2.2 Организационное обеспечение
унификации текстов документов
Унификация текстов
документов проводится на основе нормативно-методических
документов в области ДОУ: государственных
стандартов; отраслевых стандартов; унифицированных
систем документации; уставов (положений)
об организации; распорядительных документов
руководства организации; инструкций
по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых
в организации; на основании номенклатуры
дел организации. Работы по унификации
текстов документов включают в себя следующие
этапы: - определение объекта унификации;
- анализ текстов
документов и обобщение его результатов; - подготовка
унифицированных форм документов; - формирование
альбомов форм или банков текстовых заготовок; - утверждение
альбома унифицированных форм или отдельных
форм документов. На основе разработанных
форм составляется альбом унифицированных
форм документов организации, в который включаются
введение классификатора унифицированных
форм документов организации, унифицированные
формы документов, приложения (списки
терминов и специальных сокращений, правила
написания наименований организаций и
должностей и т.д.). Помимо альбомов могут
создаваться банки текстовых заготовок,
которые включают наиболее часто используемые
фрагменты текста, фразы и дополнены словарями
синонимов, антонимов, толковыми и т.п. Унифицированные формы
документов согласовываются с руководителями
структурных подразделений, в чью компетенцию
входит создание этих документов, с юридической
службой, со службой ДОУ.
2.3. Методика проектирования
альбомов унифицированных форм Альбомы унифицированных
форм утверждаются руководителем организации.
Вновь создаваемые унифицированные формы
могут использоваться в традиционном
или автоматизированном
режиме. Ответственность
за разработку унифицированных форм возлагается
на службы ДОУ. Внедрение унифицированных
текстов сопровождается обучением специалистов
организации, которые должны владеть официально-деловым
стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом
унифицированных форм документов. Занятия
по использованию унифицированных текстов
проводятся по двум категориям:
- Работники службы ДОУ; - Другие
специалисты. Программы обучения
включают в себя: - цели унификации и
ее место в ДОУ; - специфика ОДС; - требования
к композиционной структуре документов; - основные
методы унификации текстов управленческих
документов;
- формы представления унифицированных
текстов и др.
Постановлением Правительства
РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных
документах»16 на Госкомстат России
совместно с Минфином РФ и Минэкономикой
РФ возложена разработка альбомов унифицированных
форм первичных учетных документов, обязательных
для учреждений любой организационно-правовой
формы. Среди перечисленных альбомов,
одном из первых назван Альбом по учету
труда и его оплаты. Госкомстатом России
утверждено почти 300 унифицированных форм
документов. Альбомы унифицированных
форм документов или отдельные формы могут
разрабатываться и на уровне организации,
где они утверждаются и вводятся приказом
руководителя и становятся обязательными
для работников данной организации. Введение
альбома предусматривает его актуализацию,
т.е. исключение устаревших форм, разработку
и включение вновь утвержденных форм,
их корректировку17. Одним из средств унификации
является формализация. Следствием регламентированности
служебных отношений, повторяемости управленческих
действий и ситуаций, тематической ограниченности
деловой речи является широкое употребление
языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных
словосочетаний и языковых оборотов, используемых
в неизменном виде: сообщаем, что в
период с... по...; акт составляется комиссией
в составе ... ; направляется
на согласование (рассмотрение, утверждение);
в соответствие с договоренностью, достигнутой
...; во время переговоров стороны обсудили
возможность ...; просим вас изыскать возможность ...; принимая во
внимание, что ..., просим; учитывая изложенное,
просим ....Языковые формулы
- результат унификации языковых средств,
используемых в однотипных, повторяющихся
ситуациях. Формулы выступают как юридически
значимые компоненты текста, без которых
документ не обладает юридической силой
или выступают в качестве элементов, определяющих
его видовую принадлежность: оплату
гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем
возврат кредита в сумме ... до ... ;претензии по
гарантии следует предъявлять ...; в противном
случае к вам будут применены штрафные
санкции; контроль за исполнением ...возложить на ... Выражая типовое содержание,
языковые формулы обеспечивают точность
и однозначность понимания текста документа,
как автором, так и корреспондентом документа,
сокращая время на его подготовку и восприятие.
