Современное деловое письмо. Документирование оценки деятельности персонала

В разделе определяются основные цели и задачи аттестации. 
Выказываются категории работников, подлежащих аттестации, и категории работников, освобожденных от аттестации. Перечень категорий работников, подлежащих аттестации, оформите в виде приложения к Положению об аттестации.

2. Аттестации не подлежат следующие категории работников:

• лица, проработавшие в занимаемой должности менее одного года;
• беременные женщины;
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам и/или в отпуске по уходу за ребенком.

В данном разделе обозначается периодичность  проведения аттестации. Обратите внимание на то, что сроки проведения аттестации предприятия вправе устанавливать  самостоятельно, так как эти сроки  законодательно не урегулированы.

3. Аттестационная комиссия.

 В разделе определяется порядок образования аттестационной комиссии, а также изменения ее состава. Перечисляются функции председателя аттестационной комиссии и порядок его замещения в случае его временного отсутствия. Прописывается порядок работы аттестационной комиссии.

4. Подготовка к аттестации.

В разделе указывается порядок  назначения сроков аттестации и утверждения  графика ее проведения. Определяется порядок представления в аттестационную комиссию отзыва (характеристики) непосредственного  руководителя на подлежащего аттестации сотрудника. 
5. Проведение аттестации.

В разделе описывается процедура  проведения заседания аттестационной комиссии, порядок принятия решений комиссией. 
6. Решения, принимаемые по результатам аттестации

Раздел определяет порядок обработки и анализа информации, полученной в результате проведения аттестационных мероприятий. 
В разделе описываются возможные решения, принимаемые по результатам аттестации. В результате аттестации сотруднику дается одна из следующих оценок:

• соответствует занимаемой должности;
• соответствует занимаемой должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии по его служебной деятельности;
• не соответствует занимаемой должности (вывод аттестационной комиссии о несоответствии должен быть подтвержден объективными данными).

7. Хранение документов.

В разделе определяется порядок  хранения/архивации аттестационных материалов и документов Материалы  аттестации сохраняются, как минимум, до следующей аттестации.

Положение об аттестации может содержать  различные приложения — формы документов, бланков, необходимых для работы аттестационной комиссии, например, бланк аттестационного листа, форму отзыва о работе аттестуемого сотрудника, проект протокола заседания аттестационной комиссии. 
С положением об аттестации следует ознакомить каждого сотрудника, подлежащего аттестации, под роспись.

Эффективность аттестации в значительной степени зависит от качества документов, необходимых для ее проведения, и от четкой регламентации порядка проведения аттестационных мероприятий.

Аттестация персонала позволяет  планировать все основные управленческие решения, снабжая руководство информацией  для осуществления продвижения, ротации персонала, необходимости  профессионального развития сотрудников, оценки соответствия сотрудников своей должности. Неоспорима важность этапа работы с экспертами, подготовки членов экспертной и аттестационной комиссий. Это должна учитывать при разработке системы аттестации любая компания, если она стремится к максимальной достоверности результатов оценки. Желательно внедрение обязательной периодической аттестации. Это повышает эффективность деятельности сотрудников, рост показателей их деятельности, закрепление и прогрессирование их личностных и профессиональных качеств, стремление соответствовать заданным стандартам.

 

Библиографический список литературы

1. Гайдай К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке. Секретарское дело №2, 2002
2. Кирсанова М. В. , Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства – М. Инфра-М, 2001, 296 с.
3. Колтунова М. В. Деловое письмо – М. Дело, 1999, 112 с.
4. Федюрко С.Ю. Жанр делового письма // Труды молодых ученых ВГУ. Вып.2. - Воронеж, 2001, 258 с.
5. Федюрко С.Ю. Основные требования к языку и стилю делового письма //Материалы XXXVI отчетной научной конференции ВГТА. - Воронеж 1998, 167 с.
6. Базаров Т.Ю. Управление персоналом / Т.Ю. Базаров, Б.Л. Еремина. - М.: Юнити, 2007. 327 с.
7. Балашов Ю.К. Оценка персонала - основа кадровой политики зарубежных фирм / Ю.К. Балашов // Кадры предприятия. - 2003. - № 9, 49 с.
8. Дятлов В.А. Как оценить специалиста? / Дятлов В.А. // Управление персоналом. 2006. - № 9. 125 с .
9. Марр Р. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики / под. ред.Г. Шмидта. - М.: Издат-во МГУ, 2007. 528 с.
10. Кодекс законов о труде Российской Федерации.
11. Федеральный закон от 31.07.95 № 119-ФЗ “Об основах государственной службы Российской Федерации” (ред. от 07.11.2000)
12. "Основные положения о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании", утв. постановлением Минтруда России и Минюста России от 23.10.92 № 2

 

 

 

Приложение 1

Классификация факторов, учитываемых  при проведении оценки результативности труда персонала

Факторы	Содержание факторов
Естественно-биологические	Пол Возраст Состояние здоровья Умственные способности Физические способности Климат Географическая среда Сезонность и другие
Социально-экономические	Состояние экономики Государственные требования, ограничения  и законы в области труда и  заработной платы Квалификация работников Мотивация труда Уровень жизни Уровень социальной защищенности и  другие
Технико-организационные	Характер решаемых задач Сложность труда Состояние организации производства и труда Условия труда Объем и качество получаемой информации Уровень использования научно-технических достижений
Социально - психологические	Отношение к труду Психофизиологические состояние  работника Моральный климат в коллективе и  другие
Рыночные	Развитие многоукладной экономики Развитие предпринимательства Уровень и объем приватизации Конкуренция Самостоятельный выбор системы  оплаты труда Либеризация цен Акционирование организаций Инфляция Банкротство Безработица

 

 

