Составление номенклатуры дел

Порядок индексирования подразделений должен быть изложен в основном нормативном документе по документационному обеспечению управленческой деятельности – инструкции или стандарте предприятия по ведению делопроизводства в организации. Однородным (типовым) делам, имеющим в большинстве структурных подразделений (копии приказов руководителя организации, планы и отчеты о работе отделов, положения об отделах, должностные инструкции, распоряжения начальников подразделений, документы с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», номенклатуры дел структурных подразделений и описи дел, передаваемых в архив и т.п.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях, дело с копиями приказов руководителя организации, будет учтено под одним номером -05. такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.. Экспертизе ценности документов (в частности, при отборе документов с временными сроками хранения к уничтожению) и т.п.

 

2.2. Графа вторая  – «Заголовок дела (тома, части)»

В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы  деятельности организации. Этот порядок  имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка.

Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел  оказались незавершенные делопроизводством  дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника.

В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы  и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов.

Заголовки дел (в том  числе картотек и журналов), не завершенных  в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее».

Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела.

Пример: «Приказы руководителя организации по основной деятельности»;

      «Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями».

Не допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т.п.

Элементы заголовка  располагают в следующей последовательности:

- название вида документа  (приказ, протокол, план и т.п.);

- название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека  и т.п.);

- название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица);

название организации, которой будет адресован или  от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание  документов дела;

название местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период) документов  дела («План проведения научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работ института на 2010 год»).

Если разные документы  по какому-либо одному вопросу связаны  между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы».

Термин «Документы»  применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой  процессом решения одного или  нескольких взаимосвязанных вопросов.

Личные дела вносят в  номенклатуру под общим заголовком.

Пример:  «Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2010 году».

В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной  разновидности, название последней  указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.).

Пример: «Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок.

При необходимости в  заголовок дела в конце года можно  вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов.

Пример:  «Переписка с АО «Двигатель» о поставке продукции»;

                 «Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде».

В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают  период (месяц, квартал, год), на (за) который  составлен данный документ.

Пример: «Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за 1 квартал 2010 года».

Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствие с утвержденной структурой организации.

Названия разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п.

Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного  обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, так как в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.).

В пределах подразделений  заголовки располагают в соответствии степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д.

В организациях с небольшим  объемом документооборота или имеющих  структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием  управленческих функций и направлениями деятельности.

Сроки хранения в типовом  и ведомственном перечнях могут  быть разными на одни и те же документы¹. В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола)

 

2.3. Графа третья  – «Количество дел (томов, частей)»

Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

 

Наименование должности  руководителя Расшифровка службы делопроизводства организации Подпись подписи

Дата Рис. 3. Итоговая запись к номенклатуре.

Периодически эти сведения вносят в "Паспорт архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию  на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных архивных учреждений России.

Федеральная Архивная Служба Российской Федерации обобщает и  анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для  совершенствования работы по развитию архивного дела в стране.

 

2.4. Графа четвертая  – «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»

В этой графе указывают  срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В настоящее время  основным нормативным пособием при  определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является "Типовой перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения". Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Действующим ныне является также ряд ведомственных перечней, разработанных в 1970-1980 годах большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.

Ведомственные перечни  дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно  использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При  этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

Как показывает практика работы по экспертизе ценности документов, сроки хранения отдельных категорий  документов (в частности, финансовой, первичной отчетно-бухгалтерской  документации) за последнее десятилетие значительно возросли. Об этом свидетельствует ряд совместных решений, принятых государственной архивной службой и государственной налоговой инспекцией России.

При определении сроков хранения подобной документации организациям необходимо руководствоваться распоряжениями вышестоящих органов. В таких случаях в графе 4 следует давать ссылку на соответствующий распорядительный документ, в котором зафиксирован срок хранения документов данной группы.

 

2.5. Графа пятая  – «Примечание»

В графу 5 вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.

В этой графе также  дают ссылки на решения ЭК.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

От того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. – М: ИНФРА-М, 1998. – 575с.

 

2. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.
4. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
5. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.
8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
9. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
10. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах. – М., 1994.
12. Ресурсы интернет.