2.4 Формы представления текстов
унифицированных документов Текст унифицированных
документов оформляется в виде:
- связного (типового) текста или трафаретного
текста;
- анкеты;
- таблицы;
- диаграммы
- соединенных форм (композиции
в виде связного текста, анкеты, таблицы). Связный (типовой)
текст - текст, содержание
которого неизменно повторяется в ряде
документов, что не исключает возможности
выделения постоянной и переменной информации18. Связный текст унифицированного
документа с различными формами связи
(согласование, управление) содержит грамматически
согласованную информацию об управленческих
действиях. Связный текст применяется
при составлении всех видов писем, правил,
положений, уставов, распорядительных
документов. В основном в унифицированных
документах, представленных связным текстом,
используется форма изложения от третьего
лица единственного числа. В распорядительных
документах, принимаемых коллегиальными
органами, используется эта форма изложения,
что является отражением принципа коллегиальности.
В распорядительных документах, в которых
отражается принцип единоначалия, используется
форма изложения от первого лица единственного
числа. В документах типа докладной записки
форма изложения от первого лица является
нормой. Связный текст может
быть составлен на основе трафарета. Трафарет - это форма представления
унифицированного текста, содержащего
постоянную информацию и пробелы для заполнения
их переменной информацией, характеризующей
конкретную ситуацию. В связных текстах
унифицированных документов, составляемых
на основе трафарета, следует учитывать:
заполняемая часть должна быть согласована
с заданной постоянной информацией. (Приложение
1). Анкета - форма представления
унифицированного текста, в котором дается
характеристика одного объекта по определенным
признакам.(Приложение 2). Форма анкеты применяется
для изложения словесной или цифровой
информации описания одного объекта по
определенному набору признаков. Постоянной информацией
в анкете являются обобщенные наименования
показателей, а переменной - их конкретные
признаки. Постоянная информация в документе
представлена в виде наименований показателей,
предусматривающих однозначный ответ,
т.е. переменную информацию. Перечень обобщенных
признаков, т.е. постоянная информация,
и пустые строки для заполнения их переменной
информацией, расположены вертикально. Однако анкета, заполняемая
при приеме на государственную гражданскую
службу, имеет унифицированную форму,
утвержденную Распоряжением Правительства
РФ от 26. 05. 20005 № 667 «Об утверждении формы
анкеты». Наименования обобщенных
признаков и их характеристики должны
быть выражены именем существительным
в именительном падеже или словосочетанием
с опорным существительным в именительном
падеже (пол, фамилия, дата рождения). Таблица - форма представления
унифицированного текста, содержащего
информацию, являющуюся характеристикой
нескольких объектов по ряду признаков.(Приложение
3). Оформление таблиц регламентирует
ГОСТ Р-1.5-92, который называет обязательные
элементы таблицы и порядок их графического
расположения.19 Форма таблицы применяется
при изложении как словесной, так и цифровой
информации. Постоянная информация представлена
в виде общих наименований показателей,
которые внесены в соответствующие графы.
В таблице выделяют два уровня членения
текста: вертикальный (графы), горизонтальный
(строки). Постоянная информация,
представленная в виде обобщенных показателей,
заносится в графы, переменная - в строки.Графы
таблицы должны быть пронумерованы, если
таблица печатается более чем на одной
странице, а на каждой последующей странице
указываются номера граф. При большом
количестве граф в таблице допустимо повторение
заголовков. Заголовки и подзаголовки
граф и строк выражены именем существительным
в именительном падеже. Употребляются только
общепринятые сокращения и ценовые обозначения. Табличный способ организации
текста используется в случаях, когда
требуется получить или отразить информацию
по однотипным управленческим ситуациям.
В распорядительных документах, описывающих
управленческие ситуации на группу лиц,
допускается применять таблицу. Допускается
применять в качестве таблицы часть текста. Диаграмма
(от греч. diagramma - изображение, рисунок,
чертеж) — графическое изображение, наглядно
показывающее соотношение каких-либо
величин*. Распространенным вариантом
диаграммы является гистограмма (от греч.
histos - столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма,
один из видов графического изображения
статистических распределений какой-либо
величины по количественному признаку.
Гистограмма представляет собой совокупность
смежных прямоугольников, построенных
на одной прямой, площадь каждого из них
пропорциональна частоте нахождения данной
величины в интервале, на котором построен
данный прямоугольник. 20 Диаграмму легко построить
на основе имеющихся таблиц с цифровыми
показателями. Как уже сказано выше, таблица
может быть создана непосредственно в
MS Word, но если требуется расчет значений
таблицы и пересчет данных при изменении
того или иного показателя, используется
MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы
также может быть построена в Excel и вставлена
в документ Word. Диаграмма может быть вставлена
как независимое графическое изображение
либо с сохранением связей с исходной
таблицей в Excel.
