Сопроводительное письмо, его реквизиты

 

2

 

План…………………………………………………………………………….	2
Введение……………………………………………………………………….	3
Сопроводительное письмо – предназначение……………………………....	4
Составление и оформление сопроводительного письма……………….....	5
Примеры составленного сопроводительного  письма………………………	7
Список использованной литературы……………………………………......	11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основой любого учета, который ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность  труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные  с функционированием аппарата управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

Сопроводительное письмо – предназначение

Часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. называется сопроводительным письмом – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. 

Обычно текст сопроводительного  письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

Например:

Направляем Вам на рецензию отчет  о проделанной работе. Отзыв просим представить до 12.07.2005.

Во всех остальных случаях, когда  сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не составляется.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

Составление и оформление сопроводительного письма

Постоянные реквизиты  бланка письма:

• эмблема;
• наименование организации;
• справочные данные;
• код ОКПО;

переменные реквизиты  бланка письма:

• дата;
• регистрационный номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа^{(См. прим. 1)};
• адресат;
• заголовок;
• текст;
• отметка о наличии приложения^{(См. прим. 2)};
• подпись;
• отметка об исполнителе^{(См. прим. 3)}.

Заголовок сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

• О материалах конференции

или

• Об отзыве на статью

Текст письма начинается с  устойчивых языковых формул:

• Направляем Вам...,
• Возвращаем Вам...,
• Высылаем Вам....

Допускается начинать текст  письма фразами типа:

• В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
• В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...

Прим. 1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

Прим. 2 Заполняется обязательно.

Прим. 3 Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.

6

Далее обязательно следует  назвать прилагаемые документы.

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины  отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые  документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах.

 Например:

• Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

8

Пример сопроводительного  письма:

 

Реквизиты бланка для писем

 

     

11.10.2010   № 03-04/5456                  

На № _____ от __________

 

 

Уважаемый Игорь Юрьевич!

 

В соответствии с распоряжением  Федеральной антимонопольной службы от 19 октября 2009 г. № 75-Р направляем Вам акты с комплектами документов по предприятиям:

1. Востряковский мясоперерабатывающий комбинат;

2. Фабрика детской игрушки №  3.

 

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

 

 

 

Директор  личная подпись          Т.Д.Сайкин

 

 

 

 

 

Орлова  О.В.

(495) 923-67-77

 

 

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

11

Список использованной литературы

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2000.

2. Кудрев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1998.

3. Румынина Л. А. Делопроизводство. – М.: Мастерство, 2002.

4. Составление и оформление служебных документов / Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел- Синтез», 1999.

5. Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: Издательство «Приор», 2002.

6. Чуковенко А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Дело, 2009.