Современное деловое письмо. Документирование оценки деятельности персонала

Абзацное членение текста нередко  сочетается с цифровыми (буквенными) обозначениями последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость  отдельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов.

Заключительные фразы не менее  значимы, чем начальные. Завершение письма связанно с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и т.д.). Именно поэтому последние фразы  должны выражать надежду, уверенность, признательность.

Начальные и заключительные фразы  этикетного характера (этикетная рамка) обрамляют текст, устанавливая контакт  с адресатом и регулируя отношения  корреспондентов.

Важную роль в оформлении письма будет играть выбранная бумага. Стоит уделить внимание тому, какой тип бумаги больше всего соответствует целям и стилю письма. Обычные деловые письма отпечатываются на простой белой бумаге нормальной плотности и только и на лицевой стороне листа. Целый лист используют даже для одной фразы. 

Письма-приглашения и поздравления печатаются на плотной или тисненой бумаге. Рекламные письма могут быть напечатаны на цветной бумаге или  бумаге со специальным покрытием.

Этикет обязывает отвечать на деловое  письмо не более чем через 10 дней после его получения.

При написании делового письма необходимо:

1. Чётко обозначить цель своего  письма.

2. Собрать информацию о получателях данного письма.

3. Продумать и записать основные  идеи письма.

4. Собрать необходимый фактический материал.

5. Перепроверить все основные факты.

6. Разделить содержание письма  на вступление, основную часть  и заключение.

7. Написать черновик письма.

8. Убедиться, что каждая тема  была освещена в отдельном  абзаце.

9. Проверить связность предложений  в каждом абзаце.

10. Выполнить редакторскую правку письма.

11. Подготовить окончательный вариант  письма.

Cocтaвлeниe тeкcтa дeлoвoгo пиcьмa —  вceгдa aкт peчeвoгo твopчecтвa, кaким бы  пиcьмo ни былo—peглaмeнтиpoвaнным или  нepeглaмeнти-poвaнным. Этo тpyд, пpeдпoлaгaющий  дocтaтoчнo выcoкий ypoвeнь языкoвoй кoмпeтeнтнocти.

Heльзя нayчитьcя пиcaть дeлoвыe пиcьмa пpaвильнo и yбeдитeльнo, нe пpaктикyяcь  и нe oбyчaяcь этoмy нeлeгкoмy иcкyccтвy, не зная ocoбeннocтeй oфициaльнo-дeлoвoгo и пyблициcтичecкoгo cтилeй peчи.

Ceгoдня yвeличивaeтcя чиcлo жaнpoвыx paзнoвиднocтeй дeлoвoй кoppecпoндeнции и пoвoдoв для cocтaвлeния и oтпpaвлeния дeлoвыx пиceм.

Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста  ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки,  чeм, cкaжeм, дecять лeт нaзaд, в  эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыcлить и фopмyлиpoвaть cвoи мыcли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вcё бoльшe.

 

 

2. Документирование  оценки деятельности персонала.

Оценка деятельности персонала представляет собой одну из важнейших функций управления трудом. Многообразие и широта спектра профессий, а также различие квалификационных уровней составляют огромную систему областей человеческой деятельности. И каждое составное звено этой огромной системы, каждый вид деятельности, каждая профессия и специальность требуют соответствия личных данных работника конкретным функциям самого трудового процесса, его специфике и особенностям. Этим и обусловливается значимость оценки работника на разных стадиях его участия в труде.

Оценка  результатов труда разных категорий  работников (руководителей, специалистов, других служащих, рабочих) различается  своими задачами, значимостью, показателями или характеристиками, сложностью выявления результатов.

Достаточно  просто эта задача решается для категории рабочих, особенно рабочих-сдельщиков, так как количественные и качественные результаты их труда выражаются в количестве произведенной продукции и их качестве. Путем сравнения с запланированным заданием и оценивается результат их труда.

Оценка результатов труда руководителей и специалистов значительно сложнее, поскольку она характеризует их способность оказывать непосредственное влияние на деятельность какого-либо производственного или управленческого звена. В самом общем виде результат труда работника аппарата управления характеризуется уровнем, или степенью достижения цели управления при наименьших затратах. При этом важное практическое значение имеет правильное определение количественных или качественных показателей, отражающих конечные цели организации или подразделения.

Показатели, по которым оцениваются работники, разнообразны. К ним относятся  качество выполняемой работы, ее количество, ценностная оценка результатов. Для оценки результативности труда требуется довольно большое количество показателей, которые охватывали бы и объем работы (например количество визитов, наносимых агентом по продаже), и ее результаты (например, сумма выручки).

Результат труда специалистов определяется исходя из объема, полноты, качества, своевременности  выполнения закрепленных за ними должностных обязанностей. При выборе показателей, характеризующих ключевые, основные результаты труда руководителей и специалистов, следует, учитывать, что они оказывают непосредственное и решающее влияние на результат всей деятельности организации; занимают значительную часть рабочего времени персонала; их сравнительно немного (4-6); составляют по крайней мере 80 процентов всех результатов; приводят к достижению целей организации или подразделения.

В таблице 1 приведен примерный перечень количественных показателей оценки результатов труда по некоторым должностям руководителей и специалистов.

Таблица 1

Перечень показателей  оценки результатов труда

Должности	Перечень показателей  оценки результатов труда
Руководитель организации	Прибыль. Темп роста прибыли Оборот капитала Доля предприятия на рынке
Линейные руководители	Выполнение плановых заданий по объему и номенклатуре Динамика объема производства Динамика производительности труда Снижение издержек производства Количество рекламаций и их динамика Удельный вес бракованных  изделий и их динамика Величина простоев Потери от простоев Коэффициент текучести  кадров
Начальник финансового отдела	Прибыль Оборачиваемость  оборотных средств Уровень сверхнормативных запасов оборотных средств
Руководитель службы управления персоналом	Производительность труда  и ее динамика Снижение нормативной  трудоемкости производимой продукции Удельный вес технически обоснованных норм Уровень заработной платы  на единицу продукции и его динамика Коэффициент текучести кадров Количество вакантных  мест Количество претендентов на одно вакантное место Показатели по обучению и повышению квалификации персонала Затраты на персонал в  издержках производства
Менеджер по персоналу	Количество вакантных  мест в организации Количество претендентов на одно вакантное место Коэффициент текучести  по категориям персонала и подразделениям

 

Оценка является органической частью всей кадровой работы, помогает достичь  тех целей в области развития персонала, которые отвечают стратегии  предприятия на перспективу. Она сопровождает все этапы жизненного и профессионального пути любого человека, входит в явном или неявном виде в его повседневную трудовую деятельность. При этом содержание и методы оценки могут быть существенно различными в зависимости от того, какие конкретные задачи решаются с ее помощью.

2.1. Аттестация

Основным методом оценки деятельности работников является аттестация. Аттестация – определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы.

Виды аттестации.

1. Итоговая аттестация - полная характеристика деятельности работника за период 3-5 лет, перед конкурсным переизбранием, чаще проводится комиссией для снижения субъективизма.
2. Промежуточная аттестация – проводится раз в полгода/год непосредственным руководителем с учётом результатов предыдущей для корректировки уровня оплаты труда, перевода на другой тарифный разряд.
3. Специальная оценка в связи с особыми обстоятельствами - после испытательного срока, продвижение по службе. Для неё могут быть использованы специальные оценочные центры.

Самооценка - письменные ответы аттестуемых на вопросы специальных анкет. Опрашиваемые сами дают характеристику выполнения своих служебных обязанностей, достигнутым результатам. Это позволяет узнать, какие требования они к себе предъявляют и как собираются улучшать свою деятельность. Результаты самооценки обязательно обсуждаются с коллегами и руководителем, поскольку самооценка весьма субъективна. Принято выделять две функции аттестации: структурирующую и мотивирующую. Каждая из указанных функций может быть подразделена на ряд подфункций.

Структурирующие функции аттестации:

• Оценка качества и количества работы, выполняемой сотрудником. Поскольку аттестация должна опираться на единые критерии, она позволяет сотруднику сравнивать свои успехи и недочеты с результатами других коллег;
• Изменение содержания выполняемых функций. Если аттестация основывается на предварительном анализе нескольких зон ответственности, она позволяет устранить их пересечения и «заполнить» зоны, не входившие ранее в фокус внимания сотрудников;
• Доработка должностных инструкций. В систему аттестации должна входить работа по развитию должностных инструкций. Подписав подготовленную должностную инструкцию, сотрудник принимает на себя юридическую ответственность за функции и действия, включенные в нее. После аттестации должностные инструкции становятся полноценным инструментом управления персоналом.
• Обоснованное изменение в оплате труда. В процессе подготовки к аттестации должно производиться уточнение критериев оценки производительности сотрудников. В решении аттестационной комиссии должны найти отражение количественные параметры производительности труда, отвечающие целям работы подразделения и организации в целом.
• Объединение формальной и неформальной структуры организации. Неформальные лидеры, включенные в состав аттестационной комиссии, получают официальный статус и доступ к принятию решений. Тем самым подкрепляется их статус и повышается значимость для сотрудников решений комиссии.

Целями проведения аттестации являются:

• Формирование высококвалифицированного кадрового состава.
• Установление соответствия сотрудников занимаемой должности.
• Определение необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки сотрудников.
• Обеспечение возможности служебного роста сотрудников.
• Эффективное использование каждого сотрудника в соответствии с его специальностью и уровнем квалификации.
• Стимулирование роста профессионализма.

Мотивирующие функции аттестации:

• Повод для откровенного разговора о проблемах организации. Аттестация может рассматриваться как один из способов получения обратной связи от рядовых сотрудников. Они должны получить возможность быть выслушанными, услышанными, а их мнение быть учтенным руководством
• Создание конструктивного конфликта для активизации внутреннего соревнования. В процессе аттестации могут быть учтены такие факторы как признание заслуг сотрудника, его продвижение по службе, делегирование ответственности. Все они могут привести как к повышению удовлетворенности трудом, так и к нацеленности на новые достижения.
• Установление целей развития сотрудник. Если сотруднику станут более понятными перспективы его продвижения в организации, то это может активизировать дополнительный пласт мотивации. Поэтому в ходе аттестации могут быть утверждены план и условия развития каждого аттестуемого.

Нормативная база аттестации персонала

Как правило, для подготовки к аттестации можно воспользоваться нормативной  базой, предложенной Минтруда и Минюста  РФ в Постановлении № 27 от 23 октября 1992 года. Указанное Постановление было подготовлено для аттестации государственных служащих, однако в целом оно дает достаточно полное представление о порядке аттестации в любой организации.

Всю документацию, используемую при  аттестации, можно разделить на следующие группы:

• распорядительные документы (Положение об аттестации, приказы о проведении аттестации);
• методические (инструкции, рекомендации, памятки);
• организационные (списки аттестуемых сотрудников, графики)
• инструменты оценки (отзывы, аттестационные листы).

На этапе подготовки к аттестации важной задачей является разработка Положения об аттестации. Цель данного  документа заключается в регламентации  процедуры аттестации в компании. Документ разрабатывается кадровой службой компании, однако к работе следует привлечь и сотрудников юридического отдела (для учета в процессе разработки Положения всех требований трудового законодательства). Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает генеральный (исполнительный) директор компании. Положение может содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки.

Примерная структура Положения об аттестации

1. Общие положения.