3.2 Общие правила сокращения
слов и словосочетании в тексте
В тексте документов существуют
общие положения сокращения слов, словосочетании
(аббревиатуры).Существует две классификации
сокращение, классификация лексических
и графических сокращении.
Классификация лексических
сокращении включает в себя следующие
разновидности:
Инициальные аббревиатуры- сокращения, построенные из
начальных букв полных наименований. Они
подразделяются в свою очередь по произношению
на:
- буквенные (МПС (эм-пэ-эс), УСД
(у-эс-дэ));
- звуковые (ГОСТ (гост),АКИД (акид));
- буквенно-звуковые ( часть аббревиатуры
произносится по буквам, часть по звукам
(ЦДСА (цэ-дэ-са))26.
Усечения- сокращения, образованные
отбрасыванием последней части слова
( авиа - авиация, зам.-заместитель).
Смешанный тип- сокращения, образованные различными
сочетаниями аббревиатур, полных слов
и усечений. различают следующие виды
сокращений смешанного вида:
- сочетание аббревиатуры с полным
словом (ИК-спектр - инфракрасный спектр);
- сочетание усечения и инициальной
аббревиатуры ( ВНИИторгмаш - Всесоюзный
научно-исследовательский институт торгового
машиностроения);
- сочетание усечения и полного
слова (пластмасса - пластическая масса,
рембаза - ремонтная база);
- сочетание начальных или начальног
и конечного элементов слова или словосочетаний
( рация - радиостанция).
Классификация графическиз
сокращений делится на следующие типы:
- точечные сокращения представляют
собой первые буквы слова, после которыз
ставится точка ( др. - другие, с. - страница);
- дефисные сокращения. Дефис
ставится на месте опущенной средней части
слова ( з-д - завод, ин-т - институт). Такие
сокращения удобны тем, что позволяют
сохранить грамматическую информацию
слова (общ-во (им.п), общ-вом (тв.п));
- сокращение словосочетаний
или слов через косую черту (б/ц -без цены,
в/с - высший сорт);
- нулевые (графически не выделенные)
сокращения без каких- либо показателей
( г- грамм, м- метр). Чаще всего таким способом
сокращаются единицы измерения. При их
употреблении следует руководствоваться
соответствующими ГОСТами;
- комбинированные сокращения
могут быть дефисно-точечными (ж.д.- железнодорожный,
об./мин- оборотов в минуту).
К данным классификациям также
прилагаются правила написания этих сокращений.
К правилам написания лексических
сокращений относятся:
- все лексические сокращения
пишутся слитно без точек, за исключением
сокращений, образованных сочетанием
аббревиатуры с полным словом ( типа УФ-лучи,
АПН - агенство печати "Новости").
Аббревиатуры, составляющие исключение
пишутся через дефис, если аббревиатура
предшествует полному слову (ИК-спектр
- инфракрасный спектр). Если аббревиатура
пишется за полным словом, дефис не ставится
( приборы СВЧ - проборы сверхвысокочастотные);
- все инициальные аббревиатуры
пишутся прописными буквами (АСУ автоматизированная
система управления);
Если аббревиатуры этого типа
склоняются, то окончания их пишутся
строчными буквами (содержится в ГОСТе) - усечения
пишутся с прописной или строчной буквы
в зависимости от написания полного наименования
( Минхиммаш - Министрество химического
машиностроения);
Аббревиатуры, образованные
из частей слов, пишутся строчными буквами,
за исключением названий учреждений и
организаций ( профком, Госплан, Моссовет);
- в том случае, если наименование
какого-либо понятия составляет из
двух самостоятельных аббревиатур, между
ними делается пропуск (ЦК КПСС);
- род аббревиатур определяется
по стержневому слову ( УСОРД - унифицированная
система организационно-распорядительной
документации- жен.род, РСУ - ремонтно-строительное
управление - ср.род).
Ряд сокращенных слов в настоящее
время перешли в ряд обычных слов, приобрели
склоняемость и собственную категорию
рода, независимо от расшифровки ( вуз
- муж.род (стрержневое слово "заведение"
ср.род).
