Учет документов в архиве

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине Архивоведение

 

ТЕМА: «УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ»

 

 

 

 

Проверила:	Выполнила;
Климова Е.В.	студентка группы № 53 заочного отделения
_______________________ (дата поступления  работы)	Курочкина А.В. (фамилия,имя,отчество)
_______________________ (оценка работы преподавателем)   _____________________________________ (дата отправки на  доработку)	646111Омская область Называевский район с.Жирновка ул.Бондаренкод.71 кв.2 (адрес)
	Администрация
	Жирновкого
	сельского поселения (место работы)

 

Омск 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………….	3
I.Глава Нормативно – правовая основа работы ведомственных архивов……………………………………………………………………...	5
II. Глава Теоретические основы учёта документов архивного фонда Российской Федерации……………………………………………………	6
2.1Понятия и правовые  основы учёта документов……………………...	6
2.2.Организация учёта  документов в архиве…………………………..	7
2.2.1.Порядок и схема  чёта документов………………………………….	7
2.2.2.Система учётных  документов архива их целевое  назначение и требования к  ведению……………………………………………………..	8
2.3.Общие требования  к ведению основных учётных  документов……………………………………………………………….......	8
2.4.Учётные базы данных……………………………………………	8
III.Глава Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива……………………………………………………………………	9
3.1.Понятие «ведомственный архив» и его виды…………………	9
3.2.Учет документов в ведомственном архиве……………………...	12
3.3.Задачи ведомственного архива……………………………………	12
3.4.Функции архива……………………………………………………	13
3.4.1.Функция комплектования архива………………………………	13
3.4.2. Функция обеспечения сохранности документов………………	14
3.4.3. Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение…………………………………………………………	14
3.4.4. Функция использования документов…………………………..	15
3.4.5. Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве………	15
3.4.6. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций……………………………………….	16
3.5.Основные учетные документы……………………………………	16
IV. Заключение…………………………………………………………	20
V.Список используемой литературы………………………………..	21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами  учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица  хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом  по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов: 

• Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.
• Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
• Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в организациях несут их руководители и специалист ответственный за ведение делопроизводства. Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Тема моей курсовой работы называется «Учет документов в архивах».

Цель данной курсовой работы - изучение системы учета документов в архивах.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Проанализировать нормативно - правовую базу деятельности ведомственного архива;

2. Определить понятие «учет документов»;

3.Дать определение понятию «ведомственный архив», рассмотреть виды ведомственных архивов;

3. Рассмотреть проведение учета документов в ведомственном архиве.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные и ведомственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных и ведомственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

 

1. ГЛАВА НОРМАТИВНО - ПРАВОВАЯ ОСНОВА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

 

С целью централизованного  хранения, упорядочения и использования  документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации  создается архив.

При организации работы архива необходимо руководствоваться  основными нормативно - методическими документами, которые помогут в работе:

Сегодня правовой основой  создания архивов организации является нормативно-методическая база:  

 ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

 Основные правила,  работы государственных архивов  Российской Федерации;

 Основные правила  работы архивов организаций.

Регламент государственного учета документов архивного фонда  Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов .

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение  об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176:

1) основные положения;

2) состав документов  архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.

При необходимости положение  об архиве может дополняться другими  разделами.

В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно - методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

 

II. ГЛАВА ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА

ДОКУМЕНТОВ  АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

2.1. Понятие и правовые основы учета документов

Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

• установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;
• единства организации хранения и учета документов;
• сопоставимости учетных показателей;
• строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
• оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе  неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Учет производится путем  присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра  единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации. 

2.2.Организация учета документов в архиве

Учет документов в  архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные  документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

2.2.1.Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива.

Схема учета документов в графической форме фиксирует  порядок учета.

Учетные документы, кроме  описей дел, документов, предназначены  для служебного пользования и  пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.

Хранение учетных документов осуществляется в установленном  порядке