Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел

6. «Дело заведено» - здесь поводится отметка при помещении первого документа в данное дело, этот маневр позволяет в конце года обладать точной информацией о числе заведенных дел.

7. « Итоговая запись» - она составляется в конце года и говорит о сумме  заведенных дел различного срока хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Основная часть

2.4. Требования к оформлению номенклатуры дел

«Основные правила работы архивов организации» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003) подробно описывают порядок  согласования и оформления, утверждение  номенклатуры дел, также все принципы оформления заголовков дел.

Номенклатура дел записывается на общем бланке организации. 

Примерный вид документа:

- «номенклатура дел» пишется заглавными буквами.

- дата подписания номенклатуры дел, но она не может быть подписана позднее, чем 1 января

- регистрационный индекс номенклатуры дел

- местоположение организации 

- в ячейке «на ______ год» следует указать, на какой год распространяется эта номенклатура дел. В настоящий момент на предприятиях, учреждениях, организациях составляется номенклатура дела на 2011 год.

Унифицированная форма:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела, тома, части и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Итоговая запись к  номенклатуре дел.

По окончании производственного  года в конце каждой номенклатуры дел оформляется итоговая запись о заведенных делах отдельного, временного и постоянного хранения. 

Все сведения, которые содержаться  в итоговой записи номенклатуры дел  предприятии, сообщаются в архивный отдел. То, что сведения помещены в  архив, в номенклатуре дел ставиться  отметка с указанием в ней должности сотрудника архива, и заверяется его подписью.

Итоговая запись записывается к номенклатуре дел абсолютно  всех предприятий, их отраслей, филиалов и прочих учреждений. 

Образец оформления.

Итоговая запись о  категориях и количестве дел, заведенных в 2010 году в предприятии:

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного	10	5	10
Временного (свыше 10 лет)	20	10	15
Временного (меньше 10 лет)	50	15	20
ИТОГО:	80	30	45

 

Начальник канцелярии 
04.10.2010     И. И. Иванов

 

Итоговые сведения переданы в архив 
Секретарь      С.С. Сидорова 
04.10.2010

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение