Ведення електроного документообігу

Мал. 3 - Реєстраційно-контрольна карточка вхідного документу

 

Після реєстрації документ прямує керівнику відповідального підрозділу. Це проводиться Системою допомогою вбудованої поштової служби. Після розгляду документа керівник формує завдання і призначає виконавця. При цьому можна використовувати реєстр шаблонів текстів резолюцій. Завдання включають терміни виконання, список виконавців, текстові коментарі та іншу інформацію, яка заповнюється за допомогою картки контролю (Мал. 4).

Картки з резолюціями  керівництва розсилаються в електронному вигляді співробітникам відповідних  підрозділів. Вони доповнюють їх інформацією про хід виконання документів. При цьому Система автоматично відстежує наступ дати попереднього повідомлення про наближення терміну виконання і наступ самого цього терміну. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названих термінах (Мал. 5).

При обробці завдання, можливо, призначити головного виконавця, визначити  місцезнаходження оригіналу документа. Після виконання завдання документ може бути списаний у справу або закритий витікаючим документом.

Мал. 4 - Карточка контроля

 

Мал. 5 - Інформація про терміни виконання завдання

 

Робота з вихідною документацією

Першим етапом роботи з  вихідним документом можна вважати  ініціювання проекту, який починається при видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю у відповіді на отриманий документ самим адресатом. Таким чином, реєстрація нового документа може здійснюватися як за допомогою нової електронної реєстраційно-контрольної картки вихідного документа (реєструється аналогічно входить документу) (Мал. 6), так і на підставі картки вхідного документа на який необхідно скласти відповідь.

На підставі реєстру вихідної документації формуються поштові реєстри відправки, кур'єрські розсилки, конверти для розсилки (Мал. 7).

Мал. 6 - Реєстраційно-контрольна карточка вихідного документу

Мал. 7 - Формування конвертів

Робота з внутрішньою  документацією

Робота з внутрішньою  документацією здійснюється лише в  електронному вигляді і з електронними файлами документів. Починається  з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення потреби у відповіді  на отриману кореспонденцію. В залежності від виду документа (наказ, рішення  тощо), можна створити електронний  файл на підставі шаблонів (наприклад, фірмовий бланк організації). Реалізована  можливість створювати, редагувати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони. Основні  реквізити внутрішнього документа  заповнюються за допомогою відповідної  електронної картки (Мал. 8).

Мал. 8 - Реєстраційна карточка внутрішнього документу

 

Контроль виконавської дисципліни

У процесі роботи над завданням  виконавця керівник може виконувати консолідований контроль. Його реалізація зводиться до формування звітності  за поточним станом виданих в роботу завдань. При необхідності можна  проводити пошук за значеннями атрибутів  картки, в тому числі по атрибутах  табличних розділів, за реквізитами  документа, пошук з урахуванням  російської морфології, а також здійснювати  повнотекстові запити по вмісту карток документів і файлів. При цьому можна визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр (вхідний, вихідний, внутрішній документ).

Прикладами звітів можуть бути:

• всі прострочені документи  на сьогоднішній день;

• всі документи, не виконані вчасно конкретним співробітником за певний період;

• всі завдання із зазначеним терміном виконання (на поточний тиждень);

• реєстр нагадувань для  виконавців;

• кількість виконаних  документів у відсотковому відношенні щодо зареєстрованих документів;

• реєстри документів за видами.

Формування аналітичних  звітів (аналіз виконання по відділах-виконавцям, аналіз виконання в порівнянні років, аналіз за видами документів тощо) дозволяє керівникам проводити моніторинг виконуваних  процесів і аналіз завантаження кадрового  персоналу організації (Мал. 9,10).

 

Мал. 9 - Аналіз виконання по відділам-виконавцям

Мал.10 - Аналіз виконання в порівнянні з іншими роками

 

Електронний архів

При реєстрації документа, до картки можна приєднати довільну кількість файлів в будь-якому форматі (електронні файли документа), які архівуються і поміщаються в спеціальний архів, що знаходиться в центральному сховищі (сервері). Створення електронного архіву документів вирішує проблеми оперативного доступу до інформації та реалізує концепцію одночасного використання документа декількома співробітниками. Подібна форма організації зберігання значно знижує ризик втрати інформації і підвищує оперативність роботи з документами за рахунок скорочення часу його пошуку. Зберігання текстів документів в електронному вигляді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості при виконанні інформаційно-довідкової роботи, наприклад, створювати тематичні добірки документів за їх змістом. Використання електронного архіву позбавляє від необхідності вести фонд користування архівних документів, так як за запитом в будь-який момент може бути видана електронна копія документа.

Доступ до інформації архіву обмежений: дозволи видаються тільки визначеному колу користувачів. Завдяки такій системі обмежень, вся документація захищена від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті невірних (навмисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Засоби роботи з електронним  архівом в СИСТЕМІ дозволяють:

• автоматично або вручну (за бажанням користувача) зберігати  документи в архів по заданих параметрах;

• відновлювати дані з архіву згідно прав доступу;

• одночасно використовувати  документ декількома користувачами;

• створювати нову версію документа  на базі кількох попередніх;

• здійснювати пошук за заданими реквізитами. 

 

Потокове сканування

Для роботи з отриманою  або вихідною документацією в  системі необхідно мати електронні файли цих документів. Існують  декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. При великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є потокове сканування (мал. 11).

Мал. 11 - Поточне сканування документів

 

Опція потокового сканування призначена для організації масового переведення паперових документів в електронні та збереження їх в  базу даних Системи. Автоматично  встановлюється посилальна зв'язок між  реєстраційною карткою документа і його електронним чином. Використання потокового сканування документів значно скорочує трудовитрати на введення документальної інформації в комп'ютер і створює передумови для переходу до електронного документообігу.

 

Технологія ідентифікації  штрих-кодами

Реєстрація документа, тобто  створення реєстраційної картки, виконується за звичайними правилами. Після запису реєстраційної картки документа в базу даних Системи  на першу сторінку документа у  певному місці, що задається параметрами  налаштування, наноситься штрих-код, який містить унікальний ідентифікаційний номер документа й правила  його обробки (мал. 12). Використання штрих-кодів дозволяє скоротити час пошуку реєстраційної картки документа, скоротити час введення даних при переміщенні документа, скоротити час формування реєстрів поштової розсилки та ін.

 

Мал. 12 - Технологія штрих- кодування

 

 

 

Розділ 3. Охорона  праці

 

Перед призначенням на роботу і періодично, один раз  на рік, секретар-діловод закладу освіти повинен проходити медичний огляд.

Секретар-діловод  один раз на три роки проходить  навчання з питань охорони праці, безпеки життєдіяльності з наступною  перевіркою знань.

Керівник чи особа, призначена ним, проводить з працівником, який приймається на роботу, вступний інструктаж з охорони праці, знайомить  з правилами внутрішнього розпорядку, з заходами щодо забезпечення належного  рівня пожежної безпеки, санітарними правилами улаштування і утримання приміщення.

Секретар повинен знати правила пожежної безпеки і вміти користуватися первинними засобами пожежогасіння (вогнегасниками).

Секретар повинен мати навички в наданні першої (долікарської) допомоги.

 

 Вимоги  безпеки праці перед початком  роботи.

        Оглянути своє робоче місце, територію навчального закладу та кабінети з метою усунення виявлених небезпечних для життя та здоров’я факторів.

         У разі виявлення порушень або несправностей, вжити заходів щодо їх усунення, а при необхідності – повідомити керівника закладу освіти або особу, яка його замінює.

 

Вимоги  безпеки під час роботи

Виконуйте роботу згідно своїх функціональних обов’язків.

Не залишайте  без нагляду своє робоче місце, коли обладнання підключено до електромережі (комп’ютер, електроприлади тощо)

Запобігайте проникненню  в навчальний заклад сторонніх осіб під час навчально-виховного процесу.

 

Вимоги  безпеки після закінчення роботи

Перевірте своє робоче місце.

Відключить від  електромережі електрообладнання.

Закрийте вікна.