Соединение форм
представления унифицированного текста - это интегрированная
форма представления унифицированного
текста, содержащего сочетание связного
текста с анкетой или таблицей.
( Приложение 4).
Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ
Со второй половины
ХХ века лавинообразный рост информации
вызвал внедрение средств автоматизации,
что привело к усилению процессов унификации
документов по всем направлениям. Унификацию
форматов бумаг (от латинского forma – размер
листа карточки). Используемые форматы
бумаг предопределяют размеры конвертов,
пакетов, папок, ящиков письменных столов,
учитываются при конструировании как
пишущих машин, так и машин, обрабатывающих
документы. Форматы потребительских бумаг
в разных странах не совпадают, но наибольшее
распространение имеют в Европе немецкие
форматы, а в США - североамериканские
форматы бумаг. Немецкие форматы приняты
у нас в стране еще в 1920-е годы. Для измерения
форматов была принята метрическая система.
Площадь основного формата равна квадратному
метру, а стороны основного формата составляют
0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат
получается из предыдущего делением пополам,
а все полученные форматы геометрически
подобны. Все форматы делятся на три основных
ряда – А, Б, В. Форматы основного ряда
получаются путем последовательного деления
основного формата пополам (см. таблицу).
Форматы потребительских бумаг А-0 – 841х1189
А-1 – 594х841 А-2 – 420х594 А-3 – 297х420 А-4 – 210х297
А-5 – 148x210 А-6 – 105x148 А-7 – 74x105 А-8 – 52х74 А-9
– 37х52 А-10 – 26x37 А-11 – 18x26 А-12 – 13x18 А-13 –
9х13 Форматы ввели определенный порядок,
систему и закрепили ограничения размеров
форматов бумаги для изготовления документов.
Форматы обязательны в нашей стране для
управленческой документации и сегодня.
Эти форматы приняты и ISO (Международной
организацией по стандартизации)2. В североамериканских
форматах бумаг самый распространенный
формат, аналог А-4, равен размеру 21,59*27,94
см (Letter 8½ x11in.). В компьютерных программах,
даже локализованных (на русском языке),
в качестве установок «по умолчанию» могут
быть заданы форматы бумаги и размеры
полей, не соответствующие отечественным
стандартам. Поэтому, приступая к работе
в MS Word, необходимо установить стандартный
размер бумаги, принятый в нашей стране,
- А-4 - в качестве используемого для всех
создаваемых документов. Помимо форматов
бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»21 установил рекомендуемые
для служебных документов минимальные
размеры полей: левое поле – 20 мм; правое
поле – 10 мм; верхнее поле – 20 мм; нижнее
поле – 20 мм. Это минимальные размеры полей,
меньшие поля не допускаются, так как будет
затруднено дальнейшее оформление и хранение
документов, но большие поля допустимы.
Поэтому указанные размеры полей обычно
используются для документов оперативной
переписки, а для документов долговременного
и постоянного сроков хранения, которые
будут переплетены или подшиты в дело,
следует установить левое поле 35 мм. Унификация
форм документов (от латинского forma – внешний
вид, наружность). В словарях слово «форма»
определяется как внешние очертания, наружный
вид предмета, установленный образец чего-либо,
шаблон. В данной статье к унификации форм
относятся как закрепление расположения
реквизитов документа на листе бумаги
и требования к ним, проводимое путем разработки
стандартов на системы документации, так
и разработка унифицированных форм документов,
в которых определена информация, излагаемая
в тексте документа. Разработка унифицированных
форм документов проводится как на общегосударственном
уровне, так и на уровне конкретных организаций.22
Составление служебных документов занимает
значительную часть рабочего времени
сотрудников управленческого аппарата
и требует больших усилий. Чтобы составить
полноценный документ прежде всего надо
хорошо знать освещаемый в документе вопрос
и владеть достаточной информацией.
Приступая
к составлению документа, руководствуются
следующими правилами.
Во-первых,
уточняются целесообразность, цель документа
и круг вопросов, подлежащих разрешению.
Это позволяет правильно выбрать для фиксации
управленческого решения вид документа,
его форму, во многом определяющие стиль
и характер изложения текста.
Во-вторых,
необходимо изучить законодательные акты,
решения правительства, ведомственные
нормативные акты, регулирующие порядок
решения вопросов такого типа. Это самый
главный этап, показывающий профессиональные
знания готовящего документ, особенно,
если подобный вопрос решается составителем
впервые. Знание законодательно-нормативных
актов обеспечит соответствие содержания
документа компетенции данного учреждения,
правильный выбор адресата для решения
вопроса, грамотную его постановку.
