Учет и хранение архивных документов

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

по архивоведению

 

по теме: «Учет и хранение документов в архивах»

 

 

Выполнила студентка  гр.     

Специальность

 

Проверил преподаватель

 

Оценка __________

Подпись _________

Дата сдачи _________

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2005

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………..……3

1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах.5

2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда …….…………….15

3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах…..……19

3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование…………….………20

3.2. Порядок выдачи дел из хранилища ……………………………………………….26

4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф………………….....29

Заключение……………………………….………………………………………………34

Список использованной литературы…………………………………………………...36

Алфавитный указатель………………………………………………..…………………37

Приложения………………………………………………………………………………38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой работы называется «Учет и хранение документов в архивах», прежде чем начать рассматривать тему, я хотела бы объяснить несколько понятий встречающихся в работе.

Архив – это организация  или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования  ретроспективной документной информации.

Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». И поскольку архивоведение определяется как комплексная научная дисциплина, то можно выделить составляющие ее компоненты:

• Теория и методика архивоведения (ТИМА);
• История организации архивного дела;
• Археография (наука о публикации источников);
• Архивное право;
• Архивоведческое терминоведение;
• Архивный менеджмент;
• Архивная статистика;
• Автоматизированные архивные технологии;

 ТИМА является одной  из основных научных дисциплин,  входящих в понятие архивоведения.

Таким образом, архивоведение, тесно связано с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом  необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. ГОСТ 16487 — 83 так определяет эту функцию: “обеспечение физической сохранности документов и их учет”. За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав свою курсовую работу по теме «учет и хранение документов в архиве» я точно могу сказать, что архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один ‘сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988
3. Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4
4. Никанорова В.В. Организация работы читального зала ЦАОДМ. Отечественные архивы. – 1998. - № 3, 4.
5. Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000
6. Интернет www.mail@.ru
7. Интернет www.rambler.ru
8. Интернет www.yandex.ru
9. Интернет www.referat.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

АСНТИ – автоматизированная система  научно-технической информации, с. 8

АФ – Архивный фонд, с.с. 5, 6, 8, 11, 15, 26, 28, 29

ГАС – государственная архивная служба, с. 6

Госархив – государственный  архив, с.с. 5, 20, 22, 30

ЕГСД – единая государственная  система делопроизводства, с. 21

НСА – научно-справочный аппарат, с. 9

Росархив – Государственная  архивная служба России, с.с. 6, 8, 9

РФ – Российская Федерация, с.с. 5,6

ЦФК – центральный фондовый каталог, с.с. 6,8

ЦЭК – центрально экспертная комиссия, с.16

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия, с.с. 14, 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллажа

Стеллаж № 8                                                                                                                       Хранилище № 1

Шкаф №	Полка №	Фонд №	Опись № (н/д)	Дела с № __ По № __	Примечание
1	2	3	4	5	6
…	…	…	…	…
2	1	№ 10 УМТС	8 за 1874г.	121-126
	2		8 за 1874г. 8 за 1875	127-165 166-184
	3		8 за 1875г.	185-209
	4	№ 4 УКС	6 за 1877г.	356-389
	5		6 за 1877г.	376-389

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллаж ?‘1

Фонд № 8                                                                                                                     Хранилище № 1, 2, 4

Название фонда Управление материально-

технического обеспечения

Опись № (н/д)	Дела с № __ По № __	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечание
…	…	…	…	…	…
8 за 1874г	121-126	8	2	1	Хранилище  № 1
8 за 1874г	127-165			2
8 за 1875г	166-184
8 за 1875г	185-209			3
…	…	…	…	…	…
8 лс за 1974 г.	78-150	3	1	1-3	Хранилище № 2
8 лс за 1975 г.	151-254			4-5
…	…	…	…	…	…
Н/д за 1982 г.	С 13–26 По 13-34	5	3	5	Хранилище № 4
Н/д за 1982 г.	С 13-26 По 13-35			5
…	…	…	…	…	…

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

Наименование организации Название ведомственного архива АКТ     _____________ № ____________                (место составления)   О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны

Утверждено Наименование должности руководителя организации Подпись                Расшифровка подписи Дата                              . Фонд № __________ (название фонда)

 

В результате _______ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №	Дело №	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Предполагаемые причины отсутствия дела

                    Итого __________________ (дел)

                                                       ^{(цифрами и прописью)}

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _____________________________________________________________________________

                                       (номера дел и их групповые  заголовки)

 

Заведующий архивом                                         Личная подпись                         Расшифровка подписи

Дата

Согласовано:^*

Протокол ЭПК архивного                                                                                         Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения от ________ № _______                                             организации от________ № _______

Изменения в учетные документы  архива внесены.

Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)

Дата                                                                         Подпись                                   Расшифровка подписи

 

 

Приложение 4

Наименование организации Название ведомственного архива АКТ     _____________ № ____________                (место составления)   О неисправимых повреждениях дел

Утверждаю Наименование должности руководителя организации Подпись                Расшифровка подписи Дата                              . Фонд № __________ (название фонда)