Теорія документа: становлення і розвиток

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна ,,документ”, пов`язаного з поняттям ,,інформація” і ,,комунікація”.

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття ,,документ” як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших[4, 8]. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ – це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр.[13, 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 ,,Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення”, згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі”.

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття ,,документ” О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт – носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття ,,документ” С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [11, 101].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна ,,документ” і пропонували використовувати в такій якості поняття ,,книга”. Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття ,,книга” і ,,література” з метою уникнення термінологічної путанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін ,,документ”. Дискуссії з приводу співвідношення понять ,,книга” та ,,документ” не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття ,,документ” постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям ,,документ”, необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань [10, 12].

1.2. Теорія Поля  Отле

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття ,,документ”: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації – науки про сукупність документів і області практичної діяльності – Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації устінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД).[18, 287]

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал ,,Міжнародний форум по інформації і документації”.П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття ,,документ” у значенні, близькому до широкого значення поняття ,,книга”. Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний ,,Трактат про документацію”. Пояснюючи поняття ,,книга” і ,,документ”, П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) – це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття ,,книга” і ,,документ” як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту[18, 254].

В узагальнююче поняття ,,книга-документ” П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в ,,Трактаті про документацію”.

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

а). Документи бібліографічні – тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі – брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

б). Інші графічні документи –  нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено ,,пам`ятники образотворчі”: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі) [22, 109].

До графічних документів П. Отле відносив: ,,манускрипти” – рукописні книги й інкунабули, і навіть ,,архівних документів” (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа.

в). Документи – замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим – радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення [22, 110].

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли ,,документи трьох вимірів”: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття ,,документ” використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом.

Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення ,,документа”, запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти – носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи ,,написані” (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку)[17, 80].

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації – науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття ,,документ”, й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття ,,історичний документ” (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і ,,лічильний документ” [17,82] (який служить основою здійснення господарських дій – приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає. 
2 ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНА ДОКУМЕНТ

2.1.Сутність поняття  документ

Поняття ,,документ” є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, і музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі й бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), що утруднює спілкування й взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття ,,документ” є завданням теоретичного документознавства, названого документологією [19,25].

На міжнародному рівні найбільш загальним визнане визначення документа як записаної інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Таке визначення розроблене й затверджене Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) при участі Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародній організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків листа, але й зображення, звуку й т.п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід і т.п.).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності [3, 2].

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленої створеною людиною способом для її передачі в часі й просторі     [4, 2].

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений установленим порядком і має у відповідності із чинним законодавством правове значення [10, 2].

Відношення між різними значеннями документа будується за принципом ієрархії — підпорядкування одного поняття іншому, де кожне більше широке поглинає, містить у собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття ,,документ” викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тієї або іншої галузі. Визначення Документа I обов'язково для використання у всіх видах нормативної документації: у довідковій, учбово-методичній й іншій літературі, що відноситься до сфери інформації й документації. Значення Документа II прийнято в сфері книговидання й книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III – діловодство й архівна справа.

Для документознавства в цьому випадку найбільш прийнятним є визначення Документа II: він являє собою двосторонню одиницю — з'єднання матеріального об'єкта з інформацією, створеною людиною закріпленим способом. Без однієї із цих сторін немає документа. Вказівка такої ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а не людиною. Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об'єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство й деякі інші суміжні з ними галузі знання. У бібліотечній, бібліографічній, книготорговельній, інформаційній діяльності працюють зі спеціально виготовленими об'єктами, тобто документами, призначеними для одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, – це зберігання й передача інформації в часі й просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад, предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будинки й т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деяких – верб просторі, але для них ці функції є вторинними. Значення Документа II виводить із числа документів предмети, які не можуть бути включені в певний документний фонд і не призначені для широкого поширення в суспільстві [4, 32].

Названі у визначенні ознаки документа припускають: 1) наявність інформації, значного змісту; 2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове використання й зберігання документа; 3) функціональне призначення для передачі інформації в просторі й часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.