Ведення електроного документообігу

- Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

- Усунення дублювання  і багаторазового перетворення  інформації.

- Забезпечення чіткої  авторизації доступу до комерційної  інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

- Протоколювання діяльності  підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).

- Оптимізація бізнес-процесів  і автоматизація механізму їхнього  виконання і контролю.

- Виключення або максимально  можливе скорочення обороту паперових  документів на підприємстві. Економія  ресурсів за рахунок скорочення  витрат на керування потоками  документів в організації.

- Виключення необхідності  чи істотне спрощення і здешевлення  збереження паперових документів  за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Рішення з автоматизації  діловодства та контролю виконання  документів надає можливість територіально  розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління»  функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Для збереження документів та управління ними,створюють електронний архів, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Електронний архів забезпечує:

-Створення надійного  єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час;

- Aтрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку;

-Миттєвий доступ до  інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

Спостерігаючи за роботою  служби діловодства можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації  переважно офіційно-гозпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі установи: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

Перш за все, відбувається реєстрація вхідних та внутрішніх документів. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у  день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа.

При реєстрації вхідних службових  документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

 Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами (додаток А).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно  належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. У разі наявності такої вимоги, загальний відділ не має права відправляти вихідну кореспонденцію без наявного штампу встановленого зразку «Погоджено». Вихідні документи в тому числу і на ПК обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

Під час приймання від виконавців документів обов'язково перевіряється правильність написання та оформлення документу з усіма їх реквізитами, правильність зазначення адреси, наявність усіх необхідних підписів (віз) на документі, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамт «Підлягає поверненню».У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах (додаток Б).

 

 

 

 

 

 

Розділ 2. Практична реалізація електронного документообігу

 

2.1. Програмне забезпечення електронного документообігу

 

Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх  управлінської діяльності в цілому. Як показують сучасні дослідження, 85% робочого часу співробітників організацій  витрачається на підготовку, супровід, заповнення, копіювання і передачу документів. За даними ISO (International Standards Organization), управління та робота з документами  стає одним з головних чинників конкурентоспроможності будь-якого підприємства. Правильно  організоване управління справами скорочує час, необхідний для пошуку, підвищує точність і своєчасність інформації, усуває її надмірність.

Цілком очевидно, що в  століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом  не здатна впоратися з існуючими  в даний час обсягами робіт. У  документаційною діяльності різних організацій при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через  деякий час починають виникати практично  подібні проблеми:

• втрата документів, а отже і інформації;

• потрапляння документів і інформації, що міститься в них, третій особі;

• накопичення документів, призначення та джерело появи  яких неясні;

• великі витрати часу на підготовку та погодження документів, як наслідок - низька швидкість обробки  та інформації, а отже - повільна реакція  на нові впливу;

• надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної  та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з ними;

• суперечливість прийнятих  рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовим особам, які приймають  рішення;

• безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі  терміни доручень, що випливають з  резолюцій до конкретних виконавців;

• неможливість встановлення історії роботи з документами;

• невиробничі витрати  робочого часу на пошук необхідного  документа, формування тематичної добірки  документів;

• надлишкові витрати на папір і копіювання для створення  декількох копій одного документа.

Для вирішення проблем  в області діловодства багато керівників вдаються до використання комп'ютерних технологій, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань  підприємства. Наприклад, часто використовуваний підхід - створення і підтримка  розумної схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти  як засоби передачі документів і контролю виконання. Як показує практика, дані заходи працюють тільки до певного  моменту. Коли вирішувані підприємством  завдання ускладнюються, збільшуються їх розміри, вказаних рішень стає недостатньо, підприємство знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення  подібних проблем є автоматизація  діловодства і документообігу шляхом впровадження систем електронного документообігу (СЕД).

Проблеми, які можуть виникнути  при впровадженні такої системи:

- Несанкціонований доступ  до конфіденційної інформації;

- Ймовірність втрати великих  масивів цінної інформації через  технічні неполадки обладнання, проникнення в комп'ютерну мережу  вірусів, що руйнують систему  або некваліфікованих дій користувача;

- Додання документу юридичної  сили (використанням електронного  цифрового підпису).

Для ефективної організації  документаційного забезпечення управлінської  діяльності переважно поєднання  документів на паперовому та електронному, а при необхідності - і на інших носіях інформації стосовно до конкретних задач.

На сьогоднішній момент спектр програмних продуктів, що складають  ринок систем електронного документообігу, досить широкий. Їх можна розділити  на дві групи:

1. Програмні системи, побудовані  на платформі IBM Lotus Domino / Notes;

2. Програмні системи, побудовані  на інших платформах.

Сучасний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій поступово відсуває паперовий  документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За деякими  оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а  електронних - на 20%.

Перші впровадження системи  електронного документообігу «КАІ-Документообіг» почалися з 2005 року. Система призначена для роботи з документами на всьому терміні їх життя, з моменту реєстрації до повного виконання. Впровадження системи дозволить фахівцям автоматизувати такі процеси діловодства як: реєстрація, сортування, пошук документації; ведення паралельної обробки документів одночасно кількома виконавцями; оперативно повідомляти виконавців про нові завдання і дорученнях. Керівники підприємства зможуть оперативно здійснювати контроль виконавчої дисципліни, аналізувати зайнятість в підрозділах, отримувати в електронному вигляді звітність про виконану роботу і т.д.

Роботу з документами в будь-якій організації можна представити у вигляді структурної схеми (Мал. 1). На 1-му етапі здійснюється реєстрація вхідних документів за допомогою реєстраційно-контрольних карток. Зареєстрований документ передається на розгляд керівнику (2 етап), після призначення резолюції, документ передається на розгляд начальникам відділів (3 етап) або на виконання до відділу (4). При цьому ведеться централізований контроль виконання документів (розсилка попередніх повідомлень про наближення терміну виконання і його настанні, відмітка про виконання, виконання із запізненням, аналіз виконання по відділах-виконавцям і т.п.). Результатом виконання може виступати вихідний документ, внутрішні документи, нормативно-правова документація.

 

Мал. 1 - Структурна схема документообігу

 

Основні функції системи  «KAІ-Документообіг»

• (мал. 2): реєстрація, сортування, пошук, рух документів по структурним підрозділам і фахівцям;

• створення електронного архіву документації;

 

Мал. 2 – Основні функції системи «KAІ-Документообіг»

• розподіл прав доступу  до інформації;

• контроль проходження  документів;

• контроль виконавчої дисципліни;

• сортування, розподіл та відправка  вихідної документації;

• ведення єдиної бази даних  адресатів;

• формування реєстру розсилок та кур'єрських відправлень;

• ведення номенклатури справ;

• ведення реєстру документів, списаних у справу;

• оформлення, обробка і  випуск документів;

• ведення єдиного електронного архіву документів;

• потокове сканування;

• технологія ідентифікації  штрих-кодами. 

 

Робота з вхідною  документацією

Реєстрація нового документа  виконується на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційно-контрольної картки (Мал. 3). При створенні такої картки документу автоматично присвоюється номер, перевіряється його дублювання. При реєстрації здійснюється контроль над заповненням атрибутів, які є обов'язковими. При збереженні, система перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації, до картки можна приєднати будь-яку кількість зовнішніх файлів довільного формату (електронні версії документа). Картка документа прив'язується до номенклатури справ із зазначенням справи з довідника номенклатури. Для заповнення основних реквізитів картки використовуються різні системні довідники та реєстри.