Перевірте справність телефонного зв’язку, наявність  всіх ключів від закладу освіти для сторожа; чи зачинені на ключ всі кабінети, класні кімнати, наявність засобів пожежегасіння

Про виявлені недоліки повідомте керівника закладу  освіти,  або особу, яка його замінює.

 

Вимоги  безпеки в аварійних та небезпечних  ситуаціях.

При виявлені небезпечної  ситуації (пожежа, землетрус, радіаційна безпека, неполадки в електрогосподарстві  тощо) для вашого життя та життя  співробітників заспокойтесь і заспокойте оточуючих. Оцініть важкість аварійної  ситуації.

Не усувайте самі несправностей електромережі та електрообладнання, а вимкніть загальне електропостачання.

При виявленні пожежі заступник директора зобов’язаний негайно викликати пожежну частину  за телефоном 101, повідомити керівника закладу освіти (начальника управління освіти).

Вжити заходи згідно з планом евакуації на випадок  пожежі, виробничих та природних явищ та вивести працівників, учнів, вихованців у небезпечне місце. Організувати роботу ДПД щодо збереження державного майна та цінних паперів.

При появі сторонньої особи, яка застосовує противоправні  дії щодо Вашої безпеки життєдіяльності  або оточуючих Вас, викличте міліцію  за тел. – 102.

У випадку травмування  дітей або працівників під час навчально-виховного процесу закладу освіти необхідно звернутися до медичного працівника, викликати швидку допомогу (103) або у разі необхідності надати першу долікарську допомогу, письмово повідомити начальника районного управління освіти, створити комісію по розслідуванню нещасного випадку, видати Акт по формі Н-2, Н-1 (Н-5), НТ (Н-5), наказ за підсумками розслідування, повідомлення про наслідки нещасного випадку.

 

Дії секретаря при наданні першої долікарської допомоги

Надання першої медичної допомоги треба починати з оцінки загального стану потерпілого і  на підставі цього скласти думку про характер пошкодження.

1. У разі різкого порушення або відсутності дихання, зупинки серця негайно приступити до проведення штучного дихання, та зовнішнього масажу серця, негайно викликати за телефоном 03 швидку медичну допомогу.

2. Дії при ураженні електричним струмом:

- необхідно негайно  звільнити потерпілого від дії електричного струму, відключивши електрообладнання від джерела живлення, а при неможливості відключення – відтягнути його від струмоведучих частин за одяг або застосувавши підручний ізоляційний матеріал;

- при відсутності  у потерпілого дихання і пульсу  необхідно робити йому штучне  дихання і непрямий (зовнішній)  масаж серця, звернувши увагу  на зіниці. Розширені зіниці свідчать про різке погіршення кровообігу мозку. При такому стані оживлення починати необхідно негайно, після чого викликати швидку медичну допомогу (103).

3. Дії при пораненні:

- для надання  першої допомоги при пораненні  необхідно розкрити індивідуальний  пакет, накласти стерильний перев’язочний  матеріал, що моститься у ньому на рану і зав’язати її бинтом;

- якщо індивідуального  пакету якимсь чином не буде, то для перев’язки необхідно  використати чисту (якщо можливо  свіжовипрасувану) носову хустинку, чисту полотняну ганчірку тощо. На те місце ганчірки, що приходиться безпосередньо на рану, бажано накапати декілька капель настойки йоду, щоб одержати пляму розміром більше рани, а після цього накласти ганчірку на рану. Особливо важливо застосовувати настойку йоду зазначеним чином при забруднених ранах.

4. Дії при переломах,  вивихах, ударах, розтягненні:

- при переломах  і вивихах кінцівок необхідно  пошкоджену кінцівку укріпити  шиною, фанерною пластинкою, палицею,  картоном або іншим подібним  предметом. Пошкоджену руку можна  також підвісити за допомогою перев’язки або хустки до шиї і прибинтувати до тулуба;

- при передбачуваному  переломі черепа (несвідомий стан  після удару голови, кровотеча з вух або роту) необхідно прикласти до голови холодний предмет (грілку з льодом або снігом, чи холодною водою) або зробити холодну примочку;