у будь-який час, і особливо в напружених ситуаціях. Потрібно вміти швидко переключаться з одного виду діяльності на інший, правильно розраховувати час, особливо в період великих навантажень.

Скромність. Ця особиста якість входить у загальне поняття інтелігентності, культури людської особистості. За родом своєї діяльності секретар має у своєму розпорядженні значний обсяг інформації, має досить великі повноваження, тому що є першим помічником керівника і може у визначених ситуаціях діяти від його імені. Недостатня скромність може привести до зловживань із його боку, нетактовного поводження, чванства.

Акуратність. Усяка недбалість у роботі з документами, в одязі, в організації робочого місця створює дуже неприємне враження про самого секретаря навіть у тому випадку, якщо він має інші позитивні особисті якості. Варто пам'ятати, що «секретар-обличчя фірми», а обличчям самого секретаря є якість виконуваної ним роботи, культура робочого місця і зовнішнього вигляду.

Доброзичливість. У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками секретар завжди повинен бути готовий прийти на допомогу, посприяти, піти в разі потреби на деяку особисту незручність заради загальної справи. Будь-яка людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути впевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмові потрібно вживати слова у ввічливій формі, не допускати фамільярності, звертання на «ти». Якщо секретар знає, чи припускає, що інформація, яку він збирається оголосити, є для співрозмовника негативною, то він повинен намагатися викласти її якомога тактовніше, делікатніше.

Серед інших  особистих якостей, що потрібні сучасному  секретарю, можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть подій чи явищ, товариський характер і контактність, розумна обережність  у прийнятті рішень, артистизм - якості, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному  рівні прийом відвідувачів, почуття гумору, здатність до самостійного навчання, розширення кругозору.

Крім  того, щоб відповідати сучасним вимогам, референт повинен володіти наступними якостями:

• мати професійний імідж;

• добре  володіти мовою й письмом;

• володіти гарною пам'яттю;

• добре  орієнтуватися у часі;

• тримати  в порядку документацію, швидко знаходити  необхідні папери;

• уміти  красиво оформляти звіти, вести  ділове листування керівника;

• швидко освоювати розробки новітніх комп'ютерних  програм для офісу;

• бути енергійним, проявляти ініціативу;

• швидко знаходити взаєморозуміння з  колегами й клієнтами;

• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутність  шефа;

• контролювати фінанси офісу;

• бути обачним у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Усі названі якості являються складовою соціокультурного досвіду, необхідні референту, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи за обраною професією.

Трансляційна  мережа здобування досвіду соціокультури розкриває можливості суспільства у вирішенні його проблем. Проблемне поле занадто велике для референтської діяльності, тому його можливості дані як спеціалізація на формулюванні межових знаків на цьому полі, знаків компетенції спеціалісту.

Трансляція  до референта майже широка завдяки  можливостям його особистості, але  організація також може її розширити.

Трансляція  від референта несе спеціалізований характер і обмежена діями та правилами замовника, бо хазяїн інформації не є референтом.

Трансляції соціальних відносин на мікрорівні – це повторення пануючих ринкових та загальнокультурних у межах компетенцій відносин у суспільстві. Розширення групи сприяє роботі референта, звуження – псує ефективність.

Діада у спілкуванні – початкова модель, але не треба поширювати цю модель на всі інші відносини. Небезпечна ілюзія, що всі відносини референту діадічні. Це зовсім не так. Тобто поява іншої ніж друга сторони виявляє потенціал конфліктної взаємодії. Третя і інші недіадічні сторони невдоволені тім, як йдуть відновлення комунікацій у діаді, що потребує переструктурування усіх відносин. Тому хибно все зводити до взаємодії двох сторін.

Вертикальна та горизонтальна трансляція досвіду  поєднують глибину та поверхню, стійкість  та гнучкість взаємин у установі, де проходить референтна діяльність.

Трансляція  досвіду у групі поширює стандарти  групи, але й досвід референту. Стандарти  референції підвищуються з зростанням вимог до ефективності, але не безмежно, а тільки на щабель середнього рівня. Так референція окремих осіб завжди випереджає референцію прийняту у групі.

Психологічні  особливості референції в суспільстві  залежать від того в якому суспільстві  вона діє. Прийнято рахувати відкритий  чи закритий тип комунікації. У закритому  режимі накопичується багато, а відпрацюють  тільки частину. У відкритому типі взаємодії  накопичують менше, але більше переходе у інші установи, інформація не затримує відносини.