Современные формы регистрации

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1. Организация регистрации документов………………………………..4
1. Понятие и цели регистрации документов……………………...4
2. Основные правила регистрации документов…………………..5
3. Формы регистрации документов……………………………….8
2. Характеристика современных регистрационных форм…………… 12

Заключение………………………………………………………………..20

Список используемой литературы…………………..…………………...21

 

 

Введение

Документы - это основные информационные ресурсы  любой организации, которые обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех процессов. Они закрепляют производственные отношения, как внутри организации, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и других споров.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность организации и позволяет оперативно управлять ей. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением могут сильно затруднить работу организации. Чтобы избежать таких ситуаций, руководству необходимо создать эффективную систему документооборота, основой которого является процедура регистрации всех документов, связанных с деятельностью учреждения.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами, основная цель которой заключается в придании документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение  регистрации документов заключается  также в том, что присвоение документу  регистрационного номера фиксирует  факт его создания, отправления или  получения, то есть придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

 

Организация регистрации документов

1.1.  Понятие и цели регистрации документов

Любая организация  в своей работе сталкивается с  большим количеством различных  документов, как поступающих, так и создаваемых в процессе управленческой деятельности. Для учета всех документов, связанных с работой данной организации, предусмотрена система регистрации, которая является одним из самых трудоемких процессов делопроизводства. Она во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами, поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с создания системы регистрации документов или ее совершенствования.

Одна  из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все  документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в нем, то есть документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа придает ему юридическую силу, так как фиксирует факт его создания или получения организацией. Пока документ не зарегистрирован, он считается не оформленным, то есть фактически не  существующим. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно сделать вывод, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет  документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный интервал времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям.

Процесс регистрации представляет собой снятие или перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, электронную базу). Эта процедура позволяет создать базу данных или информационно-поисковую систему обо всех документах организации. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за их исполнением и справочной работы по документам.

 

2. Основные правила регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях, независимо от способа  получения.

Документы, полученные только для сведения и  не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В организации службой делопроизводства должен быть разработан перечень нерегистрируемых документов, который утверждается руководителем. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят:

• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.

Каждый  документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность  регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупной организации регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении или фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как  поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной  почте. Поэтому факс, принимающий  документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом  с рабочим местом сотрудника, регистрирующего  поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• дата документа;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
• автор;
• заголовок;
• резолюция;
• срок исполнения;
• исполнитель;
• ход исполнения;
• номер дела.

Регистрационную форму на документ заполняют сначала  не полностью. До передачи документа  руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем  регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденции, можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации  отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и  исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто  учитывается количество листов, наличие  приложений и так далее.

 

1.3. Формы регистрации документов

Различают три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная система  регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в  настоящее время не применяется, так как устарела и имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;
• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;
• журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Карточная система регистрации устраняет указанные недостатки журнальной системы регистрации. Она появилась в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации, и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив  на формате А5 или А6 форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения  карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется организацией. Обычно, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки, а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти и более. Создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.