Учет документов в архиве

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск.

Введение……………………………………………………………. 3
I.Глава Нормативно – правовая основа работы ведомственных архи-вов……………………………………………………………………...
5
II. Глава Теоретические основы учёта документов архивного фонда Российской Федерации……………………………………………………
6
2.1Понятия и правовые основы учёта докумен-тов……………………... 6
2.2.Организация учёта документов в архиве………………………….. 7
2.2.1.Порядок и схема чёта документов…………………………………. 7
2.2.2.Система учётных документов архива их целевое назначение и требования к ведению……………………………………………………..
8
2.3.Общие требования к ведению основных учётных докумен-тов……………………………………………………………….......
8
2.4.Учётные базы данных…………………………………………… 8
III.Глава Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архи-ва……………………………………………………………………
9
3.1.Понятие «ведомственный архив» и его виды………………… 9
3.2.Учет документов в ведомственном архиве……………………... 12
3.3.Задачи ведомственного архива…………………………………… 12
3.4.Функции архива…………………………………………………… 13
3.4.1.Функция комплектования архива……………………………… 13
3.4.2. Функция обеспечения сохранности документов……………… 14
3.4.3. Функция подготовки документов к передаче на государствен-ное хранение………………………………………………………… 14
3.4.4. Функция использования документов………………………….. 15
3.4.5. Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве………
15
3.4.6. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций……………………………………….
16
3.5.Основные учетные документы…………………………………… 16
IV. Заключение………………………………………………………… 20
V.Список используемой литературы……………………………….. 21