Виды документов и их классификация

Если в документе отсутствует  какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания  этого документа.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность  утраты подлинника или необходимо представить  один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия  имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может  руководитель этого предприятия  или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или  заведующий канцелярией. Исключением  являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия  устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные  и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и  принимают ее к исполнению.

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что  они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы  разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних  организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы  касаются. Для подписания же внешних  документов договоров, накладных, актов  приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение  должностных лиц как минимум  двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый  на предприятии, может считаться  обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет  юридическую силу.

Чтобы документ имел такую  силу, необходимо следующее:

положения, содержащиеся в  документе, должны строго соответствовать  требованиям законодательства;

документ должен быть издан  должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;

реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан  судом недействительным.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями  и гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы  деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав  и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной  власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

В уставе определяются структура, функции и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается  в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Деятельность любой организации  регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные  документы, которые разрабатываются  самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных  подразделений и сотрудников. В  состав организационных документов входят: устав и другие учредительные  документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие. В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные  письма, справки, обзоры, докладные  записки и др.