Виды документов и их классификация

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая —  это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения  и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и  другие карты, приказы, распоряжения, планы  и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные  письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства  и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и  фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления  документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних  и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности  документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и  др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы  подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы  классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над  текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный  и подписанный с чернового  документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа  и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение  подлинника. Выписка из документа  — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр  документа, имеющий юридическую  силу с подлинника.

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и  личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы  делятся на документы постоянного  и документы временного хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы  со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные — обязательные для  исполнения, носящие характер юридической  или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы.

Индивидуальные документы  по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой  технологический процесс, типовые  правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют  заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных  в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим  уровнем формализации текста, где  отсутствует фраза, а имеются  лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы  приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку  для кодирования информации и  использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и  боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих  граф и строк.

Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко  суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются  штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные  документы, оформляющие взаимоотношения  сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят  ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и  вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Организационно-распорядительная документация

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность  управления зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, большая  часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых  документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается  множество различных видов документов. Они подразделяются по:

• содержанию информации (отражают основные функции управления)

• происхождению (служебные и личные)

• месту составления (внешние  и внутренние)

• способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

• форме изложения информации (типовые, созданные для всех или  для отдельных учреждений, индивидуальные)

• количеству вопросов (простые  – один вопрос; сложные – несколько  вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

Организационные документы;

Распорядительные документы;

Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально  – техническое снабжение в  договорах, актах, нарядах, письмах  и так далее.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены  государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

оперативное и качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

более активное использование  компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые  называются реквизитами. Каждый вид  документа (акт, приказ, письмо) имеет  определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных  учреждений и предприятий, которым  предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также  не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной  практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия  связи, почтовый индекс, телефон,  факс, номер расчетного счета  в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (номер) документа;

13 - ссылка на индекс  и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа  к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии  приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя  и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

31 - отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи¬тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую  силу.

Каждый документ можно  разделить на 3 основные части:

заголовочную часть (в  нее входят реквизиты, расположенные  до текста);

основную часть (реквизиты  “текст” и “приложения”);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался  несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую  силу.

Лицо, поставившее подпись  на документе, несет ответственность  за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное  лицо, устанавливается внутренними  актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы  подписывает его руководитель. Приказы  и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных  специфических вопросов право подписи  могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких  вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись  или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение  важности и актуальности составленного  и подписанного документа, а также  своеобразная санкция на действие этого  документа в отношении определенного  круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую  силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых  входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению  подлежат:

уставы;

положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

структура, штатная численность  и штатное расписание;

акты проверок, ревизий, приемки-сдачи  материальных ценностей;

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового  распорядка;

сметы;

расценки на проведение работ  и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей  деятельности, предприятие должно разработать  перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих  право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно  должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о  фактах, имеющих особое юридическое  значение (о создании, реорганизации  или ликвидации предприятия и  т.д.);

удостоверяющих права  предприятия или его отдельных  лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую  силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия  рекомендуется разработать и  утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.