Унификация текста документа

Содержание

 

Введение

Унификация текста документа

Принципы  унификации документов.

Анализ  методов и принципов унификации документов

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее  время унификации текста документа  уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

 

 

 

Унификация текста документа

 

В ходе развития общества установилась неразрывная  связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном  законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия  «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.¹

Это же определение  дано и в государственном стандарте  на термины и определения «Делопроизводство  и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.²

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены  законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует  из определения, информация, зафиксированная  на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем  проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных  сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и  анализа, а также материалом для  справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и  как предмет труда, и как результат  труда.

Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить  подлинным доказательством заключенной  в них информации. Юридическая  сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и  граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа–это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления³.

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Процессы  унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается  процесс составления и обработки  документа, становится возможной и  машинная обработка, например, благодаря  унификации по концу первой фразы  делового письма можно определить его  тему и степень важности. Юридически оправданы, потому что с помощью  проверенных практикой формулировок смысл передается точно. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки в качестве бесспорных аргументов.

Унификация документов заключается  в установленииединообразиясостава  и форм документов, фиксирующих осуществлениеоднотипных  функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количестваприменяемых  документов, типизации их форм, повышениякачества,снижения трудоемкости их обработки, достижения информационнойсовместимости различных  систем документации по одноименным  исмежным функциям управления, более  эффективного использованиявычислительной  техники.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией истандартизацией документов, координацию работ и контрольосуществляет головная организация по координации  внедрения иведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне эту работу ведетголовная  организация по внедрению и ведению  УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию  документов следуетрассматривать как один из факторов повышения производительноститруда. Унификация документов - это выбор  рациональныхструктур их построения, приведение документов единообразию на основеустановления рационального  количества их форм и типизация их построения.

Принципы унификации документов.

 

Основными принципами унификации являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  наего основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельныхвидов документов, конкретного  документа и т. д.;

- единообразие форм документов  и правил их построения, составления,оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизациидокументов, унификации расположения данных  на поле документа, выработкитехнологий  и условных сокращений;

- комплексность унификации. При  ее проведении должны предусматриваться  всетребования к документу на  всех стадиях его создания, заполнения, обработкии хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможностичеловека и параметры  технических средств;

- информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов,которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтвержденияюридической  силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствованияметодов  управления, например, в направлении  повсеместного примененияоргтехники;

- стабильность требований к  документам (установленыгосударственными  иотраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за  счет обоснованного включения  документов всистему документации, широкого применения бланков,  рациональной компоновкиформ документов, установления оптимального объема  реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанноготекста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаютсяряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при которомпостоянная информация располагается в левой части  листа, а переменнаявносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа. Вунифицированной системе документации на организационно- распорядительныедокументы анкетным методом смоделированы приказы  по  приему, переводу,увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкет:упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаютсяпредпосылки для копирования  информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный  по определенномупринципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, апеременная - на пересечении  соответствующих граф и строк. Обладает большойинформационной емкостью, позволяет  строго классифицировать, кодироватьинформацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД поОРД  представлены: штатное расписание, графикотпусков, кадровые приказы.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификацииотносятся  следующие методы:

• установление состава форм документа;
• создание типовых форм;
• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),
• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

• унификация структуры документа;
• создание общих синтаксических правил построения документа;
• унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод  выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и  действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части  текста.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Анализ методов и принципов  унификации документов

 

В наше время  уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За последние  десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения  разделены всего двумя годами (Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994.).

В настоящее  время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».