Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова Утверждено (без  кавычек), наименования утверждающего  документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

16. Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом  и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к  тексту включает краткое содержание  документа. Заголовок согласуется  с наименованием вида документа.

Заголовок может  отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

К тексту документов, оформленных на бланках формата  А5, заголовок можно не составлять.

18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за  исполнением документа, которую  обозначают буквой "К", словом  или штампом "Контроль".

19 Текст документа  составляют на русском или  национальном языке в соответствии  с законодательством Российской  Федерации и субъектов Российской  Федерации о государственных  языках.

Тексты документов пишут только на русском языке  при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной  власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного  субъекта Российской Федерации или  расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

21. В состав реквизита  "Подпись" входят: наименование  должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен  не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия.

22. Гриф согласования  документа состоит из слова  Согласовано, должности лица, с  которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи  (инициалов, фамилии) и даты  согласования.

23. Согласование  документа оформляют визой, которая  включает подпись визирующего,  расшифровку подписи (инициалы, фамилия)  и дату; при необходимости - должность  визирующего.

24. Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах, предусмотренных специальными  нормативными актами, удостоверяющих  права лиц, фиксирующих факты,  связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

25. При заверении соответствия  копии документа подлиннику ниже  реквизита "Подпись" проставляют:  заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию;  личную подпись; расшифровку подписи  (инициалы, фамилию); дату заверения.

26. Отметка об  исполнителе включает фамилию  (или фамилию, имя, отчество) исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают  на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу.

27. Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело включает следующие  данные:

ссылку на дату и  номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело должна быть подписана и  датирована исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении  документа в организацию содержит  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости  - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

29. Отметка для  автоматического поиска документа  может включать имя файла, код  оператора, а также другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

Источник: http://www.rugost.com

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1. Грамотно составленный протокол

 

 

Список использованных источников и литературы

 

I. Источники:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2. Государственная система  документационного обеспечения  управления: Основные положения:  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения. — М.: Издательство  стандартов, 1991.

3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. – М.: Издательство  стандартов, 1998.

4. Общероссийский классификатор  управленческой документации. Утвержден  Постановлением Госстандарта РФ  от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.

 

II. Литература

5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО  "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

7. Быкова, Т.А. ЕГСД и  ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. – 2001 - №2.

8. Кузнецова, Т.В. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова. — М.: Экономика, 2001. - 271 с.

9. Кузнецова, Т.В. Секретарское  дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова.  Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО  "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003. - 288 с.

 

 

[1] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 15.

[2] Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.

[3] Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с.

[4] ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,2003