Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

 

Федеральное Государственное  Бюджетное Общеобразовательное  Учреждение Санкт-Петербургского Государственного Университета Сервиса и Экономики

Институт Туризма и  Международных Экономических Отношений

 

 

Контрольная работа по дисциплине « Документационное обеспечение  управления»

 

 

Вариант 3. Перечень вопросов:

 

1. Унификация и стандартизация  документов. Унифицированные системы  документации.

2. Состав и расположение  основных реквизитов документа.

3. Грамотно составить  протокол

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

Содержание

 

1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации…………………………………………………………………………………..…3

1.1. Назначение и состав унифицированной системы документации…..................................4

1.2. Характеристика унифицированной системы документации………………………...…..5

2. Состав и расположение основных реквизитов документа…………………………….…....9

2.1. Состав реквизитов  документов……………………………………………………………...9

2.2. Требования к  оформлению реквизитов документов……………………………………...10

3. Приложение №1. Грамотно составленный протокол………………………………………14

4. Список литературы……………………………………………………………………………15

 

 

 

Вопрос 1. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным  правилам оформления.

Стандартизация – это процесс  установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”( ГОСТ 6.10.1–88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С  одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и  как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых  создаются конкретные документы. Типовой  текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем  тексты аналогичного содержания. Типовая  форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной  власти форма документа, используемая для сбора и представления  каких-либо данных в самых различных  сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс  установления единообразия в процессах  создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями  нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов  до уровня обязательной правовой нормы.  

Требования стандарта имеют  обязательный характер в пределах сферы  его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный  этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и  стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской  работе, на обложку дел постоянного  хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и  на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов  унификации в нормативно-технических  документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном  уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система  документации складывается в процессе реализации в органах власти и  управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые  в нее входят, предназначен для  документирования определенных видов  деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

 

1.1 Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли  деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной  и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные  формы документов разрабатываются  с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы  документации — это приведенный  к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в  основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для  использования всеми организациями, независимо от уровня управления и  формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

• сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

• установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше  трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил  кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в  этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование  и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие  общероссийские унифицированные системы  управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные  по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных  и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному  регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

1.2 Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать  информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных  форм, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными  разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному  составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных  систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному  составу можно рассматривать  как документ распорядительного  действия, подтверждающего наличие  юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового  договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое  координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило  систему документации по личному  составу, а органы статистики – формы  документов по учету личного состава. Первая система использовалась в  органах власти и управления, вторая – в организациях строительства  и промышленности.        

На сегодняшний день эта исторически сложившаяся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые  бланки документов, составляются приказы  о приеме, переводе, увольнении и  др., а также протоколы, письма, докладные  и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в  состав унифицированной системы  организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура  и штатная численность, штатное  расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для  сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру  текста.

НИИ статинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в  учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает  значение трудовой книжки как основного  документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила  выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем  нормативным актам, которые в  полной мере регламентируют порядок  получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста  кадровой службы.