К правилам написания графических
относятся следующие:
- имена существительные, прилагательные
и причастия сокращаются одинаково во
всех падежных формах ед. и мн. ч. ( глава
- ед.ч., главы - род.п., главы - мн.ч.);
- сокращения, принятые для имен
существительных, распространяются на
образование этого же корня имена прилагательные
и причастия как в полной, так и в краткой
форме ( изд. - издание, изданный, издан,
издано);
- графическое сокращение недолжно
оканчиваться на гласную, если она не начальная
в слове, а так же на й,ь,ъ;
- прописные, строчные буквы
и дефисы в графических сокращения употребляются
в соответствии с написание полного наименования
(Ю.-З.ж.д. - Юго-Западная железная дорога).
При сокращений слова не опускается
начальная часть слова, также нельзя опускать
все гласные буквы. Это правило нарушается
про сокращении слов млн - миллион, млрд
- миллиард, а так же при сокращении имен
собственных27.
Таким образом, в унифицированных
текстах используются определенные сокращения
слов, которые классифицируются по двум
направлениям: графический и лексический
способы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Унификация текста
документа - это выявление и отбор
оптимально необходимого минимального
количества информации. Унификация текста
управленческих документов рассматривается
как организованная деятельность, направленная
на повышение способности функционирования
документа в сфере управления.
Унификация
текстов управленческих документов проводится
на основе существующих нормативно-методических
материалов в области документационного
обеспечения управления: государственных
стандартов на документы, Единой государственной
системы делопроизводства, унифицированных
систем документации, общесоюзных классификаторов
технико-экономической информации.
Унификации
могут подвергаться документы независимо
от того, как часто они повторяются в течение
года. С точки зрения экономической эффективности
использования унифицированных текстов
в аппарате управления считается целесообразным,
если документ повторяется в среднем 30
раз в год.
Выбор документов
для унификации их текстов определяется
рядом обстоятельств. Для унификации текстов
выделяются прежде всего документы, оформляющие
повторяющиеся управленческие ситуации
и действия. Проводится также группировка
документов в соответствии с тем, какими
нормами регламентированы формы тех или
иных документов и состав их содержания.
По этому принципу могут быть выделены
документы, входящие в состав общегосударственных
унифицированных систем документации,
документы, форма и состав содержания
которых регламентированы функциональными
органами государственного управления
(ЦСУ, Минфин и т.д.), документы, структура
которых определяется отраслевыми нормативными
актами, и документы, порядок составления
и оформления которых не регламентирован.
В зависимости от такой группировки и
определения объема той или иной категории
документации принимается решение о том,
какие группы документов подлежат унификации
в первую очередь.
Для проведения унификации текстов рекомендуется
изучать документацию учреждения как
минимум за два года.
В результате унификации
достигается сокращение временных и интеллектуальных
затрат на составление документа, оптимизация
их восприятия, обеспечивается применение
типовых семантических конструкций и
максимальная формализация информации
при составлении текстов управленческих
документов. Унификация текстов управленческих
документов является одним из необходимых
условий для внедрения автоматизированных
систем ДОУ. Основными задачами совершенствования
содержания документа должны быть: при
унификации — отбор реквизитов, соответствующих
назначению документа и методам его обработки. Точность,
правильность понимания информации, изложенной
в документе, предопределяются краткостью
и ясностью изложения. Чёткость изложения
обеспечивает однозначность понимания
документа, адекватность восприятия текста
автором и адресатом, что является одним
из основных условий управленческой деятельности.
Неточно понятый распорядительный документ,
письмо и т.д. могут привести к нежелательным
последствиям. Таким образом, для унификации текстов выделяются
прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся
управленческие ситуации и действия. Проводится
также группировка документов в соответствии
с тем, какими нормами регламентированы
формы тех или иных документов и состав
их содержания. Для проведения унификации
текстов рекомендуется изучать документацию
учреждения как минимум за два года.
Список источников
и литературы
Источники
1.1.Постановление Правительства
РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных
документах»
1.2. Федеральный закон
"О бухгалтерском учете" от 28.06.2013
№ 134 - ФЗ.
1.3 ГОСТ Р 7.0.8.-2013 ВЗАМЕН ГОСТ
Р 51141-98
1.4ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. - М.: Госстандарт России,2003.
1.5 ГОСТ 7.12 - 93. Библиографическая
запись. Сокращение слов в русском языке.