Сегодня при
наличии соответствующих электронных
баз данных, содержащих полнотекстовый
набор законодательных, нормативных актов
по направлению деятельности организации
(фирмы), провести такую предварительную
подготовку нетрудно23.
При составлении
распорядительных документов, например,
приказов, следует кроме того изучить
ранее изданные распорядительные документы
как вышестоящей, так и своей организации,
чтобы избежать противоречия сними и дублирования,
заострить внимание на нерешённых сторонах
проблемы. Этот этап подготовки документа
также легче провести, имея в памяти компьютера
тексты распорядительных документов.
Затем приступают
к сбору информации по существу поставленного
в документе конкретного вопроса. Для
этого могут быть привлечены справки,
отчеты, докладные записки, акты, письма
и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся
в памяти компьютера.
Зная на основании
законодательно-нормативных актов, как
решаются подобные вопросы и собрав всю
необходимую информацию, составляют проект
документа. При этом используют трафаретные
тексты, наборы стандартных фраз и выражений.
Проект документа
редактируется и согласовывается. Последний
этап - окончательное оформление и подписание
документа.
В практике
документирования сложились общие требования,
предъявляемые к текстам документов. Прежде
всего следует помнить, что служебный
документ призван побудить к какому-либо
действию, убедить. Это достигается аргументированностью
и логичностью приводимых фактов и доводов.
Формулировки служебного документа должны
быть безупречны в юридическом отношении24. Важнейшими являются требования достоверности
и объективности, максимальной краткости
документа при полноте информации, точности,
исключающей возможность двоякого понимания
текста.
Под достоверностью
информации понимается отражение фактического
состояния дела, непредвзятое описание
и оценка событий.
Полнота информации
предполагает, что в документе изложена
вся информация, необходимая для решения
вопроса, поставленного в документе. Именно
неполнота информации чаще всего заставляет
запрашивать недостающие сведения, порождает
переписку и задерживает решение вопроса.
Точность, правильность понимания информации,
изложенной в документе, предопределяются
краткостью и ясностью изложения.
Чёткость
изложения обеспечивает однозначность
понимания документа, адекватность восприятия
текста автором и адресатом, что является
одним из основных условий управленческой
деятельности. Неточно понятый распорядительный
документ, письмо и т.д. могут привести
к нежелательным последствиям.
Краткость
достигается прежде всего отбором необходимой
и достаточной информации, исключением
повторений и излишних подробностей. Каждое
слово в тексте документа должно нести
смысловую нагрузку.
3.1 Классификация служебного
документа Все документы по отражаемым
в них видам деятельности делятся на две
большие группы: - документы по общим и административным
вопросам, т.е. вопросам общего руководства
предприятием (организацией) и его производственной
деятельностью. Эти документы могут составлять
работники всех подразделений предприятия. - документы
по функциям управления. Такие документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии,
отделов планирования, снабжения и сбыта,
других функциональных подразделений. Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы,
протоколы, акты, докладные записки, договоры
и т.д. Оформление всех этих документов
унифицировано, но они могут быть совершенно
разными: - по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками
данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из
других предприятий, организаций и от
частных лиц); - по содержанию – простые (посвященные одному вопросу)
и сложные (охватывающие несколько вопросов); -
по форме – индивидуальные, когда содержание
каждого документа имеет свои особенности
(например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа
отпечатана, а часть заполняется при составлении;
и типовые, созданные для группы
однородных предприятий. Как правило,
все типовые и трафаретные документы печатаются
типографским способом или на множительных
аппаратах; - по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения
в определенный срок, несрочные, для которых
срок исполнения не установлен; - по происхождению
– служебные, затрагивающие интересы
предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного
лица и являющиеся именными; - по виду оформления
– подлинные, копии, выписки, дубликаты; - по средствам фиксации
– письменные, графические, фотокинодокументы. Подлинник – это подписанный и надлежащим
образом оформленный экземпляр документа,
составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное
воспроизведение подлинника (с пометкой
«копия»), засвидетельствованное в установленном
порядке соответствующим должностным
лицом. На копиях служебных документов,
требующих особое удостоверения, в обязательном
порядке ставятся подпись руководителя
и печать. 25 Иногда для работы требуется
не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
При оформлении выписки обязательно надо
указать, из какого документа она сделана.
Правильность составления выписки подтверждается
подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено
право в случае утери владельцем подлинного
документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий
одинаковую юридическую силу с подлинником.