Приложение 2

Основные методы оценки результатов труда управленческих работников

Наименование метода	Краткая характеристика метода
Управление по целям	Основан на оценке достижения работником целей, намеченных совместно руководителем и его подчиненным на конкретный период времени
Метод шкалы графического рейтинга	Основан на проставлении соответствующей  оценки (от 4 до 0) каждой черте характера оцениваемого работника: количество работы, качество работы, инициативность, сотрудничество, надежность и другие. Оценка соответствует рейтингу. Для повышения эффективности шкалы оценок составляются более четко разграниченные описания полноты проявления той или иной черты характера
Вынужденный выбор	Основан на отборе наиболее характерных  для данного работника характеристик (описаний), соответствующих эффективной и неэффективной работе. На основе бальной шкалы рассчитывается индекс эффективности. Используется руководством, коллегами, подчиненными для оценки результативности труда работников
Описательный метод	Оценщик описывает преимущества и  недостатки поведения работника по критериям: количество работы, качество работы, знание работы, личные качества, инициативность и другие с помощью графической шкалы рейтинга, используя заранее составленные стандарты результативности труда
Метод оценки по решающей ситуации	Основан на использовании списка описаний "правильного" и неправильного поведения работника в отдельных ситуациях, так называемых решающих ситуациях. Оценщик ведет журнал, в котором эти описания распределены по рубрикам в зависимости от характера работы. Используется в оценках, выносимых руководством, а не коллегами или подчиненными
Метод шкалы рейтинговых поведенческих установок	Основан на использовании решающих ситуаций (5-6), из которых выводятся характеристики результативности труда (от 6 до 10). Оценщик прочитывает в анкете рейтинга описание какого-либо критерия (например, инженерная компетентность) и ставит пометку в шкале в соответствии с квалификацией оцениваемого. Дорогостоящий и трудоемкий метод, но доступный и понятный работникам
Метод шкалы наблюдения за поведением	Аналогичен предыдущему, но вместо определения поведения работника в решающей ситуации текущего времени оценщик фиксирует на шкале количество случаев, когда работник вел себя тем или иным специфическим образом ранее. Метод трудоемкий и требует материальных затрат

 

 

Приложение 3

 

Индивидуальный план развития

Ф. И.О. _________________
Должность: _____________	Подразделение: _______________
Самооценка применительно к  занимаемой должности: а) Каковы Ваши сильные стороны? б) В чем вам нужно совершенствоваться? План совершенствования: а) Каким образом Вы могли бы улучшить свои результаты в данных областях? б) Какое обучение могло бы Вам  в этом помочь?

 

 

Приложение 4

Форма аттестационного  листа

Вес	Фактор	Оценка	Комментарий
30%	Качество работы Аккуратность и тщательность в  работе. Соответствие стандартам качества
10%	Планирование Способность разрабатывать и реализовывать  планы действий, адаптируя их к изменяющимся условиям
25%	Организация Способность эффективно использовать ресурсы и время для достижения результатов
15%	Руководство/Лидерство Способность мотивировать и руководить людьми, устанавливать стандарты, оценивать работу подчиненных и способствовать ее улучшению
10%	Коммуникация Способность эффективно взаимодействовать  с людьми, ясно выражаясь в устной и письменной форме
10%	Отношение к работе Ответственность, способность работать с большой нагрузкой
Итоговая оценка: П (превосходно) О (отлично) Х (хорошо) НО (ниже ожидаемого) Н (неудовлетворительно) Комментарии:

 

 

Приложение 5

 

Анкета "Ваше отношение  к проведению аттестации и оценки персонала?"

1. Сколько лет Вы работаете в данной организации?

а) менее 5 лет;

б) 5-10 лет;

в) 10-15 лет;

г) более 15 лет.

2. Сколько раз Вы проходили аттестацию?
3. В качестве кого Вы участвовали в аттестации?

а) только аттестуемого;

б) аттестуемого и члена  аттестационной комиссии;

в) аттестуемого и члена  профсоюза.

4. Какая оценка была дана Вашей работе при последней аттестации?

а) отлично;

б) хорошо;

в) удовлетворительно;

г) неудовлетворительно.

5. Готовитесь ли Вы к аттестации заранее?

а) да;

б) нет;

в) не вижу необходимости.

6. Как конкретно готовитесь?

а) изучаю специальную  и дополнительную литературу;

б) "зубрю" билеты;

в) делаю "шпаргалки";

г) готовлюсь психологически;

д) ничего не предпринимаю.

7. Кто формирует аттестационную комиссию?

а) начальник;

б) все проходят отбор и назначают лучших;

в) аттестацией занимаются специально обученные специалисты.

8. Как Вы понимаете назначение аттестации?

а) обязательная формальность;

б) необходимость перестановки кадров;

в) перераспределение  финансов;

г) повышение профессиональных качеств и продвижение по службе;

д) не знаю;

е) Ваш вариант.

9. Устраивает ли Вас методика проведения аттестации в Вашей организации?

а) да;

б) нет;

в) не знаю.

10. Что конкретно Вас не устраивает?

а) методика несовершенна;

б) психологическая атмосфера  при проведении аттестации;

в) как преподносятся  результаты аттестации;

г) нет системы поощрений  для лучших;

д) высокая доля формализма;

е) содержание билетов;

ж) Ваш вариант.

11. Хотели бы Вы участвовать в разработке методики проведения аттестации?

а) да;

б) нет;

в) не знаю;

г) есть белее компетентные люди.

12. Какие направления Вы бы предложили?
13. Согласны ли Вы с утверждением, что аттестацию должны проводить специалисты?

а) да;

б) нет;

в) не знаю;

14. В чем, по-вашему, преимущества проведения аттестации людьми "со стороны"?
15. Чего Вы ждете от следующей аттестации?

Спасибо за работу!

Размещено на