- М., 1995.
1.6 ГОСТ Р-1.5-92. Государственная
система стандартизации Российской Федерации.
Общие требования к построению, изложению,
оформлению и содержанию стандартов. П.
4.5.4 Таблицы. — М., Госстандарт России,
1994, С. 71—82.
1.7 ГОСТ 7.1-2003. СИБИД. Библиографическая
запись. Библиографическое описание. Общие
требования и правила составления.- М:.
Мзд-во стандартов, 2004.- 48 с.
Литература
2.1 Кузнецова Т.В. Основные
направления унификации документов на
современном этапе / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство.-
2009.- № 1.- С.22-25.
2.2Кондратьева Т.Н. Документационное
обеспечение управления / Т.Н. Кондратьева.
Учебное пособие.-Тюмень.-2009.-206с.
2.3 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное
обеспечение управления): [учебн. пособие
] / Т.В. Кузнецов. - 5-е изд., испр. и доп. -
М.: Журнал "Управление персоналом",
2007.-197с.
2.4 Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебное
пособие / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкин:
под общ. ред.проф. Т.В.Кузнецовой.-2-е изд.,
перераб. и доп.- М.:МЦФЭР,2006.-224с.
2.5 Березина Н.М. Современное делопроизводство/Н.М.
Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова.-3-е
изд.- СПб.: Питер,2007.-224с.
2.6 URL: http://document-ved.ru/otvety-po-dokumentovedeniyu-unifikaciya-teksta-dokumentov.html
(дата обращения 10.04.2014)
2.7URL:http://www.0ve.ru/antikrizisnyj_menedzhment/istoriya_unifikacii_teksta_dokumenta.html
(дата обращения 10.04.2014)
Приложение 1 Трафарет
|
|
Открытое акционерное общество
междугородной
и международной электрической
связи «Ростелеком»
МАКРОРЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИЛИАЛ «УРАЛ»
ТЮМЕНСКИЙ ФИЛИАЛ
Ишимский районный узел связи
Гагарина ул., д . 63, г. Ишим,
Россия, 627750
тел. (34551) 5-13-44, факс (34551) 7-12-47
e-mail:trunkina-lg@ural.rt.ru, www.ural.rt.ru
|
Должность
и.о. фамилия
Адрес (при необходимости) |
| |
№ |
|
|
На № |
|
от |
|
|
| |
| |
|
"Согласно
разнарядке от
00.00.00 № _____________
нашему предприятию выделен фонд на__
год на __________________________________________________________
в количестве
______________________ шт., в том числе по кварталам:
I кв. ______________________
шт. III кв. _____________________ шт.
II кв. _____________________
шт. IV кв. ____________________ шт.".
В трафаретном
тексте субъект действия может быть выражен
не
отдельным
словом, а глагольной формой в первом лице
единственного
или множественного
числа, указывающей на наличие субъекта.
Например:
"Для проведения приемочных испытаний
_______________
____________________________
разработанного ______________________
__________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ
(т.е. "Я приказываю"):
1. Образовать
комиссию в следующем составе:
__________________________________________________________________
________________________________________________________________".
С уважением,
Заместитель директора
|
Инициалы Фамилия |
Имя Отчество
Фамилия исполнителя |
(3452) 00-00-00 |
Приложение 2
Приложение 2
Анкета
|
|
Открытое акционерное общество
междугородной
и международной электрической
связи «Ростелеком»
МАКРОРЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИЛИАЛ «УРАЛ»
ТЮМЕНСКИЙ ФИЛИАЛ
Ишимский районный узел связи
Гагарина ул., д . 63, г. Ишим,
Россия, 627750
тел. (34551) 5-13-44, факс (34551) 7-12-47
e-mail:trunkina-lg@ural.rt.ru, www.ural.rt.ru
|
Должность
и.о. фамилия
Адрес (при необходимости) |
| |
№ |
|
|
На № |
|
от |
|
|
| |
| |
|
Приказ о приеме на работу
т. _________________________________
Табельный номер ____________________
Фамилия ____________________________
Имя ___________ Отчество ___________
Вид приема _________________________
Должность __________________________
Структурное
подразделение ______________________
Оклад